L’Olico expliquée simplement : conservation numérique des justificatifs en Suisse (2026)

État : juillet 2026 · Cet article ne constitue pas un conseil juridique.

Qu’est-ce que l’Olico ? L’Olico (ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, RS 221.431) règle la manière dont les entreprises suisses doivent tenir et conserver leurs livres de comptes et leurs pièces comptables. Elle concrétise l’obligation de conservation de 10 ans prévue à l’art. 958f CO et autorise l’archivage électronique, pour autant que l’intégrité, la traçabilité et la disponibilité des justificatifs soient garanties.

Conserver sous forme numérique est donc expressément autorisé — le papier n’est dans presque tous les cas pas nécessaire. Ce guide traduit l’ordonnance (texte intégral sur Fedlex, en vigueur sans modification depuis 2013) dans la pratique d’une PME.

À qui l’Olico s’applique-t-elle ?

À tous ceux qui sont astreints à tenir une comptabilité en vertu du Code des obligations (art. 957 al. 1 CO) : les entreprises individuelles et les sociétés de personnes réalisant un chiffre d’affaires d’au moins CHF 500’000 lors du dernier exercice, ainsi que les personnes morales (Sàrl, SA, société coopérative) ; des exceptions ne valent que pour certaines associations et fondations non tenues de s’inscrire au registre du commerce (art. 957 al. 2 CO).

Celui qui se situe en dessous et ne doit tenir qu’une « comptabilité simplifiée » a des obligations comptables réduites — mais il doit tout de même conserver : le droit fiscal exige expressément des indépendants et des personnes morales une conservation de 10 ans pour les états et les pièces justificatives (art. 126 al. 3 LIFD), selon les règles des art. 957 à 958f CO.

Délais de conservation en Suisse : le tableau

Le délai court à compter de la fin de l’exercice — une quittance de janvier 2026 reste soumise à l’obligation de conservation jusqu’à fin 2036.

Document	Délai	Forme	Base légale
Rapport de gestion (comptes annuels)	10 ans	Signé — sur papier ou par voie électronique avec une signature électronique qualifiée (SEQ)	art. 958f al. 2 CO
Rapport de révision	10 ans	Signé — sur papier ou par voie électronique avec une signature électronique qualifiée (SEQ)	art. 958f al. 2 CO
Livres de comptes (grand livre, journaux)	10 ans	Papier ou électronique	art. 958f al. 1+3 CO
Pièces comptables (factures, quittances ; contrats et correspondance, dans la mesure où ils justifient une écriture)	10 ans	Papier ou électronique	art. 958f CO ; AFC Info TVA 16
Documents en lien avec des biens immobiliers (contrats de vente, décomptes de coûts de construction, factures y relatives)	20 ans — ensuite jusqu’à la survenance de la prescription fiscale	Papier ou électronique	art. 70 al. 3 LTVA ; AFC Info TVA 16 ch. 1.6.2
Après la liquidation d’une société	10 ans à compter de la radiation	En lieu sûr	art. 747 CO
Particuliers	Aucune obligation légale générale (recommandé : jusqu’à la taxation fiscale entrée en force)	—	—

Le délai court à compter de la fin de l’exercice, et non de la date du justificatif (art. 958f al. 1 CO) : une quittance de janvier 2026 doit rester disponible jusqu’à fin 2036. En droit de la TVA, la conservation court en règle générale jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale (art. 70 al. 2 en relation avec l’art. 42 al. 6 LTVA) — ce qui peut aisément dépasser l’échéance du délai selon le CO.

Comme les délais courent par millésime, un classement qui fait de l’année le niveau de dossier porteur est judicieux — le modèle correspondant. Qui est soumis à l’obligation, quels documents en relèvent et ce que risquent les contrevenants : le guide de l’obligation de conservation. Le délai d’un document précis se calcule avec le calculateur de délai de conservation.

