Archivio documenti bexio: funzioni, costi — e l'alternativa per Basic & Advanced
Cosa offre l'archivio documenti di bexio, quanto costa — e quando uno specchio nel proprio Google Drive è la scelta migliore.
Di Roman Brüngger — Fiduciario con attestato professionale federale · Fondatore rombro ag
Aggiornato: luglio 2026
La risposta breve: l’archivio documenti è l’archivio conforme all’Olc di bexio, con ricerca full-text, disponibile dal 1° marzo 2026 — ma incluso solo nei pacchetti Optima (CHF 69/mese) e Ultimate (CHF 119/mese); nel confronto pacchetti ufficiale, per Basic e Advanced compare semplicemente «–», e non esiste un add-on singolo. Chi usa Basic (CHF 35) o Advanced (CHF 42) resta senza archivio, senza ricerca full-text e senza esportazione collettiva. Le alternative: passare al pacchetto più caro (+CHF 324/anno da Advanced a Optima), abbonarsi a un archivio di terzi (swiDOC, Triboni, DocuWare) — oppure specchiare automaticamente i documenti nel proprio Google Drive, dove la ricerca full-text non costa nulla in più.
Trasparenza preliminare: l’ultima soluzione citata, quintio, è il nostro prodotto. Indichiamo apertamente per cosa è la scelta migliore — e dove l’archivio nativo o un archivio di terzi si adatta meglio.
Cosa può fare l’archivio documenti
Con questo bexio ha affrontato una delle richieste più antiche dei clienti — la voce del portale idee «Download di tutti i documenti per l’archiviazione» del 2018 aveva raccolto 220 voti (dato di giugno 2021, archiviato). Secondo la pagina prodotto, il comunicato stampa e la guida, l’archivio offre:
- Archiviazione conforme all’Olc e a prova di revisione, con la tecnologia di marcatura temporale «OriginVault» del partner svizzero OriginStamp AG — cosa richiede l’Olc
- Ricerca full-text OCR (affidabile, secondo la guida bexio, fino a circa 20 pagine per documento) più tag per l’organizzazione
- Gestione dei permessi e proposte di eliminazione automatiche dopo la scadenza dei termini; attivazione da parte del super admin
- I fiduciari assegnati in bexio ricevono automaticamente accesso all’archivio
Per le aziende su Optima/Ultimate con requisiti di archiviazione formali si tratta di un vero miglioramento. La stessa descrizione del servizio segnala però un limite importante: bexio garantisce la conformità all’Olc «esclusivamente per i documenti salvati direttamente nell’archivio documenti a partire dal 1° marzo 2026» — per i documenti pregressi la prova resta a carico del cliente.
Cosa non può fare — anche su Optima/Ultimate
- I documenti non escono da bexio. Nessuna esportazione verso Google Drive o OneDrive, nessuna sincronizzazione nel tuo archivio. Anche con l’archivio attivo, i singoli documenti li scarichi da solo; l’esportazione completa costa un forfait di CHF 450 tramite il supporto bexio (descrizione del servizio, sezione «Esportazione dati»). In caso di cambio fornitore ti trovi davanti allo stesso problema di prima (tutte le opzioni di esportazione).
- Non è un vero e proprio backup. Archivio e contabilità sono presso lo stesso fornitore, nello stesso contratto. Se il contratto finisce, finisce anche l’accesso — nel caso dell’archivio documenti dopo un termine di 30 giorni con eliminazione irreversibile.
- I terzi restano esclusi. Il fiduciario assegnato in bexio riceve sì automaticamente accesso all’archivio — ma condividere con la banca, l’assicurazione o un revisore esterno significa comunque: accedere, cercare, scaricare, inviare per email.
Il conto per i clienti Basic e Advanced
Chi facesse l’upgrade solo per l’archivio paga decisamente di più (pagina prezzi, fatturazione annuale; con fatturazione mensile ognuno CHF 10/mese in più):
| Da → A | Costo aggiuntivo al mese | All’anno |
|---|---|---|
| Basic (35) → Optima (69) | +CHF 34 | +CHF 408 |
| Advanced (42) → Optima (69) | +CHF 27 | +CHF 324 |
Con Optima arrivano anche altre funzioni — ma chi non ne ha bisogno compra un pacchetto caro per una singola funzione.
Le alternative a confronto
| Soluzione | Ricerca full-text | Ubicazione dati | A prova di uscita? | Costi |
|---|---|---|---|---|
| quintio.ch (il nostro prodotto) | ✅ (OCR Google in Drive) | Il tuo Google Drive | ✅ la cartella resta tua | Abbonamento per mandante (⚠️ prezzo da inserire) |
| Upgrade a Optima | ✅ (nell’archivio, fino a ~20 pagine) | bexio | ❌ (esportazione completa CHF 450) | +CHF 324–408/anno |
| swiDOC | ✅ (OCR) | Data center svizzero (ISO 27001) | parzialmente (secondo fornitore) | CHF 18.90–99/mese |
| Triboni Drive for bexio | ✅ (OCR) | Cloud Triboni (50 GB incl.) | parzialmente (secondo fornitore) | da CHF 39/mese |
| DocuWare per bexio | ✅ | Cloud DocuWare | parzialmente (secondo fornitore) | CHF 49/mese |
Due note oneste sugli archivi di terzi: swiDOC è certificato Olc/Olc dall’ente di controllo svizzero KRM, ma secondo le proprie indicazioni sincronizza «automaticamente una volta alla settimana» e ammette che un allineamento completamente automatico di tutti i documenti «al momento non è ancora possibile», «perché bexio non può ancora mettere a disposizione le relative interfacce» (swidoc.ch). E dal punto di vista strutturale vale per tutti e tre: sostituisci la dipendenza da bexio con la dipendenza da un secondo fornitore d’archivio.
