bexio Preise 2026: welches Paket brauchst du wirklich?

Stand: August 2026 · Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Die kurze Antwort: bexio kostet 2026 bei jährlicher Zahlweise CHF 35 (Basic), CHF 42 (Advanced), CHF 69 (Optima) und CHF 119 (Ultimate) pro Monat, jeweils exkl. MWST; bei monatlicher Abrechnung ist jedes Paket CHF 10/Mt. teurer (bexio Pakete & Preise, Stand August 2026). In einem Satz: Basic genügt für Selbständige mit wenig Belegen, Advanced sobald du den automatischen Bankabgleich oder Lieferantenrechnungen brauchst, Optima erst, wenn du Lager, Projektzeiten, das Dokumenten-Archiv, die OCR-Volltextsuche oder den Sammelexport wirklich nutzt, Ultimate für grössere Teams mit vielen Nutzern. Der Haken, den die Preisseite nicht zeigt: Genau die vier interessantesten Belegfunktionen — Dokumenten-Archiv, Volltextsuche, GeBüV-Ablage und Sammelexport — gibt es erst ab Optima. Und selbst dort bleiben deine Dokumente in bexio und werden nach der Kündigung gelöscht.

Transparenz vorab: quintio ist unser eigenes Produkt — kein bexio-Ersatz und kein Buchhaltungstool, sondern ein Spiegel, der deine Belege in dein eigenes Google Drive kopiert. Wir führen es hier auf, weil es einen konkreten Teil der Paketfrage löst — Belege durchsuchen und besitzen, ohne fürs Paket zu bezahlen — und wir sagen offen, wann ein Upgrade oder ein anderes Werkzeug die bessere Wahl ist.

So haben wir verglichen: Alle Preise und Paketangaben stammen von der offiziellen bexio-Preisseite, dem Paketvergleich-PDF und den Leistungsbeschreibungen (verlinkt am Artikelende). Preise in CHF, exkl. MWST, Stand August 2026. Für keine genannte Lösung besteht eine Affiliate-Beziehung.

Die Frage vor dem Upgrade: Fehlt dir eine echte Optima-Funktion — oder willst du nur deine Belege durchsuchen und besitzen?

Was kostet bexio 2026?

bexio rechnet in zwei Zahlweisen ab: Bei jährlicher Vorauszahlung gelten die tieferen Preise, bei monatlicher Abrechnung zahlst du pro Paket CHF 10/Mt. mehr. Alle Preise verstehen sich exkl. MWST (Stand August 2026).

Paket	Pro Monat (jährlich)	Pro Monat (monatlich)	Für wen
Basic	CHF 35	CHF 45	1 Nutzer: Offerten, Rechnungen, einfache Buchhaltung
Advanced	CHF 42	CHF 52	2 Nutzer: E-Banking-Abgleich, Lieferantenrechnungen, Belegscan
Optima	CHF 69	CHF 79	5 Nutzer: Lager, Projektzeiten, Dokumenten-Archiv
Ultimate	CHF 119	CHF 129	25 Nutzer: Lohnbuchhaltung und bexio Pay inklusive

Die genaue Funktionsabgrenzung steht im Paketvergleich-PDF. Für die Belegablage ist nur eine Grenze wirklich entscheidend — und die verläuft zwischen Advanced und Optima.

Welches bexio-Paket brauche ich wirklich?

Die ehrliche Faustregel: Zahl für die Buchhaltungs-Funktionen, die du täglich nutzt — nicht für ein einzelnes Feature, das du auch anders bekommst.