L’Olico en un coup d’œil : art. 3 à 10

Article	Titre	Ce qu’il exige en pratique
art. 3	Intégrité (authenticité et inaltérabilité)	Les justificatifs « ne peuvent pas être modifiés sans que la modification soit décelable »
art. 4	Documentation	L’organisation, les compétences, les processus et l’infrastructure de la conservation doivent être consignés dans des instructions de travail
art. 5	Devoir général de diligence	Conserver « avec soin, en bon ordre et à l’abri de toute atteinte dommageable »
art. 6	Disponibilité	Les personnes autorisées doivent pouvoir consulter et vérifier les justificatifs « dans un délai raisonnable »
art. 7	Organisation	Les informations archivées doivent être séparées des informations courantes ; les responsabilités sont réglées
art. 8	Archives	Classement systématique, inventaire, protection contre les accès non autorisés, journalisation des accès et des entrées
art. 9	Supports d’information admis	Voir ci-dessous — l’article central pour « le numérique plutôt que le papier »
art. 10	Vérification et migration des données	Vérifier régulièrement l’intégrité et la lisibilité des supports de données ; la migration est autorisée si l’intégralité et la disponibilité restent garanties

Qu’exige l’Olico pour la conservation numérique ?

Le stockage dans le cloud est autorisé — mais seulement si l’intégrité, l’horodatage, les prescriptions et la documentation sont réunis ensemble.

L’essentiel figure à l’art. 9 Olico — deux voies sont admises :

1. Supports d’information non modifiables — « notamment le papier, les supports d’image et les supports de données non modifiables » (WORM).
2. Supports d’information modifiables (disques durs, cloud) — admis si, cumulativement : des procédures techniques garantissent l’intégrité des informations enregistrées (la loi cite en exemple les « procédés de signature numérique »), le moment de l’enregistrement peut être prouvé de manière irréfutable (exemple dans la loi : l’« horodatage »), les prescriptions applicables aux procédés utilisés sont respectées, et les processus sont documentés, tandis que les informations auxiliaires telles que les procès-verbaux et les fichiers journaux sont conservées avec les données.

À cela s’ajoutent les devoirs de diligence des art. 5 et 6 Olico : les justificatifs doivent être conservés avec soin, en bon ordre et à l’abri de toute atteinte dommageable (art. 5) et pouvoir être consultés et vérifiés dans un délai raisonnable (art. 6) ; les supports de données doivent être vérifiés régulièrement quant à leur intégrité et leur lisibilité (art. 10).

Traduit dans la pratique d’une PME : il te faut (a) un système où les justificatifs sont conservés de manière inchangée et traçable, (b) un ordre qui te permet de retrouver chaque justificatif, et (c) une protection contre la perte. L’Olico ne prescrit pas littéralement de sauvegarde — mais sans deuxième copie à un deuxième endroit, la protection contre la perte exigée (art. 5) et la lisibilité sur 10 ans (art. 6/10) sont en pratique difficilement assurables.

Documentation des procédures (art. 4) : le minimum sous-estimé

L’art. 4 Olico exige que les processus de conservation soient documentés — en pratique, pour une petite PME, une instruction de travail d’une page répondant à cinq questions suffit :

1. Qui est responsable du classement des justificatifs (suppléance comprise) ?
2. Comment les justificatifs sont-ils saisis (application de scan, import par e-mail, téléversement) ?
3. Où sont-ils stockés (système, structure de dossiers, schéma de nommage) ?
4. Comment la sauvegarde est-elle assurée (deuxième copie, lieu, fréquence) ?
5. Comment le contrôle est-il effectué (vérification annuelle par sondage de la lisibilité) ?

Pour une petite PME, une instruction de travail d’une page répondant à ces cinq questions suffit.

