Archives de documents bexio : fonctions, coûts — et l’alternative pour Basic & Advanced
Ce que fait l’archive de documents bexio, ce qu’elle coûte — et quand un miroir vers ton propre Google Drive est le meilleur choix.
Par Roman Brüngger — Fiduciaire avec brevet fédéral · Fondateur rombro ag
État : juillet 2026
La réponse courte : l’archive de documents est l’archive conforme à l’Olico de bexio avec recherche plein texte, disponible depuis le 1er mars 2026 — mais incluse uniquement dans les forfaits Optima (CHF 69/mois) et Ultimate (CHF 119/mois) ; dans le comparatif officiel des forfaits, Basic et Advanced affichent simplement « – », il n’existe pas d’add-on individuel. Qui utilise Basic (CHF 35) ou Advanced (CHF 42) n’a toujours ni archive, ni recherche plein texte, ni export groupé. Les alternatives : passer à un forfait plus cher (+CHF 324/an d’Advanced à Optima), s’abonner à une archive tierce (swiDOC, Triboni, DocuWare) — ou faire miroiter automatiquement les pièces vers ton propre Google Drive, où la recherche plein texte ne coûte rien de plus.
Transparence préalable : la dernière solution mentionnée, quintio, est notre propre produit. Nous expliquons ouvertement pour qui elle est le meilleur choix — et où l’archive native ou une archive tierce convient mieux.
Ce que fait l’archive de documents
bexio a ainsi répondu à l’une des plus anciennes demandes de ses clients — la demande « Télécharger toutes les pièces pour le classement » de 2018 sur le portail d’idées avait recueilli 220 voix (état juin 2021, archivé). Selon la page produit, le communiqué de presse et l’aide bexio, l’archive offre :
- un classement conforme à l’Olico, inviolable, grâce à la technologie d’horodatage « OriginVault » du partenaire suisse OriginStamp AG — ce que l’Olico exige
- une recherche plein texte OCR (fiable selon l’aide bexio jusqu’à environ 20 pages par document) plus des étiquettes pour l’organisation
- une gestion des autorisations et des suggestions de suppression automatiques après échéance des délais ; activation par le super admin
- les fiduciaires attribués dans bexio obtiennent automatiquement accès à l’archive
Pour les entreprises sur Optima/Ultimate ayant des exigences d’archivage formelles, c’est une réelle amélioration. La description de prestation elle-même mentionne une restriction importante : bexio garantit la conformité à l’Olico « exclusivement pour les documents enregistrés directement dans l’archive de documents à partir du 1er mars 2026 » — pour les anciens documents, la preuve reste à la charge du client.
Ce qu’elle ne fait pas — même sur Optima/Ultimate
- Les documents ne quittent pas bexio. Aucun export vers Google Drive ou OneDrive, aucune synchronisation vers ton propre classement. Même avec l’archive : tu télécharges toi-même les documents individuels ; l’export complet coûte forfaitairement CHF 450 via le support bexio (description de prestation, section « Export de données »). En cas de changement de fournisseur, tu te retrouves face au même problème qu’avant (toutes les options d’export).
- Ce n’est pas une sauvegarde au sens propre. L’archive et la comptabilité sont chez le même fournisseur, dans le même contrat. Le contrat se termine, l’accès aussi — pour l’archive de documents après un délai de 30 jours avec suppression irrévocable.
- Les tiers restent à l’écart. Ton fiduciaire attribué dans bexio obtient certes automatiquement l’accès à l’archive — mais partager avec la banque, l’assurance ou un vérificateur externe signifie toujours : se connecter, chercher, télécharger, envoyer par e-mail.
La facture pour les clients Basic et Advanced
Qui changerait de forfait uniquement pour l’archive paie nettement plus (page des prix, facturation annuelle ; facturation mensuelle CHF 10/mois plus chère) :
| De → à | Surcoût par mois | Par an |
|---|---|---|
| Basic (35) → Optima (69) | +CHF 34 | +CHF 408 |
| Advanced (42) → Optima (69) | +CHF 27 | +CHF 324 |
Avec Optima s’ajoutent d’autres fonctions — mais qui n’en a pas besoin achète un forfait complet coûteux pour une seule fonction.
Les alternatives comparées
| Solution | Recherche plein texte | Lieu de stockage | À l’abri d’une résiliation ? | Coûts |
|---|---|---|---|---|
| quintio.ch (notre produit) | ✅ (OCR Google dans Drive) | Ton propre Google Drive | ✅ Le dossier te reste | Abonnement par mandant (⚠️ prix à indiquer) |
| Passage à Optima | ✅ (dans l’archive, jusqu’à ~20 pages) | bexio | ❌ (export complet CHF 450) | +CHF 324–408/an |
| swiDOC | ✅ (OCR) | Centre de calcul suisse (ISO 27001) | partiellement (second fournisseur) | CHF 18.90–99/mois |
| Triboni Drive for bexio | ✅ (OCR) | Cloud Triboni (50 Go inclus) | partiellement (second fournisseur) | dès CHF 39/mois |
| DocuWare pour bexio | ✅ | Cloud DocuWare | partiellement (second fournisseur) | CHF 49/mois |
Deux remarques honnêtes sur les archives tierces : swiDOC est certifiée conforme à l’Olico par l’organisme suisse de contrôle KRM, mais synchronise selon ses propres indications « automatiquement une fois par semaine » et reconnaît qu’une synchronisation entièrement automatique de tous les documents « n’est actuellement pas encore possible », « car bexio ne peut pas encore mettre à disposition les interfaces correspondantes » (swidoc.ch). Et structurellement, pour les trois : tu remplaces la dépendance à bexio par la dépendance à un second fournisseur d’archives.
