Obbligo di conservazione in Svizzera: quali documenti, per quanto tempo? (2026)

Stato: luglio 2026 · Questo articolo non costituisce una consulenza legale.

Per quanto tempo vanno conservati i documenti in Svizzera? Libri di commercio, giustificativi contabili nonché relazione sulla gestione e relazione di revisione: 10 anni dalla fine dell’esercizio (art. 958f CO). Documenti relativi a beni immobili: 20 anni (art. 70 cpv. 3 LIVA). Puoi conservare in formato digitale — la carta nella quasi totalità dei casi non è necessaria. Solo la relazione sulla gestione e la relazione di revisione richiedono una firma.

Questa guida risponde alle tre domande da cui dipende ogni verifica fiscale: chi deve conservare, cosa esattamente e per quanto tempo — più la parte pratica che la maggior parte delle guide tralascia: come risolvere il tutto in digitale e in modo conforme all’Olc, senza che una verifica ti colga impreparato.

Termini di conservazione in Svizzera: la tabella

Il termine decorre dalla fine dell’esercizio — una fattura del marzo 2026 resta soggetta all’obbligo di conservazione fino alla fine del 2036.

Documento	Termine	Forma	Base legale
Libri di commercio (libro mastro, giornali)	10 anni	Carta oppure in formato elettronico	art. 958f cpv. 1+3 CO
Giustificativi contabili (fatture, quietanze; contratti e corrispondenza, nella misura in cui documentano una registrazione)	10 anni	Carta oppure in formato elettronico	art. 958f CO; AFC Info IVA 16
Relazione sulla gestione (conto annuale) e relazione di revisione	10 anni	Firmata — su carta o in forma elettronica con firma elettronica qualificata (FEQ)	art. 958f cpv. 2 CO
Documenti relativi a beni immobili (contratti di compravendita, conteggi dei costi di costruzione, relative fatture)	20 anni — poi fino alla sopravvenienza della prescrizione fiscale	Carta o in formato elettronico	art. 70 cpv. 3 LIVA; AFC Info IVA 16 cifra 1.6.2
Documenti rilevanti ai fini dell’IVA in generale	Fino alla prescrizione assoluta del credito fiscale	Carta o in formato elettronico	art. 70 cpv. 2 in combinato con art. 42 cpv. 6 LIVA
Dopo la liquidazione di una società	10 anni dalla cancellazione	In un luogo sicuro	art. 747 CO
Privati	Nessun obbligo legale generale (consigliato: fino alla tassazione fiscale cresciuta in giudicato)	—	—

Per un singolo documento, il calcolatore dei termini di conservazione indica la scadenza per anno del giustificativo — secondo il diritto svizzero, non secondo le regole tedesche dei 6/8 anni.

I termini decorrono per annata — per questo conviene un sistema di archiviazione che fa dell’anno il livello portante delle cartelle (il relativo modello). La questione del come della conservazione digitale — integrità, tracciabilità, disponibilità — è disciplinata dall’Olc; è spiegata qui nel dettaglio.

Chi è obbligato alla conservazione?

Anche chi tiene soltanto una contabilità semplificata deve conservare — il diritto fiscale lo esige indipendentemente dal CO.

È soggetto all’obbligo di conservazione chi secondo il Codice delle obbligazioni è tenuto alla contabilità (art. 957 cpv. 1 CO): persone giuridiche (Sagl, SA, società cooperativa) nonché imprese individuali e società di persone a partire da CHF 500’000 di cifra d’affari nell’ultimo esercizio.

Chi si situa al di sotto tiene soltanto una «contabilità delle entrate e delle uscite e della situazione patrimoniale» semplificata (art. 957 cpv. 2 CO) — ma deve comunque conservare: il diritto fiscale esige espressamente da chi esercita un’attività lucrativa indipendente e dalle persone giuridiche 10 anni per registrazioni e giustificativi (art. 126 cpv. 3 LIFD). L’obbligo decennale riguarda quindi in pratica ogni impresa, indipendentemente dalle dimensioni.

Quali documenti devi conservare?