• Basic (CHF 35) — für Selbständige und Kleinstfirmen mit überschaubarem Belegvolumen, für einen Nutzer: Offerten, Rechnungen, Journal, Bilanz und MWST-Abrechnung. Bankkonten und QR-Einzahlungsscheine kannst du anlegen, den automatischen Bankabgleich gibt es hier noch nicht — ebenso wenig Lager, Projektzeiterfassung oder eine Belegablage über die reine Buchhaltung hinaus.
• Advanced (CHF 42) — der Sprung lohnt sich, wenn du den automatischen Bankabgleich samt Schnittstellen zu über 40 Banken brauchst, Lieferanten- rechnungen und Kreditoren verbuchst oder Belege mit bexio Go scannen willst (50 Extraktionen/Mt.). Dazu kommen ein zweiter Nutzer und die Lohnbuchhaltung als Option. An der Belegablage ändert Advanced nichts: Archiv und Volltextsuche fehlen weiterhin.
• Optima (CHF 69) — hier kommen Lagerverwaltung und Projekt-/Zeiterfassung dazu, fünf Nutzer — und als erstes Paket das Dokumenten-Archiv mit OCR-Volltextsuche. Sinnvoll, wenn du diese Funktionen tatsächlich einsetzt — nicht, wenn du bloss deine Belege durchsuchbar sichern willst.
• Ultimate (CHF 119) — 25 Nutzer, Lohnbuchhaltung und bexio Pay inklusive statt optional. Bei der Belegablage bietet es dasselbe Archiv wie Optima.

Kurz: Die ersten drei Grenzen (Bankabgleich und Kreditoren, Lager und Projekte, Teamgrösse) sind echte Funktionsfragen. Die vierte — «will ich meine Belege durchsuchen und besitzen» — ist die, bei der sich ein Upgrade oft nicht lohnt.

Was sich mit den neuen bexio-Paketen geändert hat

Die heutige Paketwelt — Basic, Advanced, Optima, Ultimate — gilt seit dem 1. März 2026. Bestehende Kundinnen und Kunden hat bexio dabei automatisch auf das Paket umgestellt, das ihrem bisherigen am nächsten kommt (bexio-Hilfe: Neue Pakete). Zum selben Datum ist auch das Dokumenten-Archiv gestartet (Medienmitteilung, 10.3.2026).

Wichtiger als der Name ist, wo die Grenzen heute verlaufen — und die liegen teilweise anders, als man vermutet:

• Der automatische Bankabgleich beginnt erst bei Advanced. In Basic kannst du Bankkonten und QR-Einzahlungsscheine anlegen, aber keine offenen Rechnungen über Nacht abgleichen lassen.
• Lagerverwaltung und Projekt-/Zeiterfassung beginnen erst bei Optima, nicht bei Advanced.
• Das Dokumenten-Archiv gibt es nur in Optima und Ultimate.

Wenn dein Abo demnächst verlängert wird, lohnt sich deshalb ein Blick in den Paketvergleich statt in die Erinnerung: Entscheidend ist, welche dieser Funktionen du wirklich benutzt.

Was die alten Pakete gekostet haben

Die bexio-Preisseite vom 26. Februar 2026 — drei Tage vor der Umstellung, archiviert im Internet Archive — zeigt das frühere Lineup. Alle Beträge pro Monat, exkl. MWST. Es sind die regulären Listenpreise, nicht die damals beworbene Neukunden-Aktion:

Altes Paket	Pro Monat (jährlich)	Pro Monat (monatlich)	Nutzer
Starter	CHF 35	CHF 45	1
Pro	CHF 65	CHF 75	bis 3
Pro+	CHF 115	CHF 125	bis 25

Zwei der drei Übergänge sind unspektakulär: Pro (CHF 65) → Optima (CHF 69) kostet CHF 4 mehr im Monat und bringt zwei zusätzliche Nutzer, Pro+ (CHF 115) → Ultimate (CHF 119) ebenfalls CHF 4 bei gleicher Nutzerzahl.

Interessant ist der Einstieg. Das alte Starter für CHF 35 enthielt laut derselben Seite E-Banking, Aufwendungen, Produktverwaltung und die Belegerkennung in der App (5 Extraktionen pro Monat). Das neue Basic kostet gleich viel — und enthält nichts davon: kein automatischer Bankabgleich, keine Lieferantenrechnungen, keine Produktverwaltung, kein Belegscan. Dieser Funktionsumfang liegt heute in Advanced (CHF 42).

Wer vorher Starter genutzt hat, steht damit vor einer von zwei Rechnungen: CHF 7 mehr pro Monat — CHF 84 im Jahr — für den bisherigen Funktionsumfang, oder derselbe Preis wie vorher und dafür weniger Funktionen.

Was bekomme ich unter dem Optima-Paket bei bexio nicht?

