Müssen Belege in Papierform aufbewahrt werden? (Schweiz, 2026)

Stand: Juli 2026 · Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Nein. Buchungsbelege wie Quittungen, Rechnungen und Kassenzettel dürfen in der Schweiz rein digital aufbewahrt werden, wenn die Anforderungen der GeBüV erfüllt sind. Nur der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht müssen schriftlich und unterzeichnet vorliegen (Art. 958f Abs. 2 OR). Originale mit Beweisfunktion bewahrt man zusätzlich freiwillig auf.

Wichtig: Diese Regeln gelten für die Schweiz — in Deutschland gilt mit den GoBD anderes Recht. Die Voraussetzungen fürs «nur digital» (Integrität, Auffindbarkeit, Verlustschutz) erklärt unser GeBüV-Leitfaden im Detail.

Welche Belege müssen in Papierform aufbewahrt werden?

• Geschäftsbericht (Jahresrechnung) — schriftlich und unterzeichnet
• Revisionsbericht — schriftlich und unterzeichnet
• Empfohlen (keine Pflicht): Verträge und Urkunden, deren Original-Unterschrift im Streitfall Beweiswert hat

Das ist die vollständige Liste. Alles andere — Lieferantenrechnungen, Quittungen, Spesenbelege, Kassenzettel, Bankauszüge — darf nach GeBüV-konformer Digitalisierung vernichtet werden. Die «Papierpflicht» beim Geschäfts- und Revisionsbericht bedeutet genau genommen «unterzeichnet»: Nach herrschender Lehre ist eine qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel der Handunterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR) — mit QES und qualifiziertem Zeitstempel unterzeichnete Berichte müssen also nicht zusätzlich auf Papier aufbewahrt werden. Nur ohne QES braucht es je ein gedrucktes, unterschriebenes Exemplar.

Belegart für Belegart

Fast alles darf digital — die einzige Ausnahme ist der unterzeichnete Geschäfts- und Revisionsbericht.

Belegart	Nur digital erlaubt?	Bemerkung
Kassenzettel / Quittung	✅	Scan/Foto genügt; Thermopapier verblasst ohnehin lange vor Ablauf der 10 Jahre — die deutsche Finanzverwaltung verlangt deshalb sogar ausdrücklich das Kopieren von Thermobelegen (Abschn. 14b.1 Abs. 5 UStAE)
PDF-Rechnung vom Lieferanten	✅	Ist bereits das Original — es gibt kein Papier-Original
Vertrag	✅	Original mit Unterschrift zusätzlich aufbewahren ist bewährte Praxis: Scans sind vor Gericht zulässige Urkunden (Art. 177 ZPO), die Echtheit einer bestrittenen Unterschrift lässt sich aber nur am Original prüfen
Bankauszüge, Lohnabrechnungen, Spesen	✅	GeBüV-konforme Ablage vorausgesetzt
Geschäftsbericht / Revisionsbericht	Nur mit QES	Unterzeichnet — auf Papier oder elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur (Art. 958f Abs. 2 OR)

Die Bedingungen für «nur digital»

Digital ersetzt Papier nur, wenn alle drei Anforderungen zusammen erfüllt sind.

Digital ersetzt Papier nur, wenn die Ablage ordentlich ist:

1. Unverändert: Der Beleg wird so gespeichert, wie er ist, und Änderungen wären feststellbar (Art. 3 und 9 GeBüV).
2. Auffindbar: Jeder Beleg ist einer Buchung zuordenbar und innert angemessener Frist vorlegbar (Art. 6 GeBüV).
3. Verlustgeschützt: Belege sind «sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt» aufzubewahren (Art. 5 GeBüV) — praktisch heisst das: mehr als eine Kopie an mehr als einem Ort.

Google Drive erfüllt diese technischen Bedingungen — die Einordnung unseres Treuhänders.

Die ESTV weist zudem auf die Risikoverteilung hin: Wer das Original vernichtet, trägt das Risiko, falls die digitale Kopie den Anforderungen nicht genügt (MWST-Info 16). Punkt 3 wird am häufigsten vernachlässigt: Wer alle Belege ausschliesslich in der Buchhaltungssoftware ablegt, hat genau eine Kopie — beim Anbieter, gebunden an ein laufendes Abo. Bei bexio etwa gibt es keinen Self-Service-Komplettexport, und bexio empfiehlt selbst, Belege «ausserhalb von bexio zusätzlich aufzubewahren». Eine automatische Zweitkopie im eigenen Speicher (z. B. ein Google-Drive-Spiegel via quintio.ch) schliesst diese Lücke ohne Zusatzaufwand.

Häufige Fragen (FAQ)

Kann man Belege auch digital aufbewahren? Ja — Papier, elektronisch und vergleichbare Formen sind gleichgestellt, sofern die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und die Belege jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Wie du die digitale Ablage sinnvoll aufbaust, zeigt die Vorlage für die Buchhaltungs-Ablage.

Welche Dokumente dürfen nicht digital aufbewahrt werden? Nur Geschäftsbericht und Revisionsbericht müssen schriftlich und unterzeichnet vorliegen. Alle Buchungsbelege dürfen digital archiviert werden.

In welcher Form müssen Rechnungen aufbewahrt werden? In der Schweiz formatneutral: Papierrechnung, gescannte Papierrechnung und elektronische Rechnung sind gleichgestellt (ESTV MWST-Info 16) — entscheidend sind die GeBüV-Anforderungen, nicht das Medium. (Die deutsche «medienbruchfrei»-Regel der GoBD gilt in der Schweiz nicht.)

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden? 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR); Unterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG) und bis zum Eintritt der Steuerverjährung. Alle Fristen, wer verpflichtet ist und was bei Verstössen droht: Aufbewahrungspflicht Schweiz. Das Fristende pro Unterlage und Belegjahr zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.

Reicht ein Handyfoto als Beleg? Ja — das Gesetz kennt keine Vorgabe zum Erfassungsgerät (Buchungsbelege sind medienneutral definiert, Art. 957a Abs. 3 OR). Das Foto muss vollständig lesbar, der Buchung zuordenbar und danach unverändert abgelegt sein.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen? Grundsätzlich ja — ausser Geschäftsbericht/Revisionsbericht. Bei Verträgen mit beweisrelevanter Original-Unterschrift: Original zusätzlich aufbewahren (Empfehlung, keine Pflicht).

Gilt das auch für die Steuererklärung von Privatpersonen? Die GeBüV betrifft die kaufmännische Buchführung. Die meisten kantonalen Steuerverwaltungen akzeptieren heute digital eingereichte Belege (Upload in der Online-Steuererklärung); bewahre deine Belege dennoch mindestens bis zur rechtskräftigen Veranlagung auf — massgebend ist die Praxis deines Kantons.

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Quellen

• Art. 957a / 958f OR (SR 220, Fedlex) · GeBüV (SR 221.431) · Art. 177 ZPO
• KMU-Portal des SECO: Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher
• ESTV MWST-Info 16 «Buchführung und Rechnungsstellung», Ziff. 1.6 (Gleichstellung der Rechnungsformen, Risikohinweis)
• Thermopapier: Abschn. 14b.1 Abs. 5 UStAE (DE)