Rares sont les guides qui mentionnent cet article — pourtant, lors d’un contrôle, l’absence de documentation des procédures est l’un des défauts formels les plus fréquents.

bexio est-il conforme à l’Olico ?

bexio traite l’archivage formel avec l’Archive de documents (depuis le 1er mars 2026) : un classement à valeur probante reposant sur la technologie d’horodatage « OriginVault » du partenaire suisse OriginStamp AG, une recherche plein texte et des tags — mais uniquement dans les forfaits Optima (CHF 69) et Ultimate (CHF 119). Point important : selon le descriptif des prestations, bexio garantit la conformité à l’Olico « exclusivement pour les documents enregistrés directement dans l’archive de documents à partir du 1er mars 2026 » — pour les années antérieures, la preuve reste à la charge du client.

Sur Basic (CHF 35) et Advanced (CHF 42), il n’existe pas d’archive de ce type ; les justificatifs y restent dans la boîte de réception, et l’ordre, la traçabilité et la protection contre la perte demeurent entièrement de ton ressort (ce que permet l’archive de documents — et les alternatives).

Et quel que soit le forfait : les justificatifs se trouvent chez bexio, et bexio recommande elle-même de « conserver les justificatifs en plus, en dehors de bexio » (article d’aide 000001647). L’obligation de 10 ans ne s’achève pas avec ton abonnement logiciel — il n’existe pas d’export complet en self-service.

Google Drive est-il conforme à l’Olico ?

Oui — Google Drive remplit les conditions techniques permettant de conserver les justificatifs de manière conforme à l’Olico et à valeur probante. Le portail PME du SECO précise que le stockage dans le cloud est soumis « aux exigences plus strictes applicables aux supports de données électroniques modifiables » (kmu.admin.ch) — précisément ces exigences (protection de l’intégrité, moment de l’enregistrement prouvable, procès-verbaux), Google Drive les couvre techniquement ; le petit reste organisationnel, tu le règles toi-même (l’analyse de notre fiduciaire). Une « certification Olico » étatique n’existe d’ailleurs pas — la conformité demeure toujours de la responsabilité de l’entreprise ; les certificats de produits (par exemple de l’organe de contrôle KRM) sont des audits relevant du secteur privé. La réponse détaillée à précisément cette question — avec la séparation nette entre technique et organisation — se trouve dans « Google Drive est-il conforme à l’Olico ? ».

Ce qu’un miroir Google Drive de tes justificatifs bexio apporte en plus :

• Protection contre la perte (art. 5 Olico) : une deuxième copie complète et continuellement à jour, en dehors du logiciel de comptabilité — dans ton propre compte.
• Disponibilité et facilité de recherche (art. 6) : la recherche plein texte OCR de Google retrouve les justificatifs en quelques secondes, même des années plus tard, même avec des noms de fichiers cryptiques — précisément ce que signifie en pratique « consulter et vérifier dans un délai raisonnable ».
• Sécurité de sortie : l’obligation de 10 ans survit à tout changement de fournisseur, dès lors que les justificatifs sont chez toi.

La combinaison est donc judicieuse : bexio (ou son archive de documents) comme système de référence — et un miroir automatique comme quintio.ch comme ta propre deuxième copie consultable.

Que se passe-t-il en cas de manquement ?

L’obligation de conservation n’est pas une simple formalité :

• Amende : celui qui ne se conforme pas à l’obligation de tenir et de conserver régulièrement les livres de comptes commet une contravention punissable (art. 325 CP).
• Taxation par estimation : en l’absence de documents fiables, l’AFC et l’autorité de taxation estiment l’impôt « dans les limites de leur pouvoir d’appréciation » (art. 79 LTVA ; art. 130 al. 2 LIFD) — contestable uniquement « pour inexactitude manifeste » (art. 132 al. 3 LIFD).
• Déduction de l’impôt préalable : sans justificatif, pas de preuve — la déduction peut être refusée.
• Désavantages en matière de preuve : en cas de litige civil, le moyen de preuve fait défaut.

