Olc spiegata in modo semplice: conservazione digitale dei giustificativi in Svizzera (2026)

Stato: luglio 2026 · Questo articolo non costituisce una consulenza legale.

Che cos’è l’Olc? L’Olc (Ordinanza sui libri di commercio, RS 221.431) disciplina come le imprese svizzere devono tenere e conservare i loro libri di commercio e i giustificativi contabili. Concretizza l’obbligo di conservazione decennale secondo l’art. 958f CO e consente l’archiviazione elettronica, a condizione che siano garantite l’integrità, la tracciabilità e la disponibilità dei giustificativi.

Conservare in formato digitale è dunque espressamente permesso — la carta nella quasi totalità dei casi non è necessaria. Questa guida traduce l’ordinanza (testo integrale su Fedlex, in vigore immutata dal 2013) nella pratica di una PMI.

Per chi vale l’Olc?

Per tutti coloro che secondo il Codice delle obbligazioni sono soggetti all’obbligo di tenere la contabilità (art. 957 cpv. 1 CO): imprese individuali e società di persone con una cifra d’affari di almeno CHF 500’000 nell’ultimo esercizio, nonché persone giuridiche (Sagl, SA, società cooperativa); eccezioni valgono solo per talune associazioni e fondazioni non soggette all’obbligo d’iscrizione (art. 957 cpv. 2 CO).

Chi si situa al di sotto di tali soglie e deve tenere soltanto una «contabilità semplificata» ha obblighi contabili ridotti — ma deve comunque conservare: il diritto fiscale esige espressamente da chi esercita un’attività lucrativa indipendente e dalle persone giuridiche 10 anni per registrazioni e giustificativi (art. 126 cpv. 3 LIFD), secondo le regole degli art. 957–958f CO.

Termini di conservazione in Svizzera: la tabella

Il termine decorre dalla fine dell’esercizio — una quietanza del gennaio 2026 resta soggetta all’obbligo di conservazione fino alla fine del 2036.

Documento	Termine	Forma	Base legale
Relazione sulla gestione (conto annuale)	10 anni	Firmata — su carta o in forma elettronica con firma elettronica qualificata (FEQ)	art. 958f cpv. 2 CO
Relazione di revisione	10 anni	Firmata — su carta o in forma elettronica con firma elettronica qualificata (FEQ)	art. 958f cpv. 2 CO
Libri di commercio (libro mastro, giornali)	10 anni	Carta oppure in formato elettronico	art. 958f cpv. 1+3 CO
Giustificativi contabili (fatture, quietanze; contratti e corrispondenza, nella misura in cui documentano una registrazione)	10 anni	Carta oppure in formato elettronico	art. 958f CO; AFC Info IVA 16
Documenti relativi a beni immobili (contratti di compravendita, conteggi dei costi di costruzione, relative fatture)	20 anni — poi fino alla sopravvenienza della prescrizione fiscale	Carta o in formato elettronico	art. 70 cpv. 3 LIVA; AFC Info IVA 16 cifra 1.6.2
Dopo la liquidazione di una società	10 anni dalla cancellazione	In un luogo sicuro	art. 747 CO
Privati	Nessun obbligo legale generale (consigliato: fino alla tassazione fiscale cresciuta in giudicato)	—	—

Il termine decorre dalla fine dell’esercizio, non dalla data del giustificativo (art. 958f cpv. 1 CO): una quietanza del gennaio 2026 deve restare disponibile fino alla fine del 2036. Ai fini dell’IVA la conservazione si estende in generale fino alla prescrizione assoluta del credito fiscale (art. 70 cpv. 2 in combinato disposto con l’art. 42 cpv. 6 LIVA) — un termine che può superare facilmente quello del CO.

Poiché i termini decorrono per annata, conviene un sistema di archiviazione che fa dell’anno il livello portante delle cartelle — il relativo modello. Chi è obbligato, quali documenti vi rientrano esattamente e cosa comportano le violazioni lo spiega la guida all’obbligo di conservazione. Il termine di un singolo documento si calcola con il calcolatore dei termini di conservazione.

