bexio Backup & Export 2026: Alle Optionen im Vergleich

Stand: Juli 2026 · Zuletzt geprüft: Juli 2026

Du kennst den Moment: Die Steuerrevision will die Belege von 2023, ein Kunde braucht den Liefervertrag von damals, oder du überlegst den Wechsel — und stellst fest, dass deine Dokumente Datei für Datei in bexio stecken. Die kurze Antwort: bexio hat keinen Self-Service-Komplettexport. Journal und Kontakte gehen als Excel raus, Verkaufsdokumente als Multi-PDF — aber für den Posteingang schreibt bexios eigene Hilfe: «…dass die von Ihnen hochgeladenen Dateien nur einzeln heruntergeladen werden können» (Hilfeartikel 000001647). Den vollständigen Export gibt es als Support-Dienstleistung — beim Dokumenten-Archiv gemäss offizieller Leistungsbeschreibung für pauschal CHF 450, pro Ausführung. Wie du speziell den Posteingang rausbekommst — manuell, per Support oder automatisch — zerlegt bexio Posteingang exportieren im Detail. Wer seine Dokumente laufend gesichert, durchsuchbar und im eigenen Besitz haben will, braucht eines der acht Werkzeuge in diesem Vergleich.

Der Unterschied in einem Bild: bexios Bordmittel geben den Posteingang nur Datei für Datei her — ein Spiegel bringt alles automatisch und durchsuchbar in dein eigenes Google Drive.

Transparenz vorab: quintio ist unser eigenes Produkt. Wir führen es an erster Stelle, weil wir es für die beste Lösung für einen konkreten Fall halten — bexio-Nutzer, die alle Dokumente laufend im eigenen Google Drive haben wollen — und wir legen die Gründe offen, inklusive der Fälle, in denen eine andere Lösung besser passt (direkt dorthin).

So haben wir verglichen: Vollständigkeit (Posteingang + Rechnungen + Verlauf), Speicherort und Eigentum, Automatisierungsgrad, Durchsuchbarkeit, Preis-Leistung, Exit-Sicherheit. Alle Preise in CHF, Stand Juli 2026, mit Quellen am Artikelende.

Die 8 Optionen im Überblick

Der entscheidende Unterschied ist nicht die Funktion, sondern der Speicherort — und wem er gehört.

Lösung	Am besten für	Speicherort	Preis (Stand Juli 2026)	Grenzen
quintio.ch	Laufender Spiegel aller Dokumente im eigenen Google Drive, Volltextsuche inklusive	Dein Google Drive	CHF 19 pro Mandat/Monat (Beta) · Backfill inkl., ohne Limite	Kein «zertifiziertes» Archivsystem (braucht es nicht); heute nur Google Drive
Manueller Export (Bordmittel)	Kleine Bestände, Teil-Exporte	Dein Computer	Inklusive	Posteingang nur Datei für Datei
bexio-Support-Export	Finaler Export bei Kündigung	ZIP-Übergabe	Archiv: CHF 450 pauschal; Posteingang: kein publizierter Preis	Einmal-Snapshot, danach wieder ungesichert
Export-Dienstleister (z. B. Treuhänder)	Einmal-Export ohne Eigenaufwand	Nach Vereinbarung	Nach Aufwand	Einmal-Snapshot
RESTORE-IT (Sileo AG)	Disaster-Recovery-Absicherung	Sileo-Rechenzentren (CH)	CHF 9/29/59 pro Monat	Kein Direkt-Restore, kein durchsuchbares Arbeitsarchiv
swiDOC	Formales, KRM-zertifiziertes Compliance-Archiv	Schweizer RZ (ISO 27001)	CHF 18.90–99 pro Monat	Wöchentlicher Sync; nicht alle Dokumenttypen; Dritt-Cloud
Triboni Drive for bexio	Vollwertiges DMS mit Workflows	Triboni-Cloud	ab CHF 39 pro Monat	Dritt-Cloud; 50 GB inkludiert
Zapier / Make / eigene API	Bastler mit Teilproblem	z. B. dein Drive	Zapier ab USD 19.99/Mt.; Make ab gratis	Zapier: kein Posteingang; Make/API: Eigenbau + Wartung

Der Funktionsvergleich: Wer kann was?

Wer kann was — quintio, RESTORE-IT, swiDOC, Triboni, Zapier/Make und die Bordmittel im direkten Vergleich (Stand Juli 2026).