Vier Funktionen rund um die Belegablage fehlen unter Optima — also in Basic und Advanced. Im offiziellen Paketvergleich führt bexio das Dokumenten-Archiv als eigene Zeile, und dort steht bei Basic und Advanced schlicht «–»; Volltextsuche, GeBüV-Ablage und Sammelexport hängen daran, weil sie Bestandteile des Archivs sind. Ein Einzel-Add-on gibt es nicht:

• Dokumenten-Archiv — bexios revisionssichere Ablage mit Tags und Löschvorschlägen, seit dem 1. März 2026 verfügbar. Nur Optima und Ultimate.
• OCR-Volltextsuche — Suche über den Inhalt der Belege (laut bexio-Hilfe zuverlässig bis ca. 20 Seiten pro Dokument), statt nur über Dateiname und Datum. Nur Optima und Ultimate.
• GeBüV-Ablage (OriginVault) — die Zeitstempel-Technologie des Schweizer Partners OriginStamp für die revisionssichere Aufbewahrung. Nur Optima und Ultimate.
• Sammel-/Gesamtexport — das gebündelte Herausholen aller Dokumente ist ebenfalls an das Archiv gekoppelt — und selbst dort kein Self-Service (dazu gleich mehr).

Wer auf Basic oder Advanced sitzt, hat also weder eine Volltextsuche über Beleginhalte noch eine gebündelte Ablage. Was das Archiv genau kann, für wen es sich lohnt und welche Dritt-Archive es gibt, steht im Detail in unserem Deep-Dive zum bexio Dokumenten-Archiv. Und wie du überhaupt an alle Dokumente herankommst — mit oder ohne Archiv — zeigt der Vergleich der bexio Backup- und Export-Wege.

Lohnt sich das Upgrade auf Optima nur wegen des Dokumenten-Archivs?

Kurz: meistens nicht. Wer allein wegen des Archivs upgradet, kauft ein ganzes Paket für eine einzelne Funktion — und zahlt dafür jedes Jahr:

Von → Nach	Mehrkosten pro Monat	Pro Jahr
Basic (35) → Optima (69)	+CHF 34	+CHF 408
Advanced (42) → Optima (69)	+CHF 27	+CHF 324

(Jahresabrechnung; bei monatlicher Zahlweise bleibt die Differenz gleich, weil jedes Paket denselben CHF-10-Aufschlag trägt.)

Das rechnet sich, wenn du die übrigen Optima-Funktionen ohnehin brauchst — dann ist das Archiv ein inkludierter Bonus. Rein für die Belege lohnt es sich aus einem zweiten Grund selten:

Beide Wege machen Belege durchsuchbar — aber nur der eigene Drive-Spiegel gehört dir und übersteht die Kündigung, auf jedem bexio-Paket.

Denn das Optima-Archiv löst das Eigentumsproblem nicht. Die Dokumente liegen weiterhin in bexio, im selben Vertrag wie deine Buchhaltung. Endet der Vertrag, endet der Zugriff — beim Dokumenten-Archiv nach einer 30-Tage-Frist mit unwiderruflicher Löschung (für die übrigen Kundendaten bleibt dir laut AGB Ziff. 5.7 ein Monat). Und einen Export auf Knopfdruck gibt es auch mit Archiv nicht: Einzelne Dokumente lädst du selbst herunter, der Gesamtexport des Dokumenten-Archivs kostet pauschal CHF 450 über den bexio-Support.

Wann sich das Upgrade auf Optima lohnt — und wann nicht:

• Lohnt sich: wenn du die übrigen Optima-Funktionen (mehr Nutzer, weitere Automatisierung) ohnehin brauchst. Dann ist das Archiv gratis dazu.
• Lohnt sich nicht: wenn dein einziger Grund die Belegablage, die Volltextsuche oder eine kündigungssichere Kopie ist. Das bekommst du paketunabhängig — siehe unten.