L’Olc in sintesi: art. 3–10

Articolo	Titolo	Cosa richiede in pratica
art. 3	Integrità (autenticità e inalterabilità)	I giustificativi «non possono essere modificati senza che la modifica sia riconoscibile»
art. 4	Documentazione	Organizzazione, competenze, procedure e infrastruttura della conservazione vanno fissate in istruzioni di lavoro
art. 5	Obbligo generale di diligenza	conservare «con cura, in buon ordine e al riparo da effetti dannosi»
art. 6	Disponibilità	Le persone autorizzate devono poter consultare e verificare i giustificativi «entro un congruo termine»
art. 7	Organizzazione	Le informazioni archiviate vanno separate da quelle correnti; responsabilità disciplinate
art. 8	Archivio	Archiviazione sistematica, inventario, protezione contro l’accesso non autorizzato, registrazione degli accessi ai dati e degli accessi fisici
art. 9	Supporti d’informazione ammessi	Vedi sotto — l’articolo centrale per «digitale invece della carta»
art. 10	Verifica e migrazione dei dati	Verificare regolarmente l’integrità e la leggibilità dei supporti dati; migrazione ammessa se completezza e disponibilità restano garantite

Cosa richiede l’Olc per la conservazione digitale?

L’archiviazione nel cloud è permessa — ma solo se integrità, marca temporale, prescrizioni e documentazione sono soddisfatte insieme.

Il nucleo si trova nell’art. 9 Olc — sono ammesse due vie:

1. Supporti d’informazione non modificabili — «segnatamente la carta, i supporti di immagini e i supporti di dati non modificabili» (WORM).
2. Supporti d’informazione modificabili (dischi rigidi, cloud) — ammessi se, cumulativamente: procedure tecniche garantiscono l’integrità delle informazioni memorizzate (la legge cita come esempio le «procedure di firma digitale»), il momento della memorizzazione è comprovabile in modo inalterabile (esempio nella legge: «marca temporale»), sono rispettate le prescrizioni pertinenti relative alle procedure impiegate, e le procedure sono documentate e le informazioni ausiliarie come protocolli e file di log sono conservate anch’esse.

A ciò si aggiungono gli obblighi di diligenza degli art. 5 e 6 Olc: i giustificativi devono essere conservati con cura, in buon ordine e al riparo da effetti dannosi (art. 5) ed essere consultabili e verificabili entro un congruo termine (art. 6); i supporti dati vanno verificati regolarmente quanto a integrità e leggibilità (art. 10).

Tradotto nella pratica di una PMI: ti serve (a) un sistema in cui i giustificativi restano inalterati e tracciabili, (b) un ordine con cui ritrovi ogni giustificativo e (c) una protezione contro la perdita. L’Olc non prescrive letteralmente un backup — ma senza una seconda copia in un secondo luogo la protezione contro la perdita richiesta (art. 5) e la leggibilità per oltre 10 anni (art. 6/10) sono di fatto difficilmente garantibili.

Documentazione delle procedure (art. 4): il minimo sottovalutato

L’art. 4 Olc richiede che le procedure di conservazione siano documentate — nella pratica, per una piccola PMI basta un’istruzione di lavoro di una pagina che risponde a cinque domande:

1. Chi è responsabile dell’archiviazione dei giustificativi (inclusa la supplenza)?
2. Come vengono acquisiti i giustificativi (app di scansione, importazione e-mail, upload)?
3. Dove sono archiviati (sistema, struttura delle cartelle, schema di denominazione)?
4. Come si effettua il backup (seconda copia, luogo, cadenza)?
5. Come si verifica (controllo a campione annuale della leggibilità)?

Per una piccola PMI basta un’istruzione di lavoro di una pagina che risponde a queste cinque domande.

