bexio backup ed export 2026: tutte le opzioni a confronto

Stato: luglio 2026 · Ultima verifica: luglio 2026

Conosci quel momento: la revisione fiscale vuole i giustificativi del 2023, un cliente ha bisogno del contratto di fornitura di allora, oppure stai pensando di cambiare software — e ti accorgi che i tuoi documenti sono bloccati dentro bexio, file per file. La risposta breve: bexio non ha un’esportazione completa in self-service. Il giornale e i contatti si esportano in Excel, i documenti di vendita come Multi-PDF — ma per la posta in arrivo la guida di bexio scrive: «…che i file caricati possono essere scaricati solo singolarmente» (articolo della guida 000001647). L’esportazione completa esiste come servizio di supporto — per l’Archivio documenti, secondo la descrizione del servizio ufficiale, per un costo forfettario di CHF 450, per ogni esecuzione. Come portare fuori proprio la posta in arrivo — manualmente, tramite il supporto o automaticamente — lo analizza esportare la posta in arrivo di bexio. Chi vuole avere i propri documenti salvati di continuo, ricercabili e di sua proprietà ha bisogno di uno degli otto strumenti di questo confronto.

La differenza in un’immagine: gli strumenti di bordo di bexio restituiscono la posta in arrivo solo file per file — uno specchio porta tutto, automaticamente e in modo ricercabile, nel tuo Google Drive.

Trasparenza, prima di tutto: quintio è un nostro prodotto. Lo mettiamo al primo posto perché lo consideriamo la soluzione migliore per un caso concreto — gli utenti bexio che vogliono avere tutti i documenti di continuo nel proprio Google Drive — e ne esponiamo le ragioni, compresi i casi in cui un’altra soluzione è più adatta (vai direttamente lì).

Come abbiamo confrontato: completezza (posta in arrivo + fatture + storico), posizione di archiviazione e proprietà, grado di automazione, ricercabilità, rapporto qualità-prezzo, sicurezza all’uscita. Tutti i prezzi in CHF, a luglio 2026, con le fonti in fondo all’articolo.

Le 8 opzioni in sintesi

La differenza decisiva non è la funzione, ma la posizione di archiviazione — e a chi appartiene.

Soluzione	Ideale per	Posizione di archiviazione	Prezzo (a luglio 2026)	Limiti
quintio.ch	Specchio continuo di tutti i documenti nel tuo Google Drive, ricerca full text inclusa	Il tuo Google Drive	CHF 19 per mandante/mese (Beta) · backfill incl., senza limiti	Nessun sistema d’archivio «certificato» (non serve); oggi solo Google Drive
Esportazione manuale (strumenti di bordo)	Piccoli volumi, esportazioni parziali	Il tuo computer	Inclusa	Posta in arrivo solo file per file
Esportazione tramite il supporto bexio	Esportazione finale al momento della disdetta	Consegna in ZIP	Archivio: CHF 450 forfettari; posta in arrivo: nessun prezzo pubblicato	Snapshot una tantum, poi di nuovo senza protezione
Fornitori di servizi di esportazione (per es. fiduciari)	Esportazione una tantum senza lavoro tuo	Secondo accordi	In base al dispendio	Snapshot una tantum
RESTORE-IT (Sileo AG)	Protezione per il disaster recovery	Data center Sileo (CH)	CHF 9/29/59 al mese	Nessun ripristino diretto, nessun archivio di lavoro ricercabile
swiDOC	Archivio di compliance formale, certificato KRM	Data center svizzero (ISO 27001)	CHF 18.90–99 al mese	Sync settimanale; non tutti i tipi di documento; cloud di terzi
Triboni Drive for bexio	DMS completo con workflow	Cloud Triboni	da CHF 39 al mese	Cloud di terzi; 50 GB inclusi
Zapier / Make / API propria	Smanettoni con un problema circoscritto	per es. il tuo Drive	Zapier da USD 19.99/mese; Make dal piano gratuito	Zapier: nessuna posta in arrivo; Make/API: fai-da-te + manutenzione

Il confronto delle funzioni: chi fa cosa?

