Aufbewahrungspflicht Schweiz: welche Unterlagen, wie lange? (2026)
Wie lange musst du Belege, Rechnungen und Geschäftsbücher aufbewahren? Die Fristen (10 und 20 Jahre), wer betroffen ist — und wie du digital GeBüV-konform archivierst.
Von Roman Brüngger — Treuhänder mit eidg. Fachausweis · Gründer rombro ag
Stand: Juli 2026 · Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Wie lange muss man in der Schweiz Unterlagen aufbewahren? Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsbericht: 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen (Immobilien): 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Aufbewahren darfst du digital — Papier ist in fast allen Fällen nicht nötig. Nur Geschäfts- und Revisionsbericht brauchen eine Unterschrift.
Dieser Leitfaden beantwortet die drei Fragen, an denen jede Steuerprüfung hängt: wer aufbewahren muss, was genau, und wie lange — plus den praktischen Teil, den die meisten Ratgeber weglassen: wie du das digital und GeBüV-konform löst, ohne dass eine Prüfung dich kalt erwischt.
Aufbewahrungsfristen Schweiz: die Tabelle
| Unterlage | Frist | Form | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Geschäftsbücher (Hauptbuch, Journale) | 10 Jahre | Papier oder elektronisch | Art. 958f Abs. 1+3 OR |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen; Verträge und Korrespondenz, soweit sie eine Buchung belegen) | 10 Jahre | Papier oder elektronisch | Art. 958f OR; ESTV MWST-Info 16 |
| Geschäftsbericht (Jahresrechnung) und Revisionsbericht | 10 Jahre | Unterzeichnet — Papier oder elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) | Art. 958f Abs. 2 OR |
| Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen (Kaufverträge, Baukostenabrechnungen, zugehörige Rechnungen) | 20 Jahre — danach bis zur Steuerverjährung | Papier oder elektronisch | Art. 70 Abs. 3 MWSTG; ESTV MWST-Info 16 Ziff. 1.6.2 |
| MWST-relevante Unterlagen allgemein | Bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung | Papier oder elektronisch | Art. 70 Abs. 2 i.V.m. Art. 42 Abs. 6 MWSTG |
| Nach Liquidation einer Gesellschaft | 10 Jahre ab Löschung | An sicherem Ort | Art. 747 OR |
| Privatpersonen | Keine allgemeine gesetzliche Pflicht (empfohlen: bis zur rechtskräftigen Steuerveranlagung) | — | — |
Für eine einzelne Unterlage rechnet der Aufbewahrungsfristen-Rechner das Fristende pro Belegjahr aus — nach Schweizer Recht, nicht nach den deutschen 6/8-Jahre-Regeln.
Die Fristen laufen pro Jahrgang — deshalb lohnt sich eine Ablage, die das Jahr zur tragenden Ordnerebene macht (die Vorlage dazu). Die wie-Frage der digitalen Aufbewahrung — Integrität, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit — regelt die GeBüV; sie ist hier im Detail erklärt.
Wer ist zur Aufbewahrung verpflichtet?
Aufbewahrungspflichtig ist, wer nach Obligationenrecht buchführungspflichtig ist (Art. 957 Abs. 1 OR): juristische Personen (GmbH, AG, Genossenschaft) sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr.
Wer darunter liegt, führt nur eine reduzierte «Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben und über die Vermögenslage» (Art. 957 Abs. 2 OR) — aufbewahren muss er trotzdem: Das Steuerrecht verlangt von Selbständigerwerbenden und juristischen Personen ausdrücklich 10 Jahre für Aufzeichnungen und Belege (Art. 126 Abs. 3 DBG). Die 10-Jahres-Pflicht trifft also praktisch jedes Unternehmen, unabhängig von der Grösse.
Welche Unterlagen musst du aufbewahren?
Nicht «alles», aber mehr, als viele denken. Aufbewahrungspflichtig sind:
- Geschäftsbücher — Hauptbuch und Journale, also die eigentliche Buchhaltung.