Das empfiehlt bexio übrigens selbst: «Wir empfehlen generell die Belege jeweils ausserhalb von bexio zusätzlich aufzubewahren» (Hilfeartikel 000001647). Genau da liegt der Punkt, den kein Paket-Upgrade löst.

bexio behalten, die Dokumente besitzen — auf jedem Paket

Das Eigentum an den Belegen hängt nicht am Paket. Ob Basic oder Ultimate: Solange die Dokumente nur in bexio liegen, gehören sie dir bloss, solange der Vertrag läuft. Ein Spiegel in dein eigenes Google Drive dreht das um — und funktioniert auf jedem bexio-Paket gleich, auch auf Basic.

quintio verbindet sich mit deinem bexio-Login, lädt den kompletten Verlauf (neueste Belege zuerst) und hält den Drive-Ordner danach laufend aktuell — Posteingang-Belege, Rechnungs-PDFs, alles durchsuchbar über Googles eingebaute OCR-Suche (wie die Verbindung funktioniert). Der Unterschied ist strukturell: Der Ordner gehört dir. Kündigst du quintio, bleibt jeder Beleg in deinem Google-Konto liegen. Kündigst du irgendwann bexio, sind deine Belege längst draussen.

Damit bekommst du die Volltextsuche, für die bexio erst ab Optima CHF 69 verlangt, auf jedem Paket — und obendrein eine kündigungssichere Kopie. quintio kostet in der Beta CHF 19 pro verbundenem Mandat und Monat, exkl. MWST und monatlich kündbar — inklusive vollständigem Backfill und ohne Volumen-Limite. Zur Aufbewahrungspflicht: Google Drive erfüllt die technischen Voraussetzungen, digitale Belege revisionssicher sowie OR-, GeBüV- und steuerkonform abzulegen. Wichtig dabei: Eine staatliche GeBüV-Zertifizierung gibt es nicht, und die geordnete Ablage bleibt deine Aufgabe. quintio ist ein Spiegel, kein Archivsystem — bexio bleibt dein System of Record.

Häufige Fragen (FAQ)

Was kostet bexio 2026? Bei jährlicher Zahlweise CHF 35 (Basic), CHF 42 (Advanced), CHF 69 (Optima) und CHF 119 (Ultimate) pro Monat, exkl. MWST; bei monatlicher Abrechnung je CHF 10/Mt. mehr (bexio Pakete & Preise, Stand August 2026).

Welches bexio-Paket ist das richtige für mich? Richte dich nach den Buchhaltungs-Funktionen, die du täglich nutzt: Basic für wenige Belege, Advanced für den Bankabgleich und Lieferantenrechnungen, Optima für Lager, Projektzeiten und das Dokumenten-Archiv, Ultimate für grössere Teams. Ein einzelnes Feature ist selten ein guter Upgrade-Grund.

Was bekomme ich unter dem Optima-Paket bei bexio nicht? Vier Belegfunktionen fehlen in Basic und Advanced ganz: Dokumenten-Archiv, OCR-Volltextsuche, GeBüV-Ablage (OriginVault) und der Sammel-/Gesamtexport. Erst Optima (CHF 69) schaltet sie frei.

Ist der Bankabgleich im bexio-Basic-Paket enthalten? Nein. In Basic legst du Bankkonten und QR-Einzahlungsscheine an, aber der automatische Abgleich offener Rechnungen und die Schnittstellen zum E-Banking von über 40 Banken beginnen erst bei Advanced (CHF 42). Das ist einer der beiden Punkte, an denen sich Basic und Advanced für die tägliche Arbeit wirklich unterscheiden — der andere ist das Erfassen von Lieferantenrechnungen.

Was hat bexio vor der Umstellung gekostet? Bis Ende Februar 2026 gab es drei Pakete: Starter CHF 35, Pro CHF 65 und Pro+ CHF 115 pro Monat bei jährlicher Zahlweise (exkl. MWST). Pro wurde zu Optima (CHF 69), Pro+ zu Ultimate (CHF 119) — je CHF 4 mehr. Der alte Starter-Umfang liegt heute in Advanced (CHF 42), während das neue Basic denselben Preis von CHF 35 behält, aber ohne Bankabgleich, Lieferantenrechnungen, Produktverwaltung und Belegscan auskommt.

