Comment retrouver rapidement un ancien justificatif dans bexio ?
Où chercher tes anciens justificatifs dans bexio, où la recherche intégrée atteint ses limites — et comment retrouver chaque justificatif en quelques secondes.
Par Roman Brüngger — Fiduciaire avec brevet fédéral · Fondateur rombro ag
État : juillet 2026
La réponse courte : une recherche plein texte portant sur le contenu de tes justificatifs, bexio ne la propose que dans l’archive de documents des forfaits Optima (CHF 69/mois) et Ultimate (CHF 119/mois) — et là, selon l’aide de bexio, de manière fiable jusqu’à environ 20 pages par document. La boîte de réception, elle, n’a pas de recherche par contenu : sa recherche ne trouve que les noms de fichiers — pas le contenu des documents, pas les métadonnées (vérifié sur un compte réel, état juillet 2026). Sur Basic et Advanced, tu cherches donc par nom de fichier, par date et par affectation. Les deux issues les plus efficaces : (1) un renommage systématique au moment du téléversement et (2) un miroir de tes justificatifs dans Google Drive, dont la recherche plein texte OCR intégrée retrouve les scans par n’importe quel mot du document — nom du fournisseur, montant, désignation d’article.
Pourquoi la recherche dans bexio échoue si souvent
Le problème de fond, ce sont les noms de fichiers. Les justificatifs issus de
l’ancienne app bexio Scanner s’appelaient automatiquement quelque chose comme
bexio Scanner Januar 12, 2019 12:09.pdf — deux scans réalisés dans la même
minute entraient même en collision de nom (témoignage d’utilisateur documenté
sur le portail d’idées de bexio,
SALES-I-478, archivé).
Un utilisateur décrivait ainsi son quotidien : « Dans l’entreprise, nous avons 4
collaborateurs sur le terrain qui ajoutent chaque jour des quittances et des
factures — aucune chance de les retrouver toutes rapidement. » Aujourd’hui
encore, l’app bexio Go ne nomme automatiquement que selon le modèle
bexio scan 07.07.2026 09:11:15 (reproduit sur un compte réel) : un schéma de
nommage parlant, c’est à toi de l’attribuer — cela ne se fait pas automatiquement.
Et bexio a longtemps qualifié sobrement son propre classement de justificatifs : « … que bexio est un classement numérique et non une archive électronique » (bexio.com/de-CH/beleg ; formulation antérieure au lancement de l’archive de documents). Ce qui figure dans le document — fournisseur, montant, poste — reste invisible pour la recherche de la boîte de réception.
Ce qui fonctionne dans bexio même (les moyens du bord)
1. Restreindre par date et par affectation
Si tu connais la date approximative, tu restreins la boîte de réception par date de création — souvent le chemin le plus rapide. Les justificatifs déjà comptabilisés, tu les retrouves en plus via le statut (« traité »).
2. Passer par l’écriture plutôt que par le justificatif
Si le justificatif est affecté à une écriture ou à une facture fournisseur, tu cherches l’écriture (montant, contact, numéro de pièce) et tu ouvres la pièce jointe depuis là. Pour les montants, c’est généralement plus fiable que n’importe quelle recherche de fichier.
3. En déplacement : bexio Go
L’app bexio Go met en avant une recherche textuelle des justificatifs dans la boîte de réception mobile. À l’épreuve de la pratique, elle ne fouille que les noms de fichiers — pas le contenu des documents, pas les métadonnées (testé sur un compte réel, état juillet 2026). bexio Go n’utilise la reconnaissance de texte que lors de la saisie d’une facture fournisseur : la date et le montant sont pré-remplis à partir du justificatif ; le fournisseur, c’est toi qui le choisis manuellement. Ne compte donc pas sur le fait qu’un vieux scan sans nom parlant sera retrouvé.
4. Renommer au moment du téléversement
La seule solution durable avec les moyens du bord : appliquer systématiquement un
schéma de nommage comme 2026-03-12_Fournisseur_Montant.pdf. Ça ne fonctionne
que si tous les collaborateurs jouent le jeu — et rétroactivement, ça n’aide pas.
5. L’archive de documents (Optima/Ultimate uniquement)
Depuis mars 2026, bexio y propose une recherche plein texte OCR et des tags — selon l’aide de bexio « fiable pour les documents jusqu’à environ 20 pages ». Les fiduciaires attribués dans bexio obtiennent d’ailleurs automatiquement l’accès à l’archive. Sur Basic et Advanced, rien de tout cela n’est disponible (ce que l’archive sait faire — et l’alternative). Qui traite ses justificatifs via Kontera y dispose d’un chemin de recherche propre — mais cela ne vaut que pour les documents saisis via Kontera.
