bexio Dokumenten-Archiv: Funktionen, Kosten — und die Alternative für Basic & Advanced
Was das bexio Dokumenten-Archiv kann, was es kostet — und wann ein Spiegel ins eigene Google Drive die bessere Wahl ist.
Von Roman Brüngger — Treuhänder mit eidg. Fachausweis · Gründer rombro ag
Stand: Juli 2026
Die kurze Antwort: Das Dokumenten-Archiv ist bexios GeBüV-konformes Archiv mit Volltextsuche, verfügbar seit dem 1. März 2026 — enthalten aber nur in den Paketen Optima (CHF 69/Mt.) und Ultimate (CHF 119/Mt.); im offiziellen Paketvergleich steht bei Basic und Advanced schlicht «–», ein Einzel-Add-on gibt es nicht. Wer Basic (CHF 35) oder Advanced (CHF 42) nutzt, hat weiterhin kein Archiv, keine Volltextsuche und keinen Sammel-Export. Die Alternativen: aufs teurere Paket wechseln (+CHF 324/Jahr von Advanced auf Optima), ein Dritt-Archiv abonnieren (swiDOC, Triboni, DocuWare) — oder die Belege automatisch ins eigene Google Drive spiegeln, wo Volltextsuche nichts extra kostet.
Transparenz vorab: Die letztgenannte Lösung, quintio, ist unser eigenes Produkt. Wir legen offen, wofür es die beste Wahl ist — und wo das native Archiv oder ein Dritt-Archiv besser passt.
Was das Dokumenten-Archiv kann
bexio hat damit eine der ältesten Kundenforderungen adressiert — der Ideenportal-Eintrag «Download aller Belege zur Ablage» von 2018 sammelte 220 Stimmen (Stand Juni 2021, archiviert). Das Archiv bietet laut Produktseite, Medienmitteilung und Hilfe:
- GeBüV-konforme, revisionssichere Ablage mit der Zeitstempel-Technologie «OriginVault» des Schweizer Partners OriginStamp AG — was die GeBüV verlangt
- OCR-Volltextsuche (laut bexio-Hilfe zuverlässig bis ca. 20 Seiten pro Dokument) plus Tags zur Organisation
- Berechtigungsverwaltung und automatische Löschvorschläge nach Fristablauf; Aktivierung durch den Super Admin
- In bexio zugewiesene Treuhänder erhalten automatisch Zugriff auf das Archiv
Für Firmen auf Optima/Ultimate mit formalen Archivierungsanforderungen ist das eine echte Verbesserung. Eine wichtige Einschränkung nennt die Leistungsbeschreibung selbst: bexio garantiert die GeBüV-Konformität «ausschliesslich für Dokumente, die ab dem 1. März 2026 direkt im Dokumenten-Archiv gespeichert werden» — für Altbestände bleibt der Nachweis beim Kunden.
Was es nicht kann — auch auf Optima/Ultimate
- Die Dokumente verlassen bexio nicht. Kein Export nach Google Drive oder OneDrive, kein Sync in deine eigene Ablage. Selbst mit Archiv gilt: Einzelne Dokumente lädst du selbst herunter; der Gesamtexport kostet pauschal CHF 450 über den bexio-Support (Leistungsbeschreibung, Abschnitt «Datenexport»). Beim Anbieterwechsel stehst du vor demselben Problem wie zuvor (alle Export-Optionen).
- Kein Backup im eigentlichen Sinn. Archiv und Buchhaltung liegen beim selben Anbieter, im selben Vertrag. Endet der Vertrag, endet der Zugriff — beim Dokumenten-Archiv nach einer 30-Tage-Frist mit unwiderruflicher Löschung.
- Externe bleiben aussen vor. Dein in bexio zugewiesener Treuhänder erhält zwar automatisch Archiv-Zugriff — Teilen mit der Bank, der Versicherung oder einem externen Prüfer heisst aber weiterhin: einloggen, suchen, herunterladen, mailen.
Die Rechnung für Basic- und Advanced-Kunden
Wer nur wegen des Archivs upgraden würde, zahlt dafür deutlich (Preisseite, Jahresabrechnung; monatliche Abrechnung je CHF 10/Mt. teurer):
| Von → Nach | Mehrkosten pro Monat | Pro Jahr |
|---|---|---|
| Basic (35) → Optima (69) | +CHF 34 | +CHF 408 |
| Advanced (42) → Optima (69) | +CHF 27 | +CHF 324 |
Dazu kommen mit Optima weitere Funktionen — aber wer die nicht braucht, kauft ein teures Gesamtpaket für eine einzelne Funktion. Welches Paket sich für welchen Bedarf rechnet, zeigen die bexio-Preise 2026 im Überblick.
Die Alternativen im Vergleich
| Lösung | Volltextsuche | Speicherort | Exit-sicher? | Kosten |
|---|---|---|---|---|
| quintio.ch (unser Produkt) | ✅ (Google-OCR in Drive) | Dein eigenes Google Drive | ✅ Ordner bleibt dir | Abo pro Mandant (⚠️ Preis eintragen) |
| Upgrade auf Optima | ✅ (im Archiv, bis ~20 Seiten) | bexio | ❌ (Gesamtexport CHF 450) | +CHF 324–408/Jahr |
| swiDOC | ✅ (OCR) | Schweizer Rechenzentrum (ISO 27001) | teilweise (zweiter Anbieter) | CHF 18.90–99/Mt. |
| Triboni Drive for bexio | ✅ (OCR) | Triboni-Cloud (50 GB inkl.) | teilweise (zweiter Anbieter) | ab CHF 39/Mt. |
| DocuWare für bexio | ✅ | DocuWare-Cloud | teilweise (zweiter Anbieter) | CHF 49/Mt. |
Zwei ehrliche Fussnoten zu den Dritt-Archiven: swiDOC ist durch die Schweizer Prüfstelle KRM GeBüV-zertifiziert, synchronisiert laut eigener Angabe aber «automatisch einmal pro Woche» und räumt ein, dass ein vollautomatischer Abgleich sämtlicher Dokumente «aktuell noch nicht möglich» ist, «da bexio die entsprechenden Schnittstellen noch nicht zur Verfügung stellen kann» (swidoc.ch). Und strukturell gilt für alle drei: Du ersetzt die Abhängigkeit von bexio durch die Abhängigkeit von einem zweiten Archiv-Anbieter.