Chi fa cosa — quintio, RESTORE-IT, swiDOC, Triboni, Zapier/Make e gli strumenti di bordo a confronto diretto (a luglio 2026).

Funzione	quintio.ch	RESTORE-IT	swiDOC	Triboni	Zapier/Make	Strumenti di bordo
Giustificativi della posta in arrivo al sicuro	✅	✅	◐¹	✅	❌	◐ (singolarmente)
PDF delle fatture incl. storico	✅	✅	✅	✅	◐ (solo nuove)	✅ (Multi-PDF)
In automatico e di continuo	✅ di continuo	✅ (14 gg./sett./giorn.)	✅ (settimanale)	✅	◐	❌
Backfill retroattivo	✅	✅	✅ (fino a 10 anni)	✅	❌	◐
Ricerca full text nei contenuti	✅ (Google-OCR)	❌	✅	✅	❌	❌
Archiviazione di tua proprietà	✅	❌	❌	❌	✅²	✅
Resta con te dopo la disdetta	✅	❌	❌	❌	✅²	✅
Configurazione senza sviluppo né manutenzione	✅	✅	✅	✅	◐	✅
Certificato d’archivio privato	❌	❌³	✅ (KRM)	✅	❌	❌

◐ = parziale. ¹ swiDOC acquisisce le fatture dei debitori e gli allegati (creditori, spese, registrazioni) — non la posta in arrivo grezza; un sync completo, secondo swiDOC, per la mancanza di interfacce bexio «al momento non è ancora possibile». ² Vale solo per ciò che Zapier ha copiato: le nuove fatture di vendita — nessuna posta in arrivo, nessuno storico. ³ Secondo Sileo è nella roadmap. Non esiste una certificazione Olc statale — per la conformità un certificato non è necessario (la nostra analisi). Fonti in fondo all’articolo; a luglio 2026.

Il quadro è chiaro: quintio è l’unica soluzione a soddisfare tutti i criteri di completezza — e al tempo stesso l’unica senza certificato d’archivio privato. Per la conformità all’Olc non ne serve alcuno — chi comunque ne desidera uno, combina le soluzioni (quando quintio non basta).

1. quintio.ch — tutti i documenti bexio, di continuo, nel tuo Google Drive

Partiamo dal risultato finale: tre settimane dopo la configurazione non pensi più a quintio. Digiti «Bosch» o «847.30» nella ricerca di Google Drive e il giustificativo è lì — sul laptop, sul cellulare o dal tuo fiduciario, a cui una volta hai condiviso la cartella. Nessun login bexio, niente scroll tra Scan_20260412_093322.pdf, nessuna e-mail «mi mandi al volo la ricevuta?».

Da bexio, passando per quintio, fino al tuo Google Drive — collegato con il login bexio, autorizzato al minimo tramite lo scope drive.file.

Ecco come ci arrivi: accedi con bexio, scegli la cartella di Drive — fatto. quintio carica l’intero storico (prima i documenti più recenti; i primi giustificativi compaiono dopo pochi minuti) e da quel momento tiene la cartella sempre aggiornata: i giustificativi della posta in arrivo in Posta in arrivo/Anno/Mese, i PDF delle fatture in Fatture/Anno. La ricerca full text non devi comprarla — è integrata in Drive. Google lo documenta ufficialmente: «Drive automatically indexes documents for search … including text documents, PDFs, images with text» (developers.google.com).

E il rischio? È strutturalmente rovesciato rispetto a tutto il resto in questo confronto: la cartella è tua. Se disdici quintio, ogni giustificativo resta nel tuo account Google. Se disdici bexio, il tuo archivio è ormai da tempo fuori, al sicuro. Lo provi prima di pagare — sincronizzi gratis i primi documenti, senza carta di credito.