- Buchungsbelege — jeder Beleg, der eine Buchung stützt: Kreditoren- und Debitorenrechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Bank- und Kreditkartenauszüge, Lohnabrechnungen, Spesenbelege.
- Geschäfts- und Revisionsbericht — Jahresrechnung samt Anhang; bei revisionspflichtigen Gesellschaften auch der Revisionsbericht.
- Verträge und Korrespondenz, soweit sie eine Buchung belegen — der Mietvertrag hinter der Mietaufwand-Buchung, die Auftragsbestätigung hinter der Debitorenrechnung.
Grundregel aus der Praxis: Wenn eine Unterlage erklärt, warum eine Zahl in der Buchhaltung steht, ist sie ein Buchungsbeleg — und damit 10 Jahre aufbewahrungspflichtig. «Keine Buchung ohne Beleg» gilt auch rückwärts.
Ab wann läuft die Frist?
Die Frist läuft ab Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab Belegdatum (Art. 958f Abs. 1 OR): Eine Rechnung vom März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026 und muss bis Ende 2036 verfügbar bleiben. MWST-rechtlich läuft die Aufbewahrung generell bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung (Art. 70 Abs. 2 i.V.m. Art. 42 Abs. 6 MWSTG) — das kann das OR-Fristende leicht überschreiten. Im Zweifel gilt die längere Frist.
Papier oder digital? Digital reicht
Du darfst deine Belege digital aufbewahren — die GeBüV erlaubt die elektronische Archivierung ausdrücklich, sofern Integrität, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit gewährleistet sind. Papieroriginale dürfen nach dem Scannen in den meisten Fällen entsorgt werden; die wenigen Ausnahmen (unterzeichnete Berichte, gewisse Urkunden) sind überschaubar. Wie die digitale Aufbewahrung konkret aussehen muss — die zwei zulässigen Wege nach Art. 9 GeBüV und die einseitige Verfahrensdokumentation — steht im GeBüV-Leitfaden.
Ist Google Drive für die Aufbewahrung GeBüV-konform?
Google Drive erfüllt die technischen Voraussetzungen, digitale Belege revisionssicher sowie OR-, GeBüV- und steuerkonform abzulegen. Das KMU-Portal des SECO ordnet Cloud-Speicher als veränderbare Datenträger mit den «strengeren Anforderungen» ein (kmu.admin.ch) — genau diese Anforderungen (Integritätsschutz, nachweisbarer Speicherzeitpunkt, Protokolle) deckt Google Drive technisch ab.
Zwei Präzisierungen, die kein Vendor gern nennt:
- Revisionssicherheit ist keine Produkteigenschaft — sie entsteht aus System plus geordneter Anwendung: die Verfahrensdokumentation (Art. 4 GeBüV) und der jährliche Lesbarkeits-Check (Art. 10) bleiben deine Aufgabe (die Einordnung unseres Treuhänders).
- Eine staatliche «GeBüV-Zertifizierung» gibt es nicht. Die Konformität bleibt immer Verantwortung des Unternehmens; Produkt-Zertifikate (etwa der Prüfstelle KRM) sind privatwirtschaftliche Audits, keine amtliche Freigabe.
Für die Aufbewahrungspflicht heisst das praktisch: Deine Belege liegen im Buchhaltungssystem (bei bexio z. B. im Posteingang oder — ab Optima — im Dokumenten-Archiv), und eine laufende, vollständige Zweitkopie in deinem eigenen Google Drive deckt Verlustschutz (Art. 5), Auffindbarkeit per OCR-Volltextsuche (Art. 6) und Exit-Sicherheit ab. Die 10-Jahres-Pflicht endet nicht mit deinem Software-Abo — einen Self-Service-Komplettexport gibt es bei bexio nicht, und bexio empfiehlt selbst, «die Belege jeweils ausserhalb von bexio zusätzlich aufzubewahren» (Hilfeartikel 000001647).
Was passiert bei Verstössen?
Die Aufbewahrungspflicht ist keine Formalie:
- Busse: Wer der Pflicht zur ordnungsgemässen Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher nicht nachkommt, macht sich einer Übertretung strafbar (Art. 325 StGB).