quintio.ch porta invece i documenti dove nessuno può più sottrarteli — nel tuo account Google, ricercabile tramite la ricerca full-text OCR integrata di Google, condivisibile con una semplice condivisione della cartella (come funziona il collegamento).
Per correttezza: quintio è uno specchio, non un sistema d’archivio «certificato» — per la conformità all’Olc, però, un simile certificato non è necessario (il nostro inquadramento). Chi desidera comunque un certificato privato con marcatura temporale (direttiva interna, settore regolamentato) combina l’archivio nativo o un archivio di terzi certificato con uno specchio proprio come protezione da perdita e copia di uscita. Anche bexio stessa, del resto, raccomanda di «conservare comunque i documenti anche al di fuori di bexio» (articolo della guida 000001647).
Quale soluzione per chi?
- Scegli l’upgrade a Optima se ti servono comunque le altre funzioni di Optima — allora l’archivio è un bonus incluso invece di un sovrapprezzo di CHF 324.
- Scegli swiDOC o Triboni se un archivio con certificato privato è la tua esigenza principale e un secondo abbonamento con un fornitore è accettabile.
- Scegli DocuWare se vuoi introdurre in azienda un DMS con flussi di approvazione — è un’altra categoria (e un altro budget).
- Scegli quintio se vuoi la ricerca full-text e una copia al sicuro da disdette, senza cambiare pacchetto o abbonare un altro archivio: Prova gratis → Accedi con bexio, i primi documenti si sincronizzano gratis. Nessuna carta di credito necessaria.
Domande frequenti (FAQ)
In quali pacchetti bexio è incluso l’archivio documenti? Solo in Optima (CHF 69/mese) e Ultimate (CHF 119/mese), fatturazione annuale. Basic e Advanced non hanno archivio documenti né ricerca full-text sui documenti.
Esiste l’archivio documenti come add-on singolo per Basic/Advanced? No (dato luglio 2026). Nel confronto pacchetti ufficiale non è nemmeno indicato come «opzionale» per Basic/Advanced — a differenza, ad esempio, della contabilità salari.
L’archivio documenti è incluso nella prova gratuita di 30 giorni? Sì — la versione di prova comprende tutte le funzioni di Ultimate, incluso l’archivio documenti (verificato su account live, dato luglio 2026).
Quanto costa bexio al mese? Con fatturazione annuale: Basic CHF 35, Advanced CHF 42, Optima CHF 69, Ultimate CHF 119 al mese; con fatturazione mensile CHF 10 in più ciascuno (pagina prezzi, dato luglio 2026).
Con l’archivio documenti riesco a far uscire più facilmente i miei documenti da bexio? No. L’archivio migliora la ricerca e la sicurezza di revisione all’interno di bexio. Per l’esportazione resta il download singolo — l’esportazione completa è un servizio del supporto a forfait di CHF 450 (descrizione del servizio).
Qual è la ricerca full-text più economica su tutti i documenti bexio? Specchiare automaticamente i documenti nel proprio Google Drive (quintio.ch) e usare la ricerca OCR di Google — funziona con qualsiasi pacchetto bexio, anche Basic.
quintio.ch specchia continuamente tutti i documenti da bexio nel tuo Google Drive — ricercabili, con OCR, senza sforzo. Funziona con qualsiasi pacchetto bexio. Prova gratis →
Nota sull’indipendenza: quintio.ch è il prodotto degli autori. Per nessuna delle soluzioni citate esistono rapporti di affiliazione; tutti i prezzi provengono dalle pagine dei fornitori collegate (dato luglio 2026).
Fonti
- bexio: archivio documenti (pagina prodotto) · pagina prezzi · confronto pacchetti (PDF)
- Descrizione del servizio archivio documenti (PDF, dato 1.3.2026) — esportazione completa CHF 450, termine 30 giorni, portata della garanzia Olc
- Guida bexio 000002502 «Archivio documenti» — OCR fino a ~20 pagine, accesso fiduciari, esportazione a pagamento
- Comunicato stampa bexio, 10.3.2026 — lancio, OriginStamp/«OriginVault», Optima/Ultimate
- swidoc.ch/de/bexio · Triboni Drive (Marketplace)
- Portale idee bexio FIBU-I-183 (Wayback, giugno 2021)
quintio replica automaticamente i tuoi documenti bexio nel tuo Google Drive.
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