Punti di forza

• L’unico servizio del confronto che rispecchia tutti i documenti — inclusa la posta in arrivo — di continuo in uno spazio di archiviazione di proprietà del cliente
• Backfill storico completo, poi sempre aggiornato di continuo
• Ricerca full text nei contenuti dei giustificativi tramite Google-OCR, senza costi aggiuntivi, con qualsiasi pacchetto bexio — anche Basic/Advanced, privi dell’Archivio documenti nativo
• Accesso minimo: autorizzazione Google drive.file — quintio vede solo la cartella scelta, i documenti transitano soltanto e non vengono mai memorizzati da noi

Limiti

• Nessun sistema d’archivio «certificato» — per la conformità all’Olc un certificato non è necessario (la nostra analisi); quintio è la copia nelle tue mani, bexio resta il sistema di riferimento
• Oggi solo Google Drive; OneDrive/SharePoint è pianificato, ma non disponibile
• Prodotto giovane (lanciato nel 2026) — ma con uno studio fiduciario che gestisce oltre 100 mandati bexio tra i co-fondatori, in uso quotidiano

Scegli quintio se vuoi avere i tuoi documenti sempre disponibili, ricercabili e al sicuro anche dopo la disdetta, da te — non nell’ennesimo archivio altrui.

Prova gratis su quintio.ch → Accedi con bexio, sincronizza gratis i primi documenti. Nessuna carta di credito richiesta.

2. Esportazione manuale con gli strumenti di bordo

Siamo onesti: per il giornale, i contatti e i documenti di vendita gli strumenti di bordo di bexio sono utilizzabili — l’esportazione in Excel e il «Multi-PDF» in blocco funzionano. Il limite è la posta in arrivo: ogni ricevuta scansionata si scarica singolarmente dal menu a tre puntini. Un utente nel portale delle idee di bexio l’ha detto senza giri di parole: «Non credo che a qualcuno venga in mente di scaricare a mano migliaia di singoli file» (FIBU-I-183, archiviato).

Scegli gli strumenti di bordo se hai pochi documenti o vuoi salvare solo il giornale e i contatti.

3. Esportazione completa tramite il supporto bexio

Per mettere al sicuro tutti i file della posta in arrivo, bexio rimanda al supporto: «Le offriamo volentieri un servizio, esportiamo i dati al posto Suo e glieli mettiamo a disposizione» — senza prezzo pubblicato (le CG cifra 5.6 consentono un’«indennità per il dispendio»). Per l’Archivio documenti il prezzo è ufficiale: «Un’esportazione completa dei dati viene fatturata forfettariamente a CHF 450» (descrizione del servizio, stato al 1.3.2026). Per inquadrare la cosa: CHF 450 per un singolo snapshot dei tuoi stessi documenti — ogni volta successiva si paga di nuovo. In alternativa, i fornitori di servizi di esportazione (tipicamente studi fiduciari con accesso API) svolgono lo stesso lavoro in base al dispendio.

Scegli l’esportazione tramite supporto se lasci bexio e prima non hai mai preso precauzioni — paghi una volta, ricevi lo ZIP, chiudi il capitolo.

4. Backup RESTORE-IT (Sileo AG)

La soluzione di backup affermata nel bexio Marketplace, e solida nel suo ambito: Starter CHF 9/mese (salvataggio ogni 14 giorni), Professional CHF 29 (settimanale), Premium CHF 59 (giornaliero), archiviata nei data center di proprietà di Sileo a Fahrwangen (AG) e San Gallo (sileo.swiss). Secondo Sileo vengono messi al sicuro «il database (esclusa la contabilità salari), i documenti come spese, ricevute ecc. e i contatti».

Per gestire le aspettative: un ripristino diretto in bexio non esiste — esporti dal portale di backup (ZIP oppure, con Premium, PDF/CSV/vCard) e reinserisci manualmente; i backup stessi vengono conservati, a seconda dell’abbonamento, 30 giorni, 6 mesi o 10 anni. È un’assicurazione contro il guasto totale, non un archivio di lavoro: cercare, condividere, aprire in mobilità — non è costruito per questo.

Scegli RESTORE-IT se vuoi tutelarti soprattutto in caso di catastrofe e non hai bisogno di possedere tu stesso la copia.