Quasi nessuna guida menziona questo articolo — in caso di verifica, però, la documentazione delle procedure mancante è uno dei difetti formali più frequenti.

bexio è conforme all’Olc?

bexio affronta l’archiviazione formale con l’Archivio documenti (dal 1° marzo 2026): archiviazione a prova di revisione con la tecnologia di marca temporale «OriginVault» del partner svizzero OriginStamp AG, ricerca full-text e tag — tuttavia solo nei pacchetti Optima (CHF 69) e Ultimate (CHF 119). Importante: secondo la descrizione delle prestazioni, bexio garantisce la conformità all’Olc «esclusivamente per i documenti che vengono salvati direttamente nell’Archivio documenti a partire dal 1° marzo 2026» — per gli anni precedenti la prova resta a carico del cliente.

Con Basic (CHF 35) e Advanced (CHF 42) non esiste un archivio di questo tipo; lì i giustificativi si trovano nella posta in arrivo, e ordine, dimostrabilità e protezione contro la perdita restano interamente compito tuo (cosa sa fare l’Archivio documenti — e le alternative).

E a prescindere dal pacchetto vale quanto segue: i giustificativi si trovano presso bexio, e bexio stessa raccomanda di «conservare i giustificativi sempre anche al di fuori di bexio» (articolo della guida 000001647). L’obbligo decennale non termina con il tuo abbonamento software — un’esportazione completa self-service non esiste.

Google Drive è conforme all’Olc?

Sì — Google Drive soddisfa i requisiti tecnici per archiviare i giustificativi in modo conforme all’Olc e a prova di revisione. Il portale PMI della SECO precisa che l’archiviazione nel cloud soggiace «alle esigenze più severe per i supporti di dati elettronici modificabili» (kmu.admin.ch) — proprio questi requisiti (protezione dell’integrità, momento di memorizzazione comprovabile, protocolli) sono coperti tecnicamente da Google Drive; il piccolo resto organizzativo lo gestisci tu stesso (la valutazione del nostro fiduciario). Del resto, una «certificazione Olc» statale non esiste — la conformità resta sempre responsabilità dell’impresa; i certificati di prodotto (per esempio dell’organismo di verifica KRM) sono audit del settore privato. La risposta dettagliata proprio a questa domanda — con la netta separazione tra tecnica e organizzazione — sta in «Google Drive è conforme all’Olc?».

Cosa offre in più un mirror Google Drive dei tuoi giustificativi bexio:

• Protezione contro la perdita (art. 5 Olc): una seconda copia completa e sempre aggiornata al di fuori del sistema di contabilità — nel tuo conto personale.
• Disponibilità e reperibilità (art. 6): la ricerca full-text OCR di Google trova i giustificativi in pochi secondi, anche anni dopo, anche con nomi di file criptici — esattamente ciò che «consultare e verificare entro un congruo termine» significa in pratica.
• Sicurezza in uscita: l’obbligo decennale sopravvive a qualsiasi cambio di fornitore, se i giustificativi sono presso di te.

Sensata è quindi la combinazione: bexio (o il suo Archivio documenti) come sistema principale — e un mirror automatico come quintio.ch quale tua seconda copia personale e ricercabile.

Cosa succede in caso di violazioni?

L’obbligo di conservazione non è una formalità:

• Multa: chi non adempie all’obbligo di tenere e conservare regolarmente i libri di commercio si rende punibile per contravvenzione (art. 325 CP).
• Tassazione d’ufficio: in assenza di documenti attendibili, l’AFC e l’autorità di tassazione stimano l’imposta «secondo il dovuto apprezzamento» (art. 79 LIVA; art. 130 cpv. 2 LIFD) — impugnabile solo ancora «per manifesta inesattezza» (art. 132 cpv. 3 LIFD).
• Deduzione dell’imposta precedente: senza giustificativo nessuna prova — la deduzione può essere negata.
• Svantaggi probatori: nella controversia civile manca il mezzo di prova.

