Come trovo rapidamente un vecchio giustificativo in bexio?
Dove cercare i vecchi giustificativi in bexio, dove la ricerca integrata raggiunge i suoi limiti — e come trovare ogni giustificativo in pochi secondi.
Di Roman Brüngger — Fiduciario con attestato professionale federale · Fondatore rombro ag
Stato: luglio 2026
La risposta breve: bexio offre una ricerca a testo completo nel contenuto dei tuoi giustificativi solo nell’Archivio documenti dei pacchetti Optima (CHF 69/mese) e Ultimate (CHF 119/mese) — lì, secondo la guida di bexio, in modo affidabile fino a circa 20 pagine per documento. La posta in arrivo non ha una ricerca nel contenuto: la sua ricerca trova solo i nomi dei file — nessun contenuto dei documenti, nessun metadato (verificato sull’account live, luglio 2026). Su Basic e Advanced cerchi quindi tramite nomi dei file, data e assegnazione. Le due vie d’uscita più efficaci: (1) una rinominazione coerente durante il caricamento e (2) una copia speculare dei giustificativi in Google Drive, la cui ricerca a testo completo OCR integrata trova le scansioni in base a qualsiasi parola nel documento — nome del fornitore, importo, descrizione dell’articolo.
Perché la ricerca in bexio fallisce così spesso
Il problema di fondo sono i nomi dei file. I giustificativi della precedente app
bexio Scanner si chiamavano automaticamente ad esempio
bexio Scanner Januar 12, 2019 12:09.pdf — due scansioni nello stesso minuto
collidevano persino nel nome (segnalazione utente documentata nel portale delle
idee di bexio, SALES-I-478, archiviato).
Un utente descriveva così la quotidianità: «Nella nostra azienda abbiamo 4
collaboratori esterni che ogni giorno aggiungono ricevute/fatture, nessuna
possibilità di trovarle tutte rapidamente.» Anche l’attuale app bexio Go
assegna automaticamente i nomi solo secondo lo schema
bexio scan 07.07.2026 09:11:15 (riprodotto sull’account live): uno schema di
denominazione parlante lo assegni tu stesso — automaticamente non succede.
E per lungo tempo bexio ha inquadrato con sobrietà la propria archiviazione dei giustificativi: «…che nel caso di bexio si tratta di un deposito digitale e non di un archivio elettronico» (bexio.com/de-CH/beleg; formulazione precedente al lancio dell’Archivio documenti). Ciò che c’è scritto nel documento — fornitore, importo, voce — resta invisibile alla ricerca della posta in arrivo.
Cosa funziona in bexio stesso (gli strumenti integrati)
1. Restringere per data e assegnazione
Se conosci la data approssimativa, restringi la posta in arrivo per data di creazione — spesso la via più rapida. I giustificativi già contabilizzati li trovi inoltre tramite lo stato («completato»).
2. Passare dalla registrazione invece che dal giustificativo
Se il giustificativo è assegnato a una registrazione o a una fattura fornitore, cerchi la registrazione (importo, contatto, numero del giustificativo) e apri l’allegato da lì. Per gli importi questo è di solito più affidabile di qualsiasi ricerca per file.
3. In mobilità: bexio Go
L’app bexio Go pubblicizza una ricerca testuale dei giustificativi nella posta in arrivo mobile. Nel test pratico cerca solo nei nomi dei file — nessun contenuto dei documenti, nessun metadato (testato sull’account live, luglio 2026). Il riconoscimento del testo bexio Go lo utilizza solo durante la registrazione di una fattura fornitore: data e importo vengono precompilati dal giustificativo; il fornitore lo selezioni manualmente. Non fare quindi affidamento sul fatto che una vecchia scansione senza un nome parlante venga trovata.
4. Rinominare durante il caricamento
L’unica soluzione duratura con gli strumenti integrati: applicare con coerenza
uno schema di denominazione come 2026-03-12_Fornitore_Importo.pdf. Funziona
solo se tutti i collaboratori partecipano — e retroattivamente non aiuta.
5. Archivio documenti (solo Optima/Ultimate)
Da marzo 2026 bexio offre lì la ricerca a testo completo OCR e i tag — secondo la guida di bexio «affidabile per documenti fino a circa 20 pagine». I fiduciari assegnati in bexio ottengono peraltro automaticamente l’accesso all’archivio. Su Basic e Advanced tutto questo non è disponibile (cosa può fare l’archivio — e l’alternativa). Chi elabora i giustificativi tramite Kontera ha lì un proprio percorso di ricerca — questo però vale solo per i documenti registrati via Kontera.