5. swiDOC

Chi ha bisogno di un archivio di compliance formale trova qui la soluzione specializzata: certificata Olc dall’ente di controllo svizzero KRM, ricerca full text con OCR, ospitata in un data center ISO 27001 in Svizzera, CHF 18.90–99/mese (swidoc.ch). Vengono acquisite le fatture dei debitori nonché gli allegati di fatture dei creditori, spese e registrazioni manuali — «automaticamente una volta a settimana, in sottofondo».

Due limiti li indica la stessa swiDOC: il sync non copre tutto — un allineamento completamente automatico di tutti i documenti «al momento non è ancora possibile, poiché bexio non può ancora mettere a disposizione le relative interfacce». E l’archivio risiede presso swiDOC: sostituisci la dipendenza da bexio con quella da un secondo fornitore.

Scegli swiDOC se la conformità alla revisione con certificato è la tua esigenza principale e una cadenza settimanale è sufficiente.

6. Triboni Drive for bexio

Nonostante il nome, non è Google Drive — «Drive» è il nome del prodotto di Triboni AG. La suite di archiviazione/DMS, secondo la scheda del Marketplace, acquisisce «tutti i giustificativi bexio e crea automaticamente una struttura di archiviazione adeguata», sincronizza di continuo, offre ricerca full text con OCR e archiviazione conforme all’Olc — nel cloud Triboni con 50 GB di spazio inclusi, da CHF 39/mese (bexio Marketplace). Funzionalmente la soluzione di archivio di terzi più completa — con la stessa caratteristica strutturale di swiDOC: i documenti risiedono presso un terzo (sulla confusione dei nomi).

Scegli Triboni se cerchi un DMS completo con workflow di approvazione e accetti un ulteriore cloud di terzi.

7. Zapier, Make o la soluzione API fai-da-te

L’app bexio di Zapier offre sette trigger — nessuno per i file; sulla posta in arrivo si può solo scrivere, non leggere (zapier.com/apps/bexio). Copiare le nuove fatture di vendita come PDF su Drive è possibile (da USD 19.99/mese per gli Zap multi-step); sullo storico non succede nulla — la funzione «Transfer» di Zapier per i dati storici non supporta bexio. Make ha moduli per i file («Watch Files», «Download a File», dal piano gratuito) — ma la struttura di archiviazione, la gestione degli errori, il backfill e la manutenzione te li costruisci da solo. Lo stesso vale per l’API aperta di bexio (docs.bexio.com): fattibile, ma un piccolo progetto software da mandare avanti per anni.

Scegli il fai-da-te se hai capacità di sviluppo e ti serve una logica specifica che nessun prodotto copre.

Quando quintio non fa al caso tuo

Un’autovalutazione onesta — in questi casi ti trovi meglio altrove:

• Vuoi esportare solo una volta (per es. al momento della disdetta): l’esportazione tramite supporto o un fornitore di servizi di esportazione è semplicemente più conveniente di un abbonamento — quintio conviene grazie al funzionamento continuo.
• Vuoi un certificato d’archivio privato come tutela aggiuntiva (direttiva interna, settore regolamentato): scegli swiDOC o l’Archivio documenti nativo — volentieri con quintio come seconda copia, ma il certificato lo forniscono gli altri. Per la conformità all’Olc non è necessario (la nostra analisi).
• La tua azienda vive in Microsoft 365 / SharePoint: aspetta il nostro supporto per OneDrive oppure scegli per il momento RESTORE-IT come tutela — creare un account Google solo per lo specchio è una deviazione inutile.
• Non vuoi affatto una copia fuori sede: allora l’esportazione manuale sul tuo computer resta l’unica via coerente.

Perché conviene cautelarsi in anticipo? I fatti

Sicurezza all’uscita significa: il contratto può finire — il tuo archivio no.

