Archives de documents bexio à l'examen : ce qu'elles font, où elles s'arrêtent (2026)

État : juillet 2026 · Cet article ne constitue pas un conseil juridique.

Que sont les archives de documents bexio — et que valent-elles ? Les archives de documents sont l’espace de conservation conforme à l’Olico de bexio, avec recherche plein texte OCR et technologie d’horodatage (« OriginVault » d’OriginStamp), disponible depuis le 1er mars 2026 — incluses uniquement dans les forfaits Optima (CHF 69/mois) et Ultimate (CHF 119/mois). C’est un vrai progrès pour le classement à l’intérieur de bexio — et c’est exactement là qu’elles s’arrêtent : pas de synchronisation vers ton propre classement, export complet uniquement comme prestation du support pour CHF 450, et suppression irrévocable 30 jours après la fin du contrat. L’examen du point de vue fiduciaire : ce que les archives font, où elles s’arrêtent, et comment combler la lacune.

Transparence d’abord : avec quintio, nous construisons nous-mêmes un produit dans ce domaine (un miroir de tes documents bexio vers ton propre Google Drive). Cet examen commence donc par reconnaître pleinement ce que les archives natives font bien — et montre seulement ensuite où notre solution intervient.

Ce que les archives de documents savent faire

bexio répond ainsi à l’une de ses plus anciennes demandes clients — l’entrée la plus demandée du portail d’idées de 2018 réclamait exactement cela : les justificatifs enfin en ordre, au même endroit. Selon la page produit, le communiqué de presse et le centre d’aide, les archives offrent :

• Conservation conforme à l’Olico et à la révision avec la technologie d’horodatage « OriginVault » du partenaire suisse OriginStamp AG — ce que l’Olico exige concrètement
• Recherche plein texte OCR (selon l’aide bexio, fiable jusqu’à env. 20 pages par document) plus des tags pour l’organisation
• Gestion des autorisations et propositions de suppression automatiques après l’échéance ; activation par le super admin
• Les fiduciaires assignés dans bexio reçoivent l’accès automatiquement

Pour les entreprises sur Optima/Ultimate avec des exigences d’archivage formelles, c’est une vraie amélioration — l’appréciation honnête d’abord.

bexio nomme soi-même deux limites : la description des prestations garantit la conformité Olico « exclusivement pour les documents enregistrés directement dans les archives de documents à partir du 1er mars 2026 » — pour tout ce qui précède, la preuve reste chez toi. Et il n’existe pas de certification Olico étatique ; « conforme à l’Olico » est une propriété du système global — classement plus utilisation ordonnée — pas une propriété du produit.

Où les archives s’arrêtent — les quatre limites

L’examen en une image : fortes à l’intérieur de bexio — les limites commencent à la frontière bexio.

1. Uniquement Optima et Ultimate. Dans le comparatif officiel des forfaits, Basic (CHF 35) et Advanced (CHF 42) affichent simplement « – » ; il n’existe pas d’add-on individuel. Qui passe au forfait supérieur uniquement pour les archives paie +CHF 324 à 408 par an — le calcul et les alternatives pour Basic/Advanced.

2. Les documents ne quittent jamais bexio. Pas d’export vers Google Drive ou OneDrive, pas de synchronisation vers un classement qui t’appartient. Les documents individuels, tu les télécharges toi-même ; l’export complet coûte un forfait de CHF 450 via le support bexio (description des prestations, section « Export des données ») — toutes les voies d’export comparées.

3. Des archives ne sont pas une sauvegarde. Archives et comptabilité sont chez le même fournisseur, dans le même contrat. Le contrat prend fin, l’accès prend fin — pour les archives de documents avec un délai de 30 jours et une suppression irrévocable. Ton obligation de conservation de 10 ans court pourtant indépendamment de tout abonnement logiciel. bexio recommande soi-même de conserver les justificatifs « également en dehors de bexio » (article d’aide 000001647).

4. Les externes restent dehors. Le fiduciaire assigné reçoit l’accès — partager avec la banque, l’assurance ou un réviseur externe signifie toujours : se connecter, chercher, télécharger, envoyer par e-mail.

Pour qui les archives suffisent-elles — et qui a besoin de plus ?