La via d’uscita: cercare i giustificativi dove la ricerca a testo completo è gratis
Google Drive indicizza automaticamente i documenti caricati — Google lo documenta
ufficialmente: «Drive automatically indexes documents for search when it
recognizes the file type, including text documents, PDFs, images with text, and
other common types»
(developers.google.com).
La ricerca Bosch trova il giustificativo del negozio di bricolage, 847.30 il
pagamento, Contratto di fornitura marzo il contratto — indipendentemente dal
nome del file.
È esattamente ciò che sfrutta quintio.ch: il servizio rispecchia tutti i documenti bexio — posta in arrivo e PDF delle fatture, incluso lo storico completo — di continuo nel tuo Google Drive, archiviati ordinatamente per anno e mese. Da quel momento la ricerca dei giustificativi non è più un login bexio, ma una ricerca su Drive: sul laptop, sul cellulare, o direttamente tramite il tuo fiduciario, se gli condividi la cartella.
| Ricerca nella posta in arrivo di bexio | Ricerca nella copia speculare su Drive | |
|---|---|---|
| Cosa viene cercato? | Nome del file, data, assegnazione (ricerca nel contenuto non documentata) | Contenuto del documento (OCR), nome del file |
| Vecchie scansioni con nomi criptici | Quasi introvabili | Trovabili in base al contenuto |
| Requisito di pacchetto | Testo completo solo Optima/Ultimate (Archivio) | Qualsiasi pacchetto bexio |
| Accesso per il fiduciario | Necessario il login bexio | Semplice condivisione della cartella |
In pratica: un fiduciario che, durante la riconciliazione trimestrale, cerca
un giustificativo mancante per un pagamento di CHF 847.30, digita il nome del
fornitore nella ricerca su Drive della cartella condivisa — otto secondi invece
del ping-pong di e-mail con il cliente e dello scorrere tra centinaia di
Scan_20260412_093322.pdf.
Domande frequenti (FAQ)
bexio ha una ricerca a testo completo per i giustificativi? Solo nell’Archivio documenti (Optima/Ultimate, da marzo 2026; secondo bexio affidabile fino a circa 20 pagine). Per la posta in arrivo bexio non documenta alcuna ricerca nel contenuto.
Dove trovo la posta in arrivo in bexio? Nel menu principale sotto «Apps» → «Posta in arrivo». Il presupposto è l’autorizzazione «Caricamento giustificativi» — gli utenti senza questo diritto non vedono la posta in arrivo.
Dove trovo il numero del giustificativo in bexio? Sul giustificativo contabilizzato o nella maschera di registrazione; nel giornale è possibile filtrare per numero del giustificativo. Per i documenti di vendita corrisponde al numero del documento (ad es. il numero della fattura).
Come posso scaricare una fattura bexio? Le tue fatture ai clienti: nella sezione Vendita come PDF, singolarmente o in blocco come «Multi-PDF». La fattura dell’abbonamento di bexio a te: nelle impostazioni sotto Contratto/Pacchetto.
Posso migliorare la ricerca senza cambiare pacchetto? Sì: rinominare con coerenza i giustificativi durante il caricamento — oppure rispecchiare i giustificativi in Google Drive e cercare lì con la ricerca a testo completo OCR (ad es. con quintio.ch).
Google Drive trova anche i giustificativi scritti a mano o scansionati male? L’indicizzazione di Google è notevolmente robusta con il testo stampato, anche nelle foto; la scrittura a mano viene riconosciuta solo in parte. Per gli scontrini e le fatture stampate la ricerca nel contenuto funziona in modo affidabile nella pratica.
Devo per questo archiviare ogni giustificativo due volte? No — un servizio di copia speculare se ne occupa automaticamente: registri il giustificativo in bexio come sempre, e pochi minuti dopo è disponibile e ricercabile nel tuo Drive.
quintio.ch rispecchia di continuo tutti i documenti da bexio nel tuo Google Drive — ricercabili, con OCR, senza fatica. Prova gratis → Accedi con bexio, sincronizza gratis i primi documenti. Nessuna carta di credito necessaria.
Fonti
- Guida di bexio 000002502 «Archivio documenti» — ricerca a testo completo OCR, limite di ~20 pagine, accesso per il fiduciario
- Guida di bexio 000001814 «Posta in arrivo e caricamento file»
- Google Drive: indicizzazione automatica
- Portale delle idee di bexio SALES-I-478 (archivio Wayback) — nomi dei file dello scanner, citazione utente
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