Sind die bexio-Pakete 2026 neu geordnet worden? Ja. Seit dem 1. März 2026 heissen die Pakete Basic, Advanced, Optima und Ultimate; bestehende Konten wurden automatisch auf das jeweils passende Paket umgestellt. Dabei haben sich auch Funktionsgrenzen verschoben — Lagerverwaltung und Projektzeiterfassung liegen heute bei Optima, der automatische Bankabgleich bei Advanced.

Gibt es das Dokumenten-Archiv als Add-on für Basic oder Advanced? Nein (Stand August 2026). Im offiziellen Paketvergleich ist es für Basic und Advanced nicht einmal als Option geführt — es ist an Optima und Ultimate gebunden.

Lohnt sich Optima nur wegen des Dokumenten-Archivs? Meistens nicht: Basic → Optima kostet +CHF 408 pro Jahr, Advanced → Optima +CHF 324. Und das Archiv liegt weiter in bexio und wird nach der Kündigung gelöscht (30 Tage). Wer nur Belege durchsuchen und sichern will, fährt mit einem Spiegel ins eigene Drive günstiger und exit-sicher.

Kann ich meine bexio-Belege ohne Optima durchsuchbar machen? Ja. Spiegelst du die Dokumente in dein eigenes Google Drive, durchsucht Googles OCR jeden Beleg im Inhalt — das funktioniert mit jedem bexio-Paket, auch Basic, ganz ohne Upgrade auf Optima.

Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn ich bexio kündige? Du hast nach Vertragsende einen Monat, um die Herausgabe zu verlangen; danach löscht bexio die Kundendaten unwiderruflich (beim Dokumenten-Archiv nach 30 Tagen). Eine Kopie, die dir bleibt, entsteht nur, wenn du die Belege vorher heraussicherst.

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quintio.ch spiegelt alle Dokumente aus bexio kontinuierlich in dein eigenes Google Drive — durchsuchbar, mit OCR, ohne Aufwand. Funktioniert mit jedem bexio-Paket, von Basic bis Ultimate. Kostenlos testen → Anmelden, bexio verbinden — die ersten Dokumente synchronisieren gratis. Keine Kreditkarte nötig.

Hinweis zur Unabhängigkeit: quintio.ch ist das Produkt der Autoren. Für keine der genannten Lösungen bestehen Affiliate-Beziehungen; alle Preise stammen von den verlinkten Anbieterseiten (Stand August 2026).

Quellen

• bexio Pakete & Preise (Stand August 2026) — Monatspreise Basic/Advanced/Optima/Ultimate, jährliche vs. monatliche Zahlweise
• bexio Paketvergleich (PDF) (Stand 28.05.2026) — Funktionsabgrenzung je Paket: Dokumenten-Archiv nur Optima/Ultimate, automatischer Bankabgleich ab Advanced, Lager und Projekt-/Zeiterfassung ab Optima, Nutzerzahlen 1/2/5/25
• bexio: Dokumenten-Archiv (Produktseite) — «Das Dokumenten-Archiv ist in den beiden bexio-Paketen Optima und Ultimate inkludiert»
• bexio-Hilfe 000002493 «Neue Pakete – Verfügbar ab 1. März 2026» — Paketumstellung, automatische Migration bestehender Konten
• bexio-Medienmitteilung, 10.3.2026 — Start des Dokumenten-Archivs am 1. März 2026, Optima/Ultimate
• bexio-Preisseite, archivierte Fassung vom 26.02.2026 (Internet Archive) — das Lineup vor der Umstellung: Starter CHF 35/45, Pro CHF 65/75 (bis 3 Nutzer), Pro+ CHF 115/125 (bis 25 Nutzer), Listenpreise exkl. MWST
• Leistungsbeschreibung Dokumenten-Archiv (PDF, Stand 1.3.2026) — CHF-450-Gesamtexport, 30-Tage-Frist, OriginVault
• bexio AGB (PDF) — Ziff. 5.7 (Datenherausgabe, Löschung nach einem Monat)
• bexio-Hilfe 000001647 — Empfehlung, Belege ausserhalb von bexio aufzubewahren; Einzeldownload
• bexio-Hilfe 000002502 «Dokumenten-Archiv» — OCR bis ~20 Seiten, Treuhänder-Zugriff