Funktion	quintio.ch	RESTORE-IT	swiDOC	Triboni	Zapier/Make	Bordmittel
Posteingang-Belege gesichert	✅	✅	◐¹	✅	❌	◐ (einzeln)
Rechnungs-PDFs inkl. Verlauf	✅	✅	✅	✅	◐ (nur neue)	✅ (Multi-PDF)
Automatisch & laufend	✅ kontinuierlich	✅ (14 T./wö./tägl.)	✅ (wöchentlich)	✅	◐	❌
Rückwirkender Backfill	✅	✅	✅ (bis 10 Jahre)	✅	❌	◐
Volltextsuche über Beleginhalte	✅ (Google-OCR)	❌	✅	✅	❌	❌
Speicher in deinem Besitz	✅	❌	❌	❌	✅²	✅
Bleibt nach Kündigung bei dir	✅	❌	❌	❌	✅²	✅
Einrichtung ohne Bauen & Warten	✅	✅	✅	✅	◐	✅
Privates Archiv-Zertifikat	❌	❌³	✅ (KRM)	✅	❌	❌

◐ = teilweise. ¹ swiDOC übernimmt Debitorenrechnungen und Anhänge (Kreditoren, Aufwände, Buchungen) — nicht den rohen Posteingang; ein Komplett-Sync ist laut swiDOC mangels bexio-Schnittstellen «aktuell noch nicht möglich». ² Gilt nur für das, was Zapier kopiert hat: neue Verkaufsrechnungen — kein Posteingang, kein Verlauf. ³ Laut Sileo auf der Roadmap. Eine staatliche GeBüV-Zertifizierung existiert nicht — für die Konformität ist ein Zertifikat nicht erforderlich (unsere Einordnung). Quellen am Artikelende; Stand Juli 2026.

Das Muster ist deutlich: quintio ist die einzige Lösung, die alle Vollständigkeits-Kriterien erfüllt — und zugleich die einzige ohne privates Archiv-Zertifikat. Für die GeBüV-Konformität braucht es keines — wer trotzdem eines wünscht, kombiniert (wann quintio nicht reicht).

1. quintio.ch — alle bexio-Dokumente laufend in deinem eigenen Google Drive

Das Endergebnis zuerst: Drei Wochen nach der Einrichtung denkst du nicht mehr an quintio. Du tippst «Bosch» oder «847.30» in die Google-Drive-Suche und der Beleg ist da — am Laptop, am Handy, oder bei deinem Treuhänder, dem du den Ordner einmal freigegeben hast. Kein bexio-Login, kein Scrollen durch Scan_20260412_093322.pdf, keine E-Mail «kannst du mir schnell die Quittung schicken?».

Von bexio über quintio in dein eigenes Google Drive — mit bexio-Login verbunden, per drive.file-Scope minimal berechtigt.

So kommst du dahin: Mit bexio anmelden, Drive-Ordner wählen — fertig. quintio lädt den kompletten Verlauf (neueste Dokumente zuerst; die ersten Belege erscheinen nach wenigen Minuten) und hält den Ordner danach kontinuierlich aktuell: Posteingang-Belege unter Posteingang/Jahr/Monat, Rechnungs-PDFs unter Rechnungen/Jahr. Die Volltextsuche musst du nicht kaufen — sie ist in Drive eingebaut. Google dokumentiert offiziell: «Drive automatically indexes documents for search … including text documents, PDFs, images with text» (developers.google.com).

Und das Risiko? Es ist strukturell umgekehrt zu allem anderen in diesem Vergleich: Der Ordner gehört dir. Kündigst du quintio, bleibt jeder Beleg in deinem Google-Konto liegen. Kündigst du bexio, ist dein Archiv längst draussen. Du testest das, bevor du bezahlst — die ersten Dokumente synchronisieren gratis, ohne Kreditkarte.