- Ermessenseinschätzung: Fehlen zuverlässige Unterlagen, schätzen ESTV und Veranlagungsbehörde die Steuer «nach pflichtgemässem Ermessen» (Art. 79 MWSTG; Art. 130 Abs. 2 DBG) — anfechtbar nur noch «wegen offensichtlicher Unrichtigkeit» (Art. 132 Abs. 3 DBG).
- Vorsteuerabzug: Ohne Beleg kein Nachweis — der Abzug kann verweigert werden.
- Beweisnachteile: Im Zivilstreit fehlt schlicht das Beweismittel.
Checkliste: Aufbewahrung für Schweizer KMU
- Alle Belege digital erfassen (Scan oder PDF-Original) — Papier darf danach meist entsorgt werden (Ausnahmen).
- Geschäfts- und Revisionsbericht unterzeichnet aufbewahren — Papier oder elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES).
- Belege einem System zuordnen (Buchhaltungssoftware), nicht in losen Ordnern.
- Eine einseitige Verfahrensdokumentation erstellen (Art. 4 GeBüV — Vorlage im GeBüV-Leitfaden).
- Eine automatische Zweitkopie ausserhalb des Systems führen — eigenes Drive, eigener Speicher, eigene Kontrolle.
- Löschfristen einhalten: nichts vor Ablauf der 10 Jahre entsorgen; bei Immobilien-Unterlagen 20 Jahre und bis zur Steuerverjährung.
- Einmal pro Jahr testen: Findest du einen beliebigen Beleg von vor drei Jahren in unter einer Minute — und ist er noch lesbar (Art. 10)?
Häufige Fragen (FAQ)
Wie lange müssen Geschäftsunterlagen in der Schweiz aufbewahrt werden? Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsbericht: 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen: 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG), bei laufender Steuerverjährung entsprechend länger.
Welche Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden? Hauptbuch und Journale, alle Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Verträge und Korrespondenz, soweit sie Buchungen belegen) sowie Geschäfts- und Revisionsbericht.
Ab wann läuft die Aufbewahrungsfrist? Ab Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab Belegdatum. Eine Rechnung vom März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026 und ist bis Ende 2036 aufzubewahren.
Muss ich Belege in Papierform aufbewahren? Meist nein — die digitale Aufbewahrung ist nach GeBüV zulässig. Ausnahmen sind unterzeichnete Berichte und einzelne Urkunden (Details).
Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Privatpersonen? Nein — die 10-Jahres-Pflicht trifft Unternehmen. Privatpersonen bewahren Steuerbelege sinnvollerweise bis zur rechtskräftigen Veranlagung auf, Unterlagen zu Liegenschaften deutlich länger.
Ist die Ablage in der Cloud (Google Drive) GeBüV-konform? Ja — unter den Bedingungen von Art. 9 Abs. 1 lit. b GeBüV (Integritätsschutz, nachweisbarer Speicherzeitpunkt, Dokumentation, Protokolle). Google Drive erfüllt diese technischen Voraussetzungen; die Verfahrensdokumentation und der jährliche Check bleiben beim Unternehmen (unsere Einordnung).
Reicht die Ablage in der Buchhaltungssoftware? Organisatorisch meist ja — aber Verlustschutz und Exit-Sicherheit fehlen, wenn die einzige Kopie beim Software-Anbieter liegt und nach Vertragsende gelöscht wird (bei bexio: einen Monat nach Kündigung, AGB Ziff. 5.7).
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Quellen
- Art. 957 / 957a / 958f OR (SR 220, Fedlex)
- GeBüV — Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431, Fedlex)
- Art. 70 MWSTG (SR 641.20, Fedlex) · Art. 126 DBG (SR 642.11) · Art. 325 StGB
- KMU-Portal des SECO: Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Stand 11.12.2025)
- ESTV: MWST-Info 16 — Buchführung und Rechnungsstellung, Ziff. 1.6
- bexio-Hilfeartikel 000001647 (Aufbewahrung ausserhalb bexio)
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