I documenti contabili devono essere conservati su carta? (Svizzera, 2026)
La risposta breve: di regola no. Quali documenti puoi conservare in digitale, quali eccezioni valgono — e come digitalizzare correttamente.
Di Roman Brüngger — Fiduciario con attestato professionale federale · Fondatore rombro ag
Situazione: luglio 2026 · Questo articolo non costituisce una consulenza legale.
No. I documenti contabili come ricevute, fatture e scontrini possono essere conservati esclusivamente in digitale in Svizzera, se sono soddisfatti i requisiti dell’Olc. Solo la relazione sulla gestione e la relazione di revisione devono essere disponibili per iscritto e firmate (art. 958f cpv. 2 CO). Gli originali con funzione probatoria vengono conservati in aggiunta su base volontaria.
Importante: queste regole valgono per la Svizzera — in Germania si applica un diritto diverso con le GoBD. Le condizioni per il «solo digitale» (integrità, reperibilità, protezione dalla perdita) sono spiegate nel dettaglio nella nostra guida sull’Olc.
Quali documenti devono essere conservati su carta?
- Relazione sulla gestione (conto annuale) — per iscritto e firmata
- Relazione di revisione — per iscritto e firmata
- Consigliato (non obbligatorio): contratti e atti la cui firma originale ha valore probatorio in caso di controversia
Questa è la lista completa. Tutto il resto — fatture fornitori, ricevute, note spese, scontrini, estratti conto — può essere distrutto dopo una digitalizzazione conforme all’Olc. L’«obbligo di carta» per la relazione sulla gestione e la relazione di revisione significa, a rigor di termini, «firmata»: secondo la dottrina dominante una firma elettronica qualificata con marca temporale qualificata è equiparata alla firma autografa (art. 14 cpv. 2bis CO) — i rapporti firmati con FEQ e marca temporale qualificata non devono quindi essere conservati anche su carta. Solo senza FEQ serve un esemplare stampato e firmato.
Tipo di documento per tipo di documento
| Tipo di documento | Solo digitale ammesso? | Osservazione |
|---|---|---|
| Scontrino / ricevuta | ✅ | Basta scansione/foto; la carta termica sbiadisce comunque molto prima della scadenza dei 10 anni — l’amministrazione fiscale tedesca richiede per questo esplicitamente la copiatura dei documenti termici (Abschn. 14b.1 cpv. 5 UStAE) |
| Fattura PDF del fornitore | ✅ | È già l’originale — non esiste un originale cartaceo |
| Contratto | ✅ | Conservare in più l’originale con firma è prassi consolidata: le scansioni sono atti ammessi in tribunale (art. 177 CPC), ma l’autenticità di una firma contestata può essere verificata solo sull’originale |
| Estratti conto, buste paga, spese | ✅ | A condizione di un archivio conforme all’Olc |
| Relazione sulla gestione / relazione di revisione | Solo con FEQ | Firmata — su carta o elettronicamente con firma elettronica qualificata (art. 958f cpv. 2 CO) |
Le condizioni per il «solo digitale»
Il digitale sostituisce la carta solo se l’archiviazione è in ordine:
- Immutabile: il documento viene salvato così com’è, ed eventuali modifiche sarebbero rilevabili (art. 3 e 9 Olc).
- Reperibile: ogni documento è riconducibile a una registrazione e può essere presentato entro un termine ragionevole (art. 6 Olc).
- Protetto dalla perdita: i documenti vanno conservati «con cura, in modo ordinato e al riparo da influssi dannosi» (art. 5 Olc) — in pratica significa: più di una copia in più di un luogo.
Google Drive soddisfa questi requisiti tecnici — la valutazione della nostra fiduciaria.
L’AFC richiama inoltre la ripartizione del rischio: chi distrugge l’originale si assume il rischio qualora la copia digitale non soddisfi i requisiti (Info IVA 16). Il punto 3 è quello più trascurato: chi archivia tutti i documenti esclusivamente nel software di contabilità ha esattamente una copia — presso il fornitore, legata a un abbonamento in corso. Con bexio, ad esempio, non esiste un’esportazione completa self-service, e bexio stessa consiglia di «conservare i documenti anche al di fuori di bexio». Una seconda copia automatica nel proprio spazio di archiviazione (ad es. uno specchio di Google Drive tramite quintio.ch) colma questa lacuna senza sforzo aggiuntivo.
Domande frequenti (FAQ)
Si possono conservare i documenti anche in digitale? Sì — carta, formato elettronico e forme comparabili sono equiparati, a condizione che sia garantita la corrispondenza con il fatto commerciale e che i documenti possano essere resi leggibili in qualsiasi momento (art. 958f cpv. 3 CO). Come strutturare in modo sensato l’archivio digitale lo mostra il modello per l’archiviazione contabile.
Quali documenti non possono essere conservati in digitale? Solo la relazione sulla gestione e la relazione di revisione devono essere disponibili per iscritto e firmate. Tutti i documenti contabili possono essere archiviati in digitale.
In quale forma devono essere conservate le fatture? In Svizzera in modo neutro rispetto al formato: fattura cartacea, fattura cartacea scansionata e fattura elettronica sono equiparate (AFC Info IVA 16) — determinanti sono i requisiti dell’Olc, non il supporto. (La regola tedesca «senza interruzione del supporto» delle GoBD non si applica in Svizzera.)
Per quanto tempo devono essere conservati i documenti? 10 anni dalla chiusura dell’esercizio (art. 958f cpv. 1 CO); i documenti relativi a beni immobili 20 anni (art. 70 cpv. 3 LIVA) e fino alla prescrizione del diritto di tassazione. Tutti i termini, chi è obbligato e cosa succede in caso di violazioni: la guida all’obbligo di conservazione. La scadenza per documento e anno la mostra il calcolatore dei termini di conservazione.
Una foto dal cellulare è sufficiente come documento? Sì — la legge non prevede alcuna prescrizione sul dispositivo di acquisizione (i documenti contabili sono definiti in modo neutro rispetto al supporto, art. 957a cpv. 3 CO). La foto deve essere completamente leggibile, riconducibile alla registrazione e successivamente archiviata senza modifiche.
Posso buttare via i documenti cartacei dopo la scansione? In linea di principio sì — tranne relazione sulla gestione/relazione di revisione. Per i contratti con firma originale rilevante ai fini probatori: conservare in aggiunta l’originale (raccomandazione, non obbligo).
Vale anche per la dichiarazione d’imposta delle persone fisiche? L’Olc riguarda la contabilità commerciale. La maggior parte delle amministrazioni fiscali cantonali oggi accetta documenti presentati in digitale (caricamento nella dichiarazione d’imposta online); conserva comunque i tuoi documenti almeno fino alla tassazione passata in giudicato — determinante è la prassi del tuo cantone.
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Fonti
- Art. 957a / 958f CO (RS 220, Fedlex) · Olc (RS 221.431) · Art. 177 CPC
- Portale PMI della SECO: Conservazione elettronica dei libri contabili
- AFC Info IVA 16 «Contabilità e fatturazione», cifra 1.6 (equiparazione delle forme di fattura, avvertenza sul rischio)
- Carta termica: Abschn. 14b.1 cpv. 5 UStAE (DE)
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