Stärken

• Der einzige Dienst im Vergleich, der alle Dokumente — inklusive Posteingang — kontinuierlich in kundeneigenen Speicher spiegelt
• Kompletter historischer Backfill, danach laufend aktuell
• Volltextsuche über Beleginhalte via Google-OCR, ohne Zusatzkosten, mit jedem bexio-Paket — auch Basic/Advanced ohne natives Dokumenten-Archiv (was die bexio-Pakete kosten)
• Minimaler Zugriff: Google-Berechtigung drive.file — quintio sieht nur den gewählten Ordner, Dokumente werden durchgereicht und nie bei uns gespeichert

Grenzen

• Kein «zertifiziertes» Archivsystem — für die GeBüV-Konformität ist ein Zertifikat nicht erforderlich (unsere Einordnung); quintio ist die Kopie in deiner Hand, bexio bleibt das führende System
• Heute nur Google Drive; OneDrive/SharePoint ist geplant, aber nicht verfügbar
• Junges Produkt (lanciert 2026) — dafür mit einem Treuhandbüro mit über 100 bexio-Mandaten als Mitgründer im täglichen Einsatz

Wähl quintio, wenn du deine Dokumente laufend, durchsuchbar und kündigungssicher bei dir haben willst — nicht in noch einem fremden Archiv.

Kostenlos testen auf quintio.ch → Mit bexio anmelden, die ersten Dokumente synchronisieren gratis. Keine Kreditkarte nötig.

2. Manueller Export mit Bordmitteln

Ehrlich: Für Journal, Kontakte und Verkaufsdokumente sind bexios Bordmittel brauchbar — Excel-Export und «Multi-PDF» im Stapel funktionieren. Die Grenze ist der Posteingang: Jede eingescannte Quittung wird einzeln über das Drei-Punkte-Menü heruntergeladen. Ein Nutzer im bexio-Ideenportal brachte es auf den Punkt: «Ich denke nicht, dass es jemandem in den Sinn kommt, tausende von einzelnen Dateien manuell abzuholen» (FIBU-I-183, archiviert).

Wähl die Bordmittel, wenn du wenige Dokumente hast oder nur Journal und Kontakte sichern willst.

3. Komplettexport durch den bexio-Support

Für die Sicherung aller Posteingang-Dateien verweist bexio auf den Support: «Wir bieten Ihnen gerne einen Service an, exportieren die Daten für Sie und stellen Ihnen diese zur Verfügung» — ohne publizierten Preis (die AGB Ziff. 5.6 erlauben eine «Aufwandsentschädigung»). Beim Dokumenten-Archiv ist der Preis offiziell: «Ein vollständiger Datenexport wird pauschal mit CHF 450 verrechnet» (Leistungsbeschreibung, Stand 1.3.2026). Zum Einordnen: CHF 450 für einen einzigen Snapshot deiner eigenen Dokumente — jedes weitere Mal kostet wieder. Alternativ übernehmen Export-Dienstleister (typisch: Treuhandbüros mit API-Zugang) denselben Job nach Aufwand.

Wähl den Support-Export, wenn du bexio verlässt und vorher nie vorgesorgt hast — einmal zahlen, ZIP erhalten, Kapitel abschliessen.

4. RESTORE-IT Backup (Sileo AG)

Die etablierte Backup-Lösung im bexio Marketplace, und in ihrer Disziplin solide: Starter CHF 9/Mt. (Sicherung alle 14 Tage), Professional CHF 29 (wöchentlich), Premium CHF 59 (täglich), gespeichert in den Sileo-eigenen Rechenzentren in Fahrwangen (AG) und St. Gallen (sileo.swiss). Gesichert werden laut Sileo «die Datenbank (exkl. Lohnbuchhaltung), Dokumente wie Spesen, Quittungen etc. und Kontakte».

Fürs Erwartungsmanagement: Ein Direkt-Restore in bexio existiert nicht — du exportierst aus dem Backupportal (ZIP bzw. bei Premium PDF/CSV/vCard) und fügst manuell wieder ein; die Backups selbst werden je nach Abo 30 Tage, 6 Monate oder 10 Jahre aufbewahrt. Es ist eine Versicherung gegen den Totalausfall, kein Arbeitsarchiv: durchsuchen, teilen, unterwegs öffnen — dafür ist es nicht gebaut.

Wähl RESTORE-IT, wenn du primär den Katastrophenfall absichern willst und die Kopie dafür nicht selbst besitzen musst.

5. swiDOC

Wer ein formales Compliance-Archiv braucht, findet hier die spezialisierte Lösung: durch die Schweizer Prüfstelle KRM GeBüV-zertifiziert, OCR-Volltextsuche, gehostet in einem ISO-27001-Rechenzentrum in der Schweiz, CHF 18.90–99/Mt. (swidoc.ch). Übernommen werden Debitorenrechnungen sowie Anhänge von Kreditorenrechnungen, Aufwendungen und manuellen Buchungen — «automatisch einmal pro Woche im Hintergrund».