quintio.ch place les documents là où plus personne ne peut te les enlever — dans ton propre compte Google, consultable via la recherche plein texte OCR intégrée de Google, partageable par simple partage de dossier (comment fonctionne la connexion).
Pour être honnête : quintio est un miroir, pas un « système d’archivage certifié » — mais un tel certificat n’est pas nécessaire pour la conformité à l’Olico (notre analyse). Qui souhaite en plus un certificat privé avec horodatage (exigence interne, secteur réglementé) combine l’archive native ou une archive tierce certifiée avec un miroir personnel comme protection contre la perte et copie de secours en cas de résiliation. bexio elle-même recommande d’ailleurs « de conserver également les pièces en dehors de bexio » (article d’aide 000001647).
Quelle solution pour qui ?
- Choisis le passage à Optima si tu as de toute façon besoin des autres fonctions d’Optima — alors l’archive est un bonus inclus plutôt qu’un surcoût de CHF 324.
- Choisis swiDOC ou Triboni si une archive avec certificat privé est ton exigence principale et qu’un second abonnement fournisseur est acceptable.
- Choisis DocuWare si tu veux introduire un GED avec des workflows de validation dans l’entreprise — c’est une autre catégorie (et un autre budget).
- Choisis quintio si tu veux la recherche plein texte et une copie à l’abri d’une résiliation, sans changer de forfait ni louer une autre archive : Essayer gratuitement → Connecte-toi avec bexio, les premiers documents se synchronisent gratuitement. Aucune carte de crédit nécessaire.
Questions fréquentes (FAQ)
Dans quels forfaits bexio l’archive de documents est-elle incluse ? Uniquement dans Optima (CHF 69/mois) et Ultimate (CHF 119/mois), facturation annuelle. Basic et Advanced n’ont ni archive de documents ni recherche plein texte sur les pièces.
L’archive de documents existe-t-elle en add-on individuel pour Basic/Advanced ? Non (état juillet 2026). Dans le comparatif officiel des forfaits, elle n’est même pas indiquée comme « optionnelle » pour Basic/Advanced — contrairement, par exemple, à la comptabilité salariale.
L’archive de documents est-elle incluse dans l’essai gratuit de 30 jours ? Oui — la version d’essai comprend l’ensemble des fonctions d’Ultimate, y compris l’archive de documents (vérifié sur un compte réel, état juillet 2026).
Combien coûte bexio par mois ? En facturation annuelle : Basic CHF 35, Advanced CHF 42, Optima CHF 69, Ultimate CHF 119 par mois ; en facturation mensuelle CHF 10 de plus chacun (page des prix, état juillet 2026).
Avec l’archive de documents, mes pièces sortent-elles plus facilement de bexio ? Non. L’archive améliore la recherche et l’inviolabilité au sein de bexio. Pour l’export, cela reste des téléchargements individuels — l’export complet est une prestation de support facturée forfaitairement CHF 450 (description de prestation).
Quelle est la recherche plein texte la moins chère sur toutes les pièces bexio ? Faire miroiter automatiquement les pièces vers ton propre Google Drive (quintio.ch) et utiliser la recherche OCR de Google — fonctionne avec n’importe quel forfait bexio, même Basic.
quintio.ch fait un miroir en continu de tous les documents de bexio vers ton propre Google Drive — consultable, avec OCR, sans effort. Fonctionne avec n’importe quel forfait bexio. Essayer gratuitement →
Remarque sur l’indépendance : quintio.ch est le produit des auteurs. Aucune relation d’affiliation n’existe pour les solutions mentionnées ; tous les prix proviennent des pages des fournisseurs liées (état juillet 2026).
Sources
- bexio : archive de documents (page produit) · Page des prix · Comparatif des forfaits (PDF)
- Description de prestation Archive de documents (PDF, état 1.3.2026) — export complet à CHF 450, délai de 30 jours, portée de la garantie Olico
- Aide bexio 000002502 « Archive de documents » — OCR jusqu’à ~20 pages, accès fiduciaire, export payant
- Communiqué de presse bexio, 10.3.2026 — lancement, OriginStamp/« OriginVault », Optima/Ultimate
- swidoc.ch/de/bexio · Triboni Drive (Marketplace)
- Portail d’idées bexio FIBU-I-183 (Wayback, juin 2021)
quintio reproduit automatiquement tes documents bexio dans ton propre Google Drive.
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