La question n’est pas « archives ou pas » — mais si tes justificatifs finissent dans un endroit qui t’appartient.

• Les archives te suffisent si tu es de toute façon sur Optima/Ultimate, que tes besoins restent dans bexio (chercher, organiser, gérer les délais) et qu’aucun changement de fournisseur n’est prévisible.
• Il te faut plus si l’une de ces phrases te concerne : tu es sur Basic/Advanced et ne veux pas changer de forfait pour une seule fonction ; tu veux une seconde copie qui survit à une résiliation ; tu veux partager des justificatifs avec des externes par un simple partage de dossier ; tu ne veux pas te retrouver devant l’export à CHF 450 en changeant de fournisseur.

C’est exactement cette lacune que comble quintio : le seul service qui reflète tous les documents bexio — boîte de réception comprise — en continu dans ton propre Google Drive. Pas un remplacement des archives, mais le complément de l’extérieur : les archives organisent à l’intérieur de bexio, le miroir veille à ce qu’une copie complète et consultable repose à un endroit que personne ne peut te résilier. Google Drive remplit les conditions techniques pour conserver des justificatifs numériques de manière conforme à la révision ainsi qu’au CO, à l’Olico et au droit fiscal — l’utilisation ordonnée reste chez toi (l’analyse). Et en toute honnêteté : quintio est un miroir, pas un système d’archivage certifié — qui a besoin d’un certificat privé avec horodatage (directive interne, secteur réglementé) utilise les archives natives et ajoute le miroir comme protection contre la perte et copie de sortie.

Questions fréquentes

Les archives de documents bexio sont-elles conformes à la révision ?

bexio met en avant un archivage conforme à l’Olico basé sur la technologie d’horodatage OriginVault. Ce qui compte, c’est la portée de la propre garantie de bexio : selon la description des prestations, elle ne couvre que les documents enregistrés directement dans les archives à partir du 1er mars 2026. La conformité à la révision ne vient d’ailleurs jamais d’un produit seul, mais d’un système plus une utilisation ordonnée — une certification Olico étatique n’existe pas.

Quels forfaits bexio incluent les archives de documents ?

Uniquement Optima (CHF 69/mois) et Ultimate (CHF 119/mois), facturation annuelle. Basic et Advanced n’ont ni archives ni recherche plein texte ; un add-on individuel n’existe pas (état : juillet 2026) — les alternatives pour Basic/Advanced.

Les archives de documents remplacent-elles une sauvegarde de mes justificatifs ?

Non. Archives et comptabilité sont chez le même fournisseur dans le même contrat ; après la fin du contrat, les archives sont supprimées irrévocablement après 30 jours. Pour une copie en dehors de bexio, il faut le téléchargement individuel, l’export complet du support (CHF 450) ou un miroir automatique vers ton propre classement.

Les archives facilitent-elles la sortie de mes justificatifs de bexio ?

Non. Les archives améliorent la recherche et l’ordre à l’intérieur de bexio. Pour l’export, on en reste aux téléchargements individuels ; l’export complet est une prestation payante du support — toutes les options d’export.

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Si tu veux compléter les archives au lieu de dépendre d’un seul fournisseur : quintio reflète tous les documents bexio — boîte de réception comprise — en continu dans ton propre Google Drive, consultable avec l’OCR de Google, dans chaque forfait bexio. L’aperçu est gratuit, sans carte de crédit ; si tu résilies, le dossier reste à toi.

Note d’indépendance : quintio.ch est le produit des auteurs. Il n’existe de relation d’affiliation avec aucune des solutions mentionnées ; tous les prix proviennent des pages des fournisseurs liées (état : juillet 2026).

Sources

• bexio : archives de documents (page produit) · page des prix · comparatif des forfaits (PDF)
• Description des prestations archives de documents (PDF, état 1.3.2026) — export complet CHF 450, délai de 30 jours, portée de la garantie Olico
• Aide bexio 000002502 « Archives de documents » — OCR jusqu’à ~20 pages, accès fiduciaire, export payant
• Communiqué de presse bexio, 10.3.2026 — lancement, OriginStamp/« OriginVault », Optima/Ultimate
• Aide bexio 000001647 « Sauvegarder les données » — recommandation de conserver les justificatifs également en dehors de bexio