Alle Belege aus bexio herunterladen: die meistgewünschte Funktion, die es nie gab
Acht Jahre lang wünschten sich bexio-Nutzer einen ZIP-Download aller Belege fürs Geschäftsjahr — 277 Stimmen, nie umgesetzt, Ideenportal 2022 eingestellt. Wie du den kompletten Jahrgang heute trotzdem bekommst: automatisch, in deinem eigenen Google Drive.
Von Roman Brüngger — Treuhänder mit eidg. Fachausweis · Gründer rombro ag
Stand: Juli 2026 · Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Kann man in bexio alle Belege eines Geschäftsjahres auf einmal herunterladen? Nein — einen ZIP-Download aller Belege und Journale pro Geschäftsjahr gibt es in bexio bis heute nicht. Genau diese Funktion war mit 277 Stimmen einer der meistgewünschten Einträge im offiziellen bexio-Ideenportal — eingereicht 2018, 2020 mit «wir verfolgen das Thema weiter» beantwortet, nie umgesetzt; das Ideenportal selbst wurde 2022 eingestellt. Was die Community acht Jahre lang vergeblich wünschte, gibt es heute trotzdem — nur nicht als Knopf in bexio: quintio spiegelt alle bexio-Dokumente, inklusive Posteingang, fortlaufend in dein eigenes Google Drive. Am 31. Dezember ist der Jahrgang bereits komplett, geordnet und teilbar — ohne dass du einen einzigen Beleg von Hand herunterlädst.
277 Unternehmen wünschten sich einen Knopf, den es nie gab
Im April 2018 schrieb ein bexio-Kunde ins offizielle Ideenportal:
«Es wäre toll, die Möglichkeit zu haben, Ende Jahr alle Belege und Journale zum Geschäftsjahr als ZIP-File o.ä. herunterzuladen. So könnten wir die 10-jährige Aufbewahrungspflicht sicherstellen, ohne nebst bexio eine zweite komplette Ablage führen zu müssen.» — bexio-Ideenportal, April 2018
Die Idee traf einen Nerv: In den archivierten Ständen des Portals wuchs sie zwischen 2019 und 2022 von 94 auf 277 Stimmen und sammelte 38 Kommentare — quer durch alle Landessprachen. Die offizielle Antwort von bexio kam im Februar 2020 und blieb die einzige:
«Wir sehen den Wert einer solchen Funktion und werden das Thema weiterverfolgen.» — Offizielle bexio-Antwort im Ideenportal, Februar 2020
Danach: Status «Future consideration» bis zuletzt. 2022 hat bexio das Ideenportal eingestellt — die Stimmen sind weg, die Funktion kam nie. Die Zahlen und Zitate stammen aus archivierten Captures des öffentlich zugänglichen Portals (2019 bis 2022). Und der Belege-Download war kein Einzelfall: Was sonst noch ganz oben auf der bexio-Wunschliste stand — und was es heute dafür gibt, von der Orts-Ergänzung (511 Stimmen) bis zur elektronischen MWST-Einreichung (361 Stimmen).
Warum dieser Wunsch kein Nice-to-have ist
Die 38 Kommentare lesen sich wie ein Katalog der echten Risiken — vier davon kommen immer wieder:
1. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht. Geschäftsbücher und Buchungsbelege musst du 10 Jahre aufbewahren (Art. 958f OR) — alle Fristen im Detail. Die Belegablage in bexio ist aber an dein aktives Abo gebunden. Ein Kommentator brachte es schon 2019 auf den Punkt:
«Die Belegablage in bexio stellt ja keine Sicherung dar, denn wenn das Geschäft aufgelöst oder nicht mehr mit bexio arbeitet, sind auch die Belege nicht mehr abrufbar. Also die 10 Jahre werden so schwierig.» — Kommentar im bexio-Ideenportal, Mai 2019
bexio selbst empfiehlt in der eigenen Hilfe (Artikel 000001647): «Wir empfehlen generell die Belege jeweils ausserhalb von bexio zusätzlich aufzubewahren.»