1. Lo raccomanda bexio stessa: «Raccomandiamo in generale di conservare i giustificativi anche al di fuori di bexio.» (help.bexio.com, articolo 000001647)
2. Disdetta = cancellazione: dopo la fine del contratto, secondo le CG (cifra 5.7), resta un mese per richiedere la consegna dei dati — dopodiché vengono cancellati «tutti i dati del cliente in modo irrevocabile» (CG, PDF); per l’Archivio documenti vale un termine di 30 giorni.
3. L’obbligo di conservazione spetta a te: 10 anni, indipendentemente dall’abbonamento al software (Olc spiegata in modo semplice).
4. Il download collettivo manca dal 2018: 220 voti nel portale delle idee (a giugno 2021), la risposta di bexio nel 2020: «Vediamo il valore di una funzione simile e continueremo a seguire il tema» — nel 2026 l’Archivio documenti non l’ha risolto: lì l’esportazione complessiva costa CHF 450, l’upgrade a Optima CHF 324–408 all’anno.

Il download collettivo è solo la voce più in vista della vecchia lista dei desideri — cosa ha raccolto ancora il portale delle idee (chiuso nel 2022) e cosa esiste oggi al riguardo.

Domande frequenti (FAQ)

bexio ha un backup automatico? bexio mette al sicuro la propria infrastruttura (due data center svizzeri, backup giornalieri — per la disponibilità di bexio, non come esportazione per il cliente). Un’esportazione automatica dei propri dati bexio non la offre.

Cosa succede ai miei dati se disdico bexio? Secondo le CG (cifra 5.7), dopo la fine del contratto puoi ancora richiedere per un mese la consegna dei tuoi dati; dopodiché bexio cancella in modo irrevocabile tutti i dati del cliente. Per l’Archivio documenti il termine è di 30 giorni.

Posso scaricare integralmente la posta in arrivo di bexio? Non con gli strumenti di bordo — «solo singolarmente», come scrive la guida di bexio. In modo automatizzato è possibile con quintio.ch (specchio nel tuo Google Drive), RESTORE-IT (backup nel data center Sileo) o swiDOC/Triboni (archivio di terzi).

Come posso scaricare una fattura di bexio? Le tue fatture ai clienti: nella sezione Vendite, singolarmente come PDF oppure selezionate in blocco come «Multi-PDF». Le fatture dell’abbonamento che bexio emette a te: nelle impostazioni, sotto il tuo contratto/pacchetto.

Zapier basta per un backup di bexio? No. Zapier non ha un trigger per i file — la posta in arrivo resta irraggiungibile — e copia solo le fatture di vendita appena create, senza storico.

Uno specchio su Google Drive soddisfa l’obbligo di conservazione? Sì — Google Drive soddisfa i requisiti tecnici di un’archiviazione a prova di revisione e conforme all’Olc, e lo specchio fornisce esattamente ciò che i doveri di diligenza richiedono in pratica: archiviazione ordinata, protezione dalla perdita e reperibilità rapida per 10 anni. Il piccolo resto organizzativo lo gestisci tu — la valutazione del nostro fiduciario: archiviazione a prova di revisione, dal punto di vista del fiduciario.

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quintio.ch rispecchia di continuo tutti i documenti di bexio nel tuo Google Drive — ricercabili, con OCR, senza fatica. Prova gratis → Accedi con bexio, sincronizza gratis i primi documenti. Nessuna carta di credito richiesta.

Fonti

• Guida bexio 000001647 «Mettere al sicuro i dati / Esportazione dei documenti» (stato al 27.08.2025)
• Descrizione del servizio Archivio documenti (PDF, stato al 1.3.2026) — esportazione complessiva a CHF 450, termine di cancellazione di 30 giorni
• CG di bexio (PDF, nov. 2024) — cifra 5.6/5.7
• sileo.swiss — Backup RESTORE-IT
• swidoc.ch/de/bexio · Prezzi
• Triboni Drive for bexio — bexio Marketplace
• Integrazioni bexio di Zapier · Moduli bexio di Make
• Google Drive: indicizzazione automatica
• Portale delle idee di bexio FIBU-I-183 (archivio Wayback, giugno 2021)

Nota sull’indipendenza: quintio.ch è il prodotto degli autori. Per nessuna delle soluzioni citate esistono rapporti di affiliazione; tutti i prezzi provengono dalle pagine dei fornitori collegate (a luglio 2026).