Zwei Grenzen benennt swiDOC selbst: Der Sync deckt nicht alles ab — ein vollautomatischer Abgleich sämtlicher Dokumente «ist aktuell noch nicht möglich, da bexio die entsprechenden Schnittstellen noch nicht zur Verfügung stellen kann». Und das Archiv liegt bei swiDOC: Du tauschst die Abhängigkeit von bexio gegen die von einem zweiten Anbieter.

Wähl swiDOC, wenn Revisionssicherheit mit Zertifikat deine Hauptanforderung ist und ein Wochen-Rhythmus genügt.

6. Triboni Drive for bexio

Trotz des Namens kein Google Drive — «Drive» ist der Produktname der Triboni AG. Die Archiv-/DMS-Suite übernimmt laut Marketplace-Listing «alle bexio-Belege und erstellt automatisch eine entsprechende Ablagestruktur», synchronisiert kontinuierlich, bietet OCR-Volltextsuche und GeBüV-konforme Archivierung — in der Triboni-Cloud mit 50 GB inkludiertem Speicher, ab CHF 39/Mt. (bexio Marketplace). Funktional die vollständigste Dritt-Archiv-Lösung — mit derselben strukturellen Eigenschaft wie swiDOC: Die Dokumente liegen bei einem Dritten (zur Namensverwechslung).

Wähl Triboni, wenn du ein vollwertiges DMS mit Freigabe-Workflows suchst und eine weitere Anbieter-Cloud akzeptierst.

7. Zapier, Make oder die eigene API-Lösung

Die bexio-App von Zapier bietet sieben Trigger — keinen für Dateien; der Posteingang lässt sich nur beschreiben, nicht auslesen (zapier.com/apps/bexio). Neue Verkaufsrechnungen als PDF nach Drive kopieren geht (ab USD 19.99/Mt. für Multi-Step-Zaps); rückwirkend passiert nichts — Zapiers «Transfer»-Funktion für Altdaten unterstützt bexio nicht. Make hat Datei-Module («Watch Files», «Download a File», ab Gratisplan) — aber Ablagestruktur, Fehlerbehandlung, Backfill und Wartung baust du selbst. Dasselbe gilt für die offene bexio-API (docs.bexio.com): machbar, aber ein kleines Softwareprojekt, das jahrelang betrieben werden will.

Wähl den Eigenbau, wenn du Entwicklungskapazität hast und eine Speziallogik brauchst, die kein Produkt abdeckt.

Wann quintio nicht die richtige Wahl ist

Ehrliche Selbstauskunft — in diesen Fällen bist du woanders besser bedient:

• Du willst nur einmalig exportieren (z. B. bei der Kündigung): Der Support-Export oder ein Export-Dienstleister ist dann schlicht günstiger als ein Abo — quintio lohnt sich durch den laufenden Betrieb.
• Du willst ein privates Archiv-Zertifikat als zusätzliche Absicherung (interne Vorgabe, regulierte Branche): Nimm swiDOC oder das native Dokumenten-Archiv — gern mit quintio als Zweitkopie, aber das Zertifikat liefern die anderen. Für die GeBüV-Konformität nötig ist es nicht (unsere Einordnung).
• Deine Firma lebt in Microsoft 365 / SharePoint: Warte auf unsere OneDrive-Unterstützung oder wähl einstweilen RESTORE-IT als Absicherung — ein Google-Konto nur für den Spiegel anzulegen, ist ein Umweg.
• Du willst gar keine Kopie ausser Haus: Dann bleibt der manuelle Export auf den eigenen Rechner der einzige konsequente Weg.

Warum überhaupt vorsorgen? Die Fakten

Exit-Sicherheit heisst: Der Vertrag kann enden — dein Archiv nicht.