Non «tutto», ma più di quanto molti pensino. Sono soggetti all’obbligo di conservazione:

• Libri di commercio — libro mastro e giornali, cioè la contabilità vera e propria.
• Giustificativi contabili — ogni documento che sostiene una registrazione: fatture fornitori e fatture clienti, quietanze, scontrini di cassa, estratti bancari e delle carte di credito, conteggi salariali, note spese.
• Relazione sulla gestione e relazione di revisione — conto annuale con allegato; per le società soggette a revisione anche la relazione di revisione.
• Contratti e corrispondenza, nella misura in cui documentano una registrazione — il contratto di locazione dietro la registrazione della pigione, la conferma d’ordine dietro la fattura cliente.

Regola pratica di base: se un documento spiega perché una cifra sta in contabilità, è un giustificativo contabile — e quindi soggetto all’obbligo di conservazione decennale. «Nessuna registrazione senza giustificativo» vale anche al contrario.

Da quando decorre il termine?

Il termine decorre dalla fine dell’esercizio, non dalla data del giustificativo (art. 958f cpv. 1 CO): una fattura del marzo 2026 appartiene all’esercizio 2026 e deve restare disponibile fino alla fine del 2036. Ai fini dell’IVA la conservazione si estende in generale fino alla prescrizione assoluta del credito fiscale (art. 70 cpv. 2 in combinato disposto con l’art. 42 cpv. 6 LIVA) — un termine che può superare facilmente quello del CO. Nel dubbio vale il termine più lungo.

Carta o digitale? Il digitale basta

Puoi conservare i tuoi giustificativi in formato digitale — l’Olc consente espressamente l’archiviazione elettronica, a condizione che siano garantite l’integrità, la tracciabilità e la disponibilità. Gli originali cartacei possono nella maggior parte dei casi essere smaltiti dopo la scansione; le poche eccezioni (rapporti firmati, taluni atti) restano gestibili. Come deve presentarsi concretamente la conservazione digitale — le due vie ammesse secondo l’art. 9 Olc e la documentazione delle procedure di una pagina — sta nella guida all’Olc.

Google Drive è conforme all’Olc per la conservazione?

Google Drive soddisfa i requisiti tecnici per archiviare i giustificativi digitali in modo sicuro ai fini della revisione e conforme a CO, Olc e diritto fiscale. Il portale PMI della SECO classifica lo spazio di archiviazione nel cloud tra i supporti di dati modificabili, con le «esigenze più severe» (kmu.admin.ch) — proprio questi requisiti (protezione dell’integrità, momento di memorizzazione comprovabile, protocolli) sono coperti tecnicamente da Google Drive.

Due precisazioni che nessun fornitore menziona volentieri:

• La sicurezza ai fini della revisione non è una caratteristica di prodotto — nasce dal sistema più il suo uso ordinato: la documentazione delle procedure (art. 4 Olc) e il controllo annuale di leggibilità (art. 10) restano compito tuo (la valutazione del nostro fiduciario).
• Una «certificazione Olc» statale non esiste. La conformità resta sempre responsabilità dell’impresa; i certificati di prodotto (per esempio dell’organismo di verifica KRM) sono audit del settore privato, non un’approvazione ufficiale.

Per l’obbligo di conservazione questo significa in pratica: i tuoi giustificativi stanno nel sistema di contabilità (con bexio per esempio nella posta in arrivo o — da Optima in su — nell’Archivio documenti), e una seconda copia continua e completa nel tuo Google Drive personale copre la protezione contro la perdita (art. 5), la reperibilità tramite ricerca full-text OCR (art. 6) e la sicurezza in uscita. L’obbligo decennale non termina con il tuo abbonamento software — un’esportazione completa self-service non esiste con bexio, e bexio stessa raccomanda di «conservare i giustificativi sempre anche al di fuori di bexio» (articolo della guida 000001647).

Cosa succede in caso di violazioni?