L’issue : chercher tes justificatifs là où la recherche plein texte est gratuite
Google Drive indexe automatiquement les documents téléversés — Google le
documente officiellement : « Drive automatically indexes documents for search
when it recognizes the file type, including text documents, PDFs, images with
text, and other common types »
(developers.google.com).
La recherche Bosch retrouve le justificatif du magasin de bricolage, 847.30
le paiement, contrat livraison mars le contrat — indépendamment du nom de
fichier.
C’est exactement ce que met à profit quintio.ch : le service reflète tous les documents bexio — boîte de réception et PDF de factures, historique complet inclus — en continu dans ton propre Google Drive, proprement classés par année et par mois. Dès lors, chercher un justificatif n’est plus une connexion à bexio, mais une recherche dans Drive : sur ton ordinateur portable, sur ton téléphone, ou directement par ton fiduciaire si tu lui partages le dossier.
| Recherche dans la boîte de réception bexio | Recherche dans le miroir Drive | |
|---|---|---|
| Qu’est-ce qui est fouillé ? | Nom de fichier, date, affectation (recherche par contenu non documentée) | Contenu du document (OCR), nom de fichier |
| Vieux scans aux noms cryptiques | Quasi introuvables | Retrouvables par le contenu |
| Forfait requis | Plein texte réservé à Optima/Ultimate (archive) | N’importe quel forfait bexio |
| Accès pour le fiduciaire | Connexion bexio nécessaire | Simple partage de dossier |
En pratique : un fiduciaire qui, lors du rapprochement trimestriel, cherche
un justificatif manquant pour un paiement de CHF 847.30 tape le nom du
fournisseur dans la recherche Drive du dossier partagé — huit secondes au lieu
d’un ping-pong d’e-mails avec le client et d’un défilement à travers des
centaines de Scan_20260412_093322.pdf.
Questions fréquentes (FAQ)
bexio propose-t-il une recherche plein texte des justificatifs ? Uniquement dans l’archive de documents (Optima/Ultimate, depuis mars 2026 ; selon bexio, fiable jusqu’à environ 20 pages). Pour la boîte de réception, bexio ne documente aucune recherche par contenu.
Où se trouve la boîte de réception dans bexio ? Dans le menu principal, sous « Apps » → « Boîte de réception ». Cela requiert l’autorisation « Téléversement de justificatifs » — les utilisateurs sans ce droit ne voient pas la boîte de réception.
Où se trouve le numéro de pièce dans bexio ? Sur le justificatif comptabilisé ou dans le masque de saisie ; dans le journal, on peut filtrer par numéro de pièce. Pour les documents de vente, il correspond au numéro de document (p. ex. le numéro de facture).
Comment télécharger une facture bexio ? Tes propres factures clients : dans les ventes, en PDF, une par une ou groupées en « multi-PDF ». La facture d’abonnement que bexio t’adresse : dans les réglages, sous Contrat/Forfait.
Puis-je améliorer la recherche sans changer de forfait ? Oui : renommer systématiquement tes justificatifs au moment du téléversement — ou refléter tes justificatifs dans Google Drive et y chercher par recherche plein texte OCR (p. ex. avec quintio.ch).
Google Drive retrouve-t-il aussi les justificatifs manuscrits ou mal scannés ? L’indexation de Google est remarquablement robuste sur le texte imprimé, même sur des photos ; l’écriture manuscrite n’est reconnue que partiellement. Pour les tickets de caisse et les factures imprimées, la recherche par contenu fonctionne de manière fiable en pratique.
Dois-je pour cela classer chaque justificatif à double ? Non — un service de miroir s’en charge automatiquement : tu saisis le justificatif dans bexio comme avant, et quelques minutes plus tard il se trouve, consultable, dans ton Drive.
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Sources
- Aide bexio 000002502 « Archive de documents » — recherche plein texte OCR, limite d’environ 20 pages, accès fiduciaire
- Aide bexio 000001814 « Boîte de réception et téléversement de fichiers »
- Google Drive : indexation automatique
- Portail d’idées bexio SALES-I-478 (archive Wayback) — noms de fichiers du scanner, citation d’utilisateur
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