2. Firma geschlossen — Belege weg. Der härteste Fall aus den Kommentaren:
«Ich habe meine Firma geschlossen und eine neue GmbH eröffnet … jetzt muss ich jeden einzelnen Beleg runterladen.» — Kommentar im bexio-Ideenportal, Dezember 2020
Nach der Kündigung läuft zudem die Uhr: bexio löscht die Daten einen Monat nach Vertragsende (bexio AGB Ziff. 5.7) — was das für einen Wechsel bedeutet.
3. Die Steuerrevision will alles, nicht einzelnes.
«Bei einer Steuerrevision muss ich ja alle Belege parat haben und nicht einzelne auf Abruf. Da wäre ein ZIP-Download für alle Belege per Monat oder Jahr sinnvoll.» — Kommentar im bexio-Ideenportal, Januar 2019
Wie du Belege für eine Prüfung sortiert bereitstellst, haben wir hier im Detail beschrieben.
4. Belege sollen nach Buchung benannt sein. Mehrere Kommentare wünschen sich
Dateinamen mit Buchungsbezug (Belegnummer, Konto, Datum) — weil die
Steuerverwaltung genau so nachfragt. Ein loser Ordner voller scan_0421.pdf
hilft bei der Prüfung wenig; eine saubere
Jahres-Ablagestruktur schon.
Was heute wirklich geht: die drei Optionen im Vergleich
Den ZIP-Knopf gibt es nicht — diese drei Wege gibt es. Den vollständigen Vergleich aller Export-Wege (inklusive API-Skript und Automatisierungs-Tools) findest du im grossen Export-Vergleich; hier die Kurzfassung fürs Jahresende:
| Option | Aufwand | Vollständig? | Kosten |
|---|---|---|---|
| Manuell: Beleg für Beleg herunterladen | Stunden bis Tage (je nach Belegvolumen) | Ja — wenn du nichts vergisst | Deine Zeit, jedes Jahr neu |
| Gesamtexport des Dokumenten-Archivs über den bexio-Support | Anfrage + Wartezeit | Nur das Dokumenten-Archiv; Posteingang separat als Support-Service | CHF 450 (Leistungsbeschreibung, Stand 1.3.2026); Posteingang-Export nach Aufwand |
| Automatischer Spiegel ins eigene Google Drive (quintio) | Einmal einrichten — anmelden, Ordner wählen, fertig | Alle Dokumente inklusive Posteingang, fortlaufend | Abo (Preview gratis, ohne Kreditkarte) |
Der Unterschied liegt weniger im Preis als im Zeitpunkt: Die ersten beiden Optionen sind Einmal-Aktionen — du musst am Jahresende daran denken, und zwischen zwei Exporten ist alles Neue ungesichert. Ein Spiegel dreht die Logik um: Jeder Beleg landet fortlaufend als Zweitkopie in deinem eigenen Ordner. Der Jahresabschluss wird vom Sammel-Projekt zum Blick in einen Ordner, der schon vollständig ist.
Der Jahresabschluss, wenn der Jahrgang schon da ist
quintio ist der einzige Dienst, der alle bexio-Dokumente — inklusive Posteingang — kontinuierlich in dein eigenes Google Drive spiegelt. Genau das, was die 277 Stimmen wollten, nur besser als ein ZIP: nicht einmal pro Jahr auf Knopfdruck, sondern jeden Tag automatisch. Für den Jahresabschluss heisst das konkret:
- Der Jahrgang ist schon da. Rechnungen, Lieferantenbelege, Posteingang — geordnet nach Jahr und Belegart, mit sprechenden Dateinamen statt kryptischer IDs. Kein Dezember-Projekt, kein «hoffentlich habe ich nichts vergessen».
- Der Ordner gehört dir. Kündigst du bexio oder quintio, bleibt der Ordner in deinem Google Drive — die 10 Jahre hängen nicht mehr am Software-Abo. Das ist die Antwort auf den härtesten Kommentar («Firma geschlossen — jetzt muss ich jeden einzelnen Beleg runterladen»).