1. bexio empfiehlt es selbst: «Wir empfehlen generell die Belege jeweils ausserhalb von bexio zusätzlich aufzubewahren.» (help.bexio.com, Artikel 000001647)
2. Kündigung = Löschung: Nach Vertragsende bleibt laut AGB (Ziff. 5.7) ein Monat, um die Herausgabe der Daten zu verlangen — danach werden «sämtliche Daten des Kunden unwiderruflich» gelöscht (AGB, PDF); beim Dokumenten-Archiv gilt eine 30-Tage-Frist.
3. Die Aufbewahrungspflicht liegt bei dir: 10 Jahre, unabhängig vom Software-Abo (GeBüV einfach erklärt).
4. Der Sammel-Download fehlt seit 2018: 220 Stimmen im Ideenportal (Stand Juni 2021), bexios Antwort 2020: «Wir sehen den Wert einer solchen Funktion und werden das Thema weiterverfolgen» — gelöst hat es 2026 das Dokumenten-Archiv nicht: Der Gesamtexport kostet dort CHF 450, das Upgrade auf Optima CHF 324–408 pro Jahr.

Der Sammel-Download ist dabei nur der prominenteste Eintrag der alten Wunschliste — was das 2022 eingestellte Ideenportal sonst noch sammelte und was es heute dafür gibt.

Häufige Fragen (FAQ)

Hat bexio ein automatisches Backup? bexio sichert die eigene Infrastruktur (zwei Schweizer Rechenzentren, tägliche Backups — für die Verfügbarkeit von bexio, nicht als Kunden-Export). Einen automatischen Export der eigenen Daten bietet bexio nicht an.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich bexio kündige? Laut AGB (Ziff. 5.7) kannst du nach Vertragsende noch einen Monat lang die Herausgabe deiner Daten verlangen; danach löscht bexio sämtliche Kundendaten unwiderruflich. Beim Dokumenten-Archiv beträgt die Frist 30 Tage.

Kann ich den bexio-Posteingang komplett herunterladen? Nicht mit Bordmitteln — «nur einzeln», wie die bexio-Hilfe schreibt. Automatisiert geht es mit quintio.ch (Spiegel in dein eigenes Google Drive), RESTORE-IT (Backup ins Sileo-Rechenzentrum) oder swiDOC/Triboni (Dritt-Archiv).

Wie kann ich eine bexio-Rechnung herunterladen? Deine eigenen Kundenrechnungen: im Verkauf einzeln als PDF oder markiert als «Multi-PDF» im Stapel. Die Abo-Rechnungen von bexio an dich: in den Einstellungen unter deinem Vertrag/Paket.

Reicht Zapier für ein bexio-Backup? Nein. Zapier hat keinen Datei-Trigger — der Posteingang bleibt unerreichbar — und kopiert nur neu erstellte Verkaufsrechnungen, ohne Verlauf.

Erfüllt ein Google-Drive-Spiegel die Aufbewahrungspflicht? Ja — Google Drive erfüllt die technischen Voraussetzungen an eine revisionssichere, GeBüV-konforme Ablage, und der Spiegel liefert genau das, was die Sorgfaltspflichten praktisch verlangen: geordnete Ablage, Schutz vor Verlust und schnelle Auffindbarkeit über 10 Jahre. Den kleinen organisatorischen Rest regelst du selbst — die Einordnung unseres Treuhänders: Revisionssicherheit aus Treuhänder-Sicht.

---

quintio.ch spiegelt alle Dokumente aus bexio kontinuierlich in dein eigenes Google Drive — durchsuchbar, mit OCR, ohne Aufwand. Kostenlos testen → Mit bexio anmelden, die ersten Dokumente synchronisieren gratis. Keine Kreditkarte nötig.

Quellen

• bexio-Hilfe 000001647 «Daten sichern / Export der Dokumente» (Stand 27.08.2025)
• Leistungsbeschreibung Dokumenten-Archiv (PDF, Stand 1.3.2026) — CHF-450-Gesamtexport, 30-Tage-Löschfrist
• bexio AGB (PDF, Nov. 2024) — Ziff. 5.6/5.7
• sileo.swiss — RESTORE-IT Backup
• swidoc.ch/de/bexio · Preise
• Triboni Drive for bexio — bexio Marketplace
• Zapier bexio-Integrationen · Make bexio-Module
• Google Drive: automatische Indexierung
• bexio-Ideenportal FIBU-I-183 (Wayback-Archiv, Juni 2021)

Hinweis zur Unabhängigkeit: quintio.ch ist das Produkt der Autoren. Für keine der genannten Lösungen bestehen Affiliate-Beziehungen; alle Preise stammen von den verlinkten Anbieterseiten (Stand Juli 2026).