quintio.ch legt die Dokumente stattdessen dorthin, wo sie niemand mehr wegnehmen kann — in dein eigenes Google-Konto, durchsuchbar über Googles eingebaute OCR-Volltextsuche, teilbar per einfacher Ordner-Freigabe (wie die Verbindung funktioniert).
Fairerweise: quintio ist ein Spiegel, kein «zertifiziertes» Archivsystem — für die GeBüV-Konformität braucht es ein solches Zertifikat allerdings nicht (unsere Einordnung). Wer zusätzlich ein privates Zertifikat mit Zeitstempel wünscht (interne Vorgabe, regulierte Branche), kombiniert das native Archiv oder ein zertifiziertes Dritt-Archiv mit einem eigenen Spiegel als Verlustschutz und Exit-Kopie. Auch bexio selbst empfiehlt übrigens, «die Belege jeweils ausserhalb von bexio zusätzlich aufzubewahren» (Hilfeartikel 000001647).
Welche Lösung für wen?
- Wähl das Optima-Upgrade, wenn du die weiteren Optima-Funktionen ohnehin brauchst — dann ist das Archiv ein inkludierter Bonus statt ein CHF-324-Aufpreis.
- Wähl swiDOC oder Triboni, wenn ein Archiv mit privatem Zertifikat deine Hauptanforderung ist und ein zweites Anbieter-Abo akzeptabel.
- Wähl DocuWare, wenn du ein DMS mit Freigabe-Workflows im Unternehmen einführen willst — das ist eine andere Liga (und ein anderes Budget).
- Wähl quintio, wenn du Volltextsuche und eine kündigungssichere Kopie willst, ohne das Paket zu wechseln oder ein weiteres Archiv zu mieten: Kostenlos testen → Mit bexio anmelden, die ersten Dokumente synchronisieren gratis. Keine Kreditkarte nötig.
Häufige Fragen (FAQ)
In welchen bexio-Paketen ist das Dokumenten-Archiv enthalten? Nur in Optima (CHF 69/Mt.) und Ultimate (CHF 119/Mt.), Jahresabrechnung. Basic und Advanced haben kein Dokumenten-Archiv und keine Volltextsuche über Belege.
Gibt es das Dokumenten-Archiv als Einzel-Add-on für Basic/Advanced? Nein (Stand Juli 2026). Im offiziellen Paketvergleich ist es für Basic/Advanced nicht einmal als «optional» geführt — anders als etwa die Lohnbuchhaltung.
Ist das Dokumenten-Archiv im kostenlosen 30-Tage-Test enthalten? Ja — die Testversion umfasst den Ultimate-Funktionsumfang inklusive Dokumenten-Archiv (am Live-Konto verifiziert, Stand Juli 2026).
Was kostet bexio im Monat? Bei Jahresabrechnung: Basic CHF 35, Advanced CHF 42, Optima CHF 69, Ultimate CHF 119 pro Monat; bei monatlicher Abrechnung je CHF 10 mehr (Preisseite, Stand Juli 2026).
Bekomme ich mit dem Dokumenten-Archiv meine Belege leichter aus bexio heraus? Nein. Das Archiv verbessert Suche und Revisionssicherheit innerhalb von bexio. Beim Export bleibt es bei Einzeldownloads — der Gesamtexport ist eine Support-Dienstleistung für pauschal CHF 450 (Leistungsbeschreibung).
Was ist die günstigste Volltextsuche über alle bexio-Belege? Die Belege automatisch ins eigene Google Drive spiegeln (quintio.ch) und Googles OCR-Suche nutzen — funktioniert mit jedem bexio-Paket, auch Basic.
quintio.ch spiegelt alle Dokumente aus bexio kontinuierlich in dein eigenes Google Drive — durchsuchbar, mit OCR, ohne Aufwand. Funktioniert mit jedem bexio-Paket. Kostenlos testen →
Hinweis zur Unabhängigkeit: quintio.ch ist das Produkt der Autoren. Für keine der genannten Lösungen bestehen Affiliate-Beziehungen; alle Preise stammen von den verlinkten Anbieterseiten (Stand Juli 2026).
Quellen
- bexio: Dokumenten-Archiv (Produktseite) · Preisseite · Paketvergleich (PDF)
- Leistungsbeschreibung Dokumenten-Archiv (PDF, Stand 1.3.2026) — CHF-450-Gesamtexport, 30-Tage-Frist, GeBüV-Garantie-Umfang
- bexio-Hilfe 000002502 «Dokumenten-Archiv» — OCR bis ~20 Seiten, Treuhänder-Zugriff, Export gegen Gebühr
- bexio-Medienmitteilung, 10.3.2026 — Launch, OriginStamp/«OriginVault», Optima/Ultimate
- swidoc.ch/de/bexio · Triboni Drive (Marketplace)
- bexio-Ideenportal FIBU-I-183 (Wayback, Juni 2021)
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