Liste de contrôle : conservation des justificatifs pour les PME suisses

1. Saisir tous les justificatifs sous forme numérique (scan ou PDF original) — le papier peut ensuite, dans la plupart des cas, être détruit (exceptions).
2. Conserver le rapport de gestion et le rapport de révision signés — sur papier ou par voie électronique avec une signature électronique qualifiée (SEQ).
3. Rattacher les justificatifs à un système (logiciel de comptabilité), plutôt que de les collecter dans des classeurs épars.
4. Établir une documentation des procédures d’une page (art. 4 — modèle ci-dessus).
5. Tenir une deuxième copie automatique en dehors du système — ton propre Drive, ton propre espace de stockage, ton propre contrôle.
6. Garder la maîtrise des délais de suppression : ne rien détruire avant l’échéance des 10 ans ; pour les documents immobiliers, 20 ans et jusqu’à la prescription fiscale.
7. Tester une fois par an : retrouves-tu n’importe quel justificatif d’il y a trois ans en moins d’une minute — et est-il encore lisible (art. 10) ?

Questions fréquentes (FAQ)

Qu’est-ce que l’Olico ? L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, RS 221.431) — elle précise comment les documents soumis à l’obligation de conservation selon le CO doivent être tenus et archivés, sur papier ou sous forme numérique.

Combien de temps les documents doivent-ils être conservés en Suisse ? Livres de comptes, pièces comptables ainsi que rapport de gestion et rapport de révision : 10 ans à compter de la fin de l’exercice (art. 958f CO). Rapport de gestion et rapport de révision signés — sur papier ou par voie électronique avec une SEQ ; tout le reste peut être archivé sous forme numérique. Documents en lien avec des biens immobiliers : 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA), et d’autant plus longtemps si la prescription fiscale court encore.

Quels documents commerciaux doivent être conservés 10 ans ? Le grand livre et les journaux, toutes les pièces comptables (factures, quittances, contrats et correspondance, dans la mesure où ils justifient des écritures) ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision.

L’obligation de conservation s’applique-t-elle aussi aux particuliers ? Non — l’obligation de 10 ans concerne les entreprises. Les particuliers conservent judicieusement leurs justificatifs fiscaux jusqu’à la taxation entrée en force, et nettement plus longtemps les documents relatifs à des immeubles.

Le classement dans le cloud est-il conforme à l’Olico ? Oui — aux conditions de l’art. 9 al. 1 let. b Olico (protection de l’intégrité, moment de l’enregistrement prouvable, documentation, procès-verbaux). Le portail PME du SECO classe le stockage dans le cloud parmi les supports de données modifiables soumis aux exigences plus strictes — Google Drive remplit ces conditions techniques (notre analyse).

Le classement dans le logiciel de comptabilité suffit-il ? Sur le plan organisationnel, le plus souvent oui — mais la protection contre la perte et la sécurité de sortie font défaut lorsque l’unique copie se trouve chez le fournisseur du logiciel et est supprimée à la fin du contrat (chez bexio : un mois après la résiliation, CG ch. 5.7).

Que se passe-t-il si je ne peux pas présenter les justificatifs ? Amende selon l’art. 325 CP, taxation par estimation par les autorités fiscales (contestable uniquement pour inexactitude manifeste), refus de la déduction de l’impôt préalable et désavantages en matière de preuve en cas de litige.

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Sources

• art. 957 / 957a / 958f CO (RS 220, Fedlex)
• Olico — ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (RS 221.431, Fedlex)
• art. 70 LTVA (RS 641.20, Fedlex) · art. 126 LIFD (RS 642.11) · art. 325 CP
• Portail PME du SECO : conservation électronique des livres de comptes (consulté en juillet 2026)
• AFC : contrôle TVA — conservation · AFC Info TVA 16, ch. 1.6
• Descriptif des prestations de l’archive de documents bexio (PDF, 1.3.2026)