Comment quintio nomme-t-il tes fichiers ?

Par défaut, quintio reprend le nom de fichier de bexio. Chaque fichier téléversé garde dans le miroir le nom qu’il porte dans bexio — simplement nettoyé techniquement. Un schéma de nommage personnalisé est optionnel et ne s’applique que si tu l’actives dans les paramètres du portail. Cas particulier : les PDF de documents que bexio génère seulement à la demande (factures, offres, ordres, bons de livraison, commandes) n’ont pas de nom de fichier dans bexio — pour eux, quintio compose un nom parlant, même en mode standard.

Variante 1 : le standard — sans rien configurer

Les fichiers téléversés gardent leur nom. Cela concerne la boîte de réception, les annexes des factures fournisseurs, des notes de crédit fournisseurs et des dépenses ainsi que les fichiers sur les contacts — la plus grande partie de ton miroir. quintio ne nettoie le nom que pour qu’il fonctionne proprement dans Google Drive et sur tout système : les caractères interdits dans les noms de fichiers (comme /, :, ? ou *) sont supprimés, les noms très longs sont raccourcis — l’extension est toujours conservée.

Les PDF de documents reçoivent un nom composé. bexio génère les factures, offres, ordres, bons de livraison et commandes en PDF seulement à la demande — il n’existe donc aucun nom de fichier que quintio pourrait reprendre. Pour eux, le modèle standard s’applique : Date_Type-Numéro_Contact.pdf :

2026-03-12_Rechnung-RE-2041_Muster AG.pdf

Élément	Dans l’exemple	D’où vient la valeur
Date du document	2026-03-12	La date du document dans bexio — pas la date de la copie
Type de document	Rechnung	Le type : facture, offre, ordre, bon de livraison ou commande
Numéro du document	RE-2041	Le numéro de bexio, inchangé — un format de numérotation personnalisé est conservé tel quel
Contact	Muster AG	Le nom de l’entreprise ou du contact du document
Extension	.pdf	Le format de fichier

À noter : dans les noms standard, le mot du type de document est en allemand (Rechnung pour facture) — ce sont les libellés réels que quintio écrit dans ton Drive. Avec ton propre schéma de nommage, tu choisis aussi la langue des noms de fichiers.

S’il manque une valeur — par exemple le contact —, quintio omet simplement cette partie au lieu d’inventer un espace réservé. Ainsi, les documents se trient d’eux-mêmes chronologiquement dans chaque dossier — comment cela s’articule avec la structure de classement de ta comptabilité, le blog l’explique.

Variante 2 : ton propre schéma de nommage — seulement après activation

Tant que tu ne configures rien, le standard ci-dessus s’applique. Si tu veux tes propres noms, tu actives ton schéma dans les paramètres du portail sous « Noms de fichiers » : composé de blocs — date du document, type de document, numéro du document, contact, montant et plus, dans ton ordre et avec ton séparateur. Les règles :

• L’aperçu montre le résultat immédiatement sur tes vrais documents — avant que tu ne changes quoi que ce soit.
• Les blocs qu’un document ne connaît pas disparaissent — pas de séparateurs vides, pas d’espaces réservés.
• Le schéma vaut pour tout ton compte, donc pour toutes les entreprises bexio connectées.
• Sur demande, quintio renomme aussi rétroactivement tous les fichiers déjà copiés. Les dossiers et les liens de partage dans ton Google Drive restent inchangés, et rien ne change dans bexio.
• Schéma désactivé ou jamais activé : le standard de la variante 1 s’applique.

Quels blocs existent — et pour quels types de documents ?

Chaque type de document ne connaît pas chaque information : une facture a un numéro de document, un scan de la boîte de réception non — et seuls les fichiers téléversés ont un nom d’origine de bexio. Dans le menu des blocs des paramètres, chaque bloc indique donc pour quels types de documents il s’applique. L’état actuel :

Bloc	S’applique à	Remarque
Date du document	tous les types	Pour la boîte de réception et les annexes, c’est la date d’arrivée du document dans bexio
Type de document	tous les types	Facture, offre, ordre, bon de livraison, commande — ou le type du fichier téléversé
Année / Mois	tous les types	dérivés de la date du document
ID bexio	tous les types	le numéro unique du document dans bexio
Nom d’origine de bexio	fichiers téléversés et fichiers sur les contacts	Les PDF de documents n’ont pas de nom d’origine — c’est quintio qui crée leur nom (variante 1)
Numéro du document	factures, offres, ordres, bons de livraison, commandes	Un scan de la boîte de réception n’a pas encore de numéro
Contact	factures, offres, ordres, bons de livraison, commandes ainsi que fichiers sur les contacts	Si ton forfait bexio ne libère pas les données de contact via l’interface, le bloc est désactivé
Montant	factures, offres, ordres, bons de livraison, commandes	Les bons de livraison n’ont souvent pas de montant — le bloc disparaît alors simplement
Devise	pas encore disponible	Le bloc est visible dans le menu mais désactivé : bexio ne fournit la devise que pour une partie des documents — pour des noms cohérents dans un même dossier, il reste bloqué pour l’instant

La règle de fond reste toujours la même : là où un document ne connaît pas un bloc, celui-ci disparaît — le fichier garde le reste du nom, sans séparateurs vides.

Deux fichiers, le même nom ?

En cas de doublon de nom dans le même dossier — en standard comme avec ton propre schéma —, quintio ajoute au deuxième fichier un court code de huit caractères, par exemple Quittung-3f9a21c4.pdf. Ce code n’est pas aléatoire : il est dérivé du document lui-même, le même fichier reçoit donc le même nom à chaque synchronisation. Ainsi, aucun doublon du genre « Copie de … » ne voit le jour.

Et si un document change ?

Si un document ou une facture change après coup dans bexio, quintio met à jour le fichier existant — même fichier, nouvelle version, pas de doublon. Tu retrouves l’historique dans l’aperçu des versions de Google Drive.

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Tu définis ton propre schéma après la connexion au portail, dans les paramètres sous « Noms de fichiers » — l’aperçu te montre le résultat avant que tu ne changes quoi que ce soit.