- Treuhänder und Steuerprüfung ohne Beleg-Suche: den Jahresordner teilst du per Drive-Freigabe, statt Belege zusammenzusuchen.
- Erste Belege nach Minuten. Anmelden, bexio verbinden, Ordner wählen — danach läuft der Spiegel unsichtbar im Hintergrund.
Google Drive erfüllt die technischen Voraussetzungen, digitale Belege revisionssicher sowie OR-, GeBüV- und steuerkonform abzulegen. Revisionssicherheit ist dabei keine Produkteigenschaft — sie entsteht aus System plus geordneter Anwendung; die Verfahrensdokumentation bleibt bei dir (wie das geht). Zur ehrlichen Einordnung: quintio ist ein Spiegel deiner bexio-Dokumente — bexio bleibt dein führendes System.
Wo quintio nicht die richtige Wahl ist: Wenn du eine einmalige Komplettsicherung vor einer Kündigung brauchst und danach nie wieder, ist der Support-Export oder ein API-Skript der direktere Weg — die Optionen im Vergleich.
Häufige Fragen
Gibt es in bexio einen ZIP-Download aller Belege?
Nein. Die Funktion wurde 2018 im offiziellen bexio-Ideenportal vorgeschlagen, erreichte 277 Stimmen und blieb nach der offiziellen Antwort von 2020 («wir verfolgen das Thema weiter») im Status «Future consideration». Das Ideenportal wurde 2022 eingestellt; die Funktion existiert bis Juli 2026 nicht.
Wie lade ich trotzdem alle Belege eines Jahres herunter?
Drei Wege: Beleg für Beleg manuell, ein kostenpflichtiger Gesamtexport des Dokumenten-Archivs über den bexio-Support (CHF 450; der Posteingang ist darin nicht enthalten) oder ein fortlaufender automatischer Spiegel ins eigene Google Drive — dann liegt der Jahrgang am Jahresende bereits vollständig vor, ohne manuellen Download.
Reicht die Belegablage in bexio für die 10-jährige Aufbewahrungspflicht?
Die Ablage in bexio ist an das aktive Abo gebunden; nach einer Kündigung werden die Daten einen Monat nach Vertragsende gelöscht (AGB Ziff. 5.7). bexio empfiehlt selbst, Belege zusätzlich ausserhalb aufzubewahren (Hilfe-Artikel 000001647). Für die 10 Jahre nach Art. 958f OR brauchst du deshalb eine Zweitkopie ausserhalb von bexio — zum Beispiel den automatischen Spiegel in dein eigenes Google Drive.
Was gehört am Jahresende alles in die Beleg-Ablage?
Alle Buchungsbelege des Geschäftsjahres: Debitoren- und Kreditorenrechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Bank- und Kreditkartenauszüge, Lohnabrechnungen sowie Verträge und Korrespondenz, soweit sie eine Buchung belegen — die vollständige Übersicht mit Fristen.
Die Funktion, auf die 277 Unternehmen acht Jahre gewartet haben, musst du nicht mehr wünschen: quintio spiegelt alle bexio-Dokumente — inklusive Posteingang — fortlaufend in dein eigenes Google Drive. Die Preview ist gratis, ohne Kreditkarte; kündigst du, bleibt der Ordner dir.
Quellen
- bexio-Ideenportal, Idee «Download aller Belege zur Ablage Ende Jahr» (ideas.bexio.com, 2022 eingestellt) — archivierte Captures 2019–2022
- Art. 958f OR — Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- bexio AGB Ziff. 5.7 (Datenlöschung nach Vertragsende), Stand Juli 2026
- bexio-Hilfe, Artikel 000001647 (Empfehlung zur zusätzlichen Aufbewahrung ausserhalb von bexio)
- bexio Leistungsbeschreibung, Stand 1.3.2026 (Gesamtexport Dokumenten-Archiv CHF 450)
quintio spiegelt deine bexio-Dokumente automatisch in dein eigenes Google Drive.
Kostenlos registrieren