Checklist: conservazione dei giustificativi per le PMI svizzere

1. Acquisisci tutti i giustificativi in formato digitale (scansione o PDF originale) — la carta può poi, nella maggior parte dei casi, essere smaltita (eccezioni).
2. Conserva firmate la relazione sulla gestione e la relazione di revisione — su carta o in forma elettronica con firma elettronica qualificata (FEQ).
3. Assegna i giustificativi a un sistema (software di contabilità), non raccoglierli in cartelle sparse.
4. Crea una documentazione delle procedure di una pagina (art. 4 — modello sopra).
5. Tieni una seconda copia automatica al di fuori del sistema — Drive personale, memoria personale, controllo personale.
6. Tieni sotto controllo i termini di cancellazione: non smaltire nulla prima dello scadere dei 10 anni; per i documenti immobiliari 20 anni e fino alla prescrizione fiscale.
7. Fai un test una volta all’anno: riesci a trovare un giustificativo qualsiasi di tre anni fa in meno di un minuto — ed è ancora leggibile (art. 10)?

Domande frequenti (FAQ)

Che cos’è l’Olc? L’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc, RS 221.431) — concretizza come vanno tenuti e archiviati, su carta o in formato digitale, i documenti soggetti all’obbligo di conservazione secondo il CO.

Per quanto tempo vanno conservati i documenti in Svizzera? Libri di commercio, giustificativi contabili nonché relazione sulla gestione e relazione di revisione: 10 anni dalla fine dell’esercizio (art. 958f CO). Relazione sulla gestione e relazione di revisione firmate — su carta o in forma elettronica con FEQ; tutto il resto può essere archiviato in formato digitale. Documenti relativi a beni immobili: 20 anni (art. 70 cpv. 3 LIVA), più a lungo se la prescrizione fiscale è ancora in corso.

Quali documenti aziendali vanno conservati per 10 anni? Il libro mastro e i giornali, tutti i giustificativi contabili (fatture, quietanze, contratti e corrispondenza, nella misura in cui documentano registrazioni) nonché la relazione sulla gestione e la relazione di revisione.

L’obbligo di conservazione vale anche per i privati? No — l’obbligo decennale riguarda le imprese. I privati conservano opportunamente i giustificativi fiscali fino alla tassazione cresciuta in giudicato, e i documenti relativi a immobili nettamente più a lungo.

L’archiviazione nel cloud è conforme all’Olc? Sì — alle condizioni dell’art. 9 cpv. 1 lett. b Olc (protezione dell’integrità, momento di memorizzazione comprovabile, documentazione, protocolli). Il portale PMI della SECO classifica lo spazio di archiviazione nel cloud tra i supporti di dati modificabili, con le esigenze più severe — Google Drive soddisfa queste condizioni tecniche (la nostra valutazione).

Basta l’archiviazione nel software di contabilità? Dal punto di vista organizzativo di solito sì — ma mancano la protezione contro la perdita e la sicurezza in uscita se l’unica copia si trova presso il fornitore del software e viene cancellata al termine del contratto (con bexio: un mese dopo la disdetta, CG cifra 5.7).

Cosa succede se non riesco a presentare i giustificativi? Multa secondo l’art. 325 CP, tassazione d’ufficio da parte delle autorità fiscali (impugnabile solo ancora per manifesta inesattezza), deduzione dell’imposta precedente negata e svantaggi probatori in caso di controversia.

---

quintio.ch rispecchia in continuo tutti i documenti di bexio nel tuo Google Drive personale — ricercabili, con OCR, senza sforzo. La tua seconda copia per i prossimi 10 anni.

Fonti

• art. 957 / 957a / 958f CO (RS 220, Fedlex)
• Olc — Ordinanza sui libri di commercio (RS 221.431, Fedlex)
• art. 70 LIVA (RS 641.20, Fedlex) · art. 126 LIFD (RS 642.11) · art. 325 CP
• Portale PMI della SECO: conservazione elettronica dei libri di commercio (consultato nel luglio 2026)
• AFC: controllo IVA — conservazione · AFC Info IVA 16, cifra 1.6
• Descrizione delle prestazioni Archivio documenti bexio (PDF, 1.3.2026)