L’obbligo di conservazione non è una formalità:

• Multa: chi non adempie all’obbligo di tenere e conservare regolarmente i libri di commercio si rende punibile per contravvenzione (art. 325 CP).
• Tassazione d’ufficio: in assenza di documenti attendibili, l’AFC e l’autorità di tassazione stimano l’imposta «secondo il dovuto apprezzamento» (art. 79 LIVA; art. 130 cpv. 2 LIFD) — impugnabile solo ancora «per manifesta inesattezza» (art. 132 cpv. 3 LIFD).
• Deduzione dell’imposta precedente: senza giustificativo nessuna prova — la deduzione può essere negata.
• Svantaggi probatori: nella controversia civile manca il mezzo di prova.

Checklist: conservazione per le PMI svizzere

Acquisire, ordinare, proteggere — tre passi, poi la conservazione procede in background.

1. Acquisisci tutti i giustificativi in formato digitale (scansione o PDF originale) — la carta può poi, nella maggior parte dei casi, essere smaltita (eccezioni).
2. Conserva firmate la relazione sulla gestione e la relazione di revisione — su carta o in forma elettronica con firma elettronica qualificata (FEQ).
3. Assegna i giustificativi a un sistema (software di contabilità), non raccoglierli in cartelle sparse.
4. Crea una documentazione delle procedure di una pagina (art. 4 Olc — il modello nella guida all’Olc).
5. Tieni una seconda copia automatica al di fuori del sistema — Drive personale, memoria personale, controllo personale.
6. Tieni sotto controllo i termini di cancellazione: non smaltire nulla prima dello scadere dei 10 anni; per i documenti immobiliari 20 anni e fino alla prescrizione fiscale.
7. Fai un test una volta all’anno: riesci a trovare un giustificativo qualsiasi di tre anni fa in meno di un minuto — ed è ancora leggibile (art. 10)?

Domande frequenti (FAQ)

Per quanto tempo vanno conservati i documenti aziendali in Svizzera? Libri di commercio, giustificativi contabili nonché relazione sulla gestione e relazione di revisione: 10 anni dalla fine dell’esercizio (art. 958f CO). Documenti relativi a beni immobili: 20 anni (art. 70 cpv. 3 LIVA), più a lungo se la prescrizione fiscale è ancora in corso.

Quali documenti vanno conservati per 10 anni? Il libro mastro e i giornali, tutti i giustificativi contabili (fatture, quietanze, contratti e corrispondenza, nella misura in cui documentano registrazioni) nonché la relazione sulla gestione e la relazione di revisione.

Da quando decorre il termine di conservazione? Dalla fine dell’esercizio, non dalla data del giustificativo. Una fattura del marzo 2026 appartiene all’esercizio 2026 e va conservata fino alla fine del 2036.

Devo conservare i giustificativi su carta? Per lo più no — la conservazione digitale è ammessa secondo l’Olc. Le eccezioni sono i rapporti firmati e singoli atti (dettagli).

L’obbligo di conservazione vale anche per i privati? No — l’obbligo decennale riguarda le imprese. I privati conservano opportunamente i giustificativi fiscali fino alla tassazione cresciuta in giudicato, e i documenti relativi a immobili nettamente più a lungo.

L’archiviazione nel cloud (Google Drive) è conforme all’Olc? Sì — alle condizioni dell’art. 9 cpv. 1 lett. b Olc (protezione dell’integrità, momento di memorizzazione comprovabile, documentazione, protocolli). Google Drive soddisfa questi requisiti tecnici; la documentazione delle procedure e il controllo annuale restano all’impresa (la nostra valutazione).

Basta l’archiviazione nel software di contabilità? Dal punto di vista organizzativo di solito sì — ma mancano la protezione contro la perdita e la sicurezza in uscita se l’unica copia si trova presso il fornitore del software e viene cancellata al termine del contratto (con bexio: un mese dopo la disdetta, CG cifra 5.7).

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Fonti

• art. 957 / 957a / 958f CO (RS 220, Fedlex)
• Olc — Ordinanza sui libri di commercio (RS 221.431, Fedlex)
• art. 70 LIVA (RS 641.20, Fedlex) · art. 126 LIFD (RS 642.11) · art. 325 CP
• Portale PMI della SECO: conservazione elettronica dei libri di commercio (stato 11.12.2025)
• AFC: Info IVA 16 — Contabilità e fatturazione, cifra 1.6
• Articolo della guida bexio 000001647 (conservazione fuori da bexio)