Les justificatifs doivent-ils être conservés sur papier ? (Suisse, 2026)

État : juillet 2026 · Cet article ne constitue pas un conseil juridique.

Non. Les justificatifs comptables tels que les quittances, les factures et les tickets de caisse peuvent en Suisse être conservés sous forme purement numérique, dès lors que les exigences de l’Olico sont remplies. Seuls le rapport de gestion et le rapport de révision doivent exister sous forme écrite et signée (art. 958f al. 2 CO). Quant aux originaux à valeur probante, on les conserve en plus, à titre volontaire.

Important : ces règles valent pour la Suisse — en Allemagne, les GoBD prévoient un droit différent. Les conditions du « tout numérique » (intégrité, accessibilité, protection contre la perte) sont détaillées dans notre guide sur l’Olico.

Quels justificatifs doivent être conservés sur papier ?

• Rapport de gestion (comptes annuels) — sous forme écrite et signée
• Rapport de révision — sous forme écrite et signée
• Recommandé (sans obligation) : les contrats et titres dont la signature originale a une valeur probante en cas de litige

C’est la liste complète. Tout le reste — factures de fournisseurs, quittances, notes de frais, tickets de caisse, relevés bancaires — peut être détruit après une numérisation conforme à l’Olico. L’« obligation du papier » pour le rapport de gestion et le rapport de révision signifie à proprement parler « signé » : selon la doctrine dominante, une signature électronique qualifiée assortie d’un horodatage qualifié est assimilée à la signature manuscrite (art. 14 al. 2bis CO) — les rapports signés au moyen d’une SEQ et d’un horodatage qualifié ne doivent donc pas être conservés en plus sur papier. Ce n’est que sans SEQ qu’il faut, pour chacun, un exemplaire imprimé et signé.

Catégorie par catégorie

Presque tout peut être numérique — la seule exception est le rapport de gestion et le rapport de révision signés.

Type de justificatif	Numérique uniquement autorisé ?	Remarque
Ticket de caisse / quittance	✅	Un scan ou une photo suffit ; le papier thermique s’efface de toute façon bien avant l’échéance des 10 ans — l’administration fiscale allemande exige d’ailleurs expressément de copier les justificatifs thermiques (section 14b.1 al. 5 UStAE)
Facture PDF d’un fournisseur	✅	C’est déjà l’original — il n’existe pas d’original papier
Contrat	✅	Conserver en plus l’original signé est une bonne pratique : les scans sont des titres recevables devant les tribunaux (art. 177 CPC), mais l’authenticité d’une signature contestée ne peut être vérifiée que sur l’original
Relevés bancaires, décomptes de salaire, frais	✅	À condition d’un classement conforme à l’Olico
Rapport de gestion / rapport de révision	Uniquement avec SEQ	Signé — sur papier ou par voie électronique avec une signature électronique qualifiée (art. 958f al. 2 CO)

Les conditions du « tout numérique »

Le numérique ne remplace le papier que si les trois exigences sont réunies ensemble.

Le numérique ne remplace le papier que si le classement est en ordre :

1. Inaltéré : le justificatif est enregistré tel quel, et toute modification serait décelable (art. 3 et 9 Olico).
2. Accessible : chaque justificatif peut être rattaché à une écriture et présenté dans un délai raisonnable (art. 6 Olico).
3. Protégé contre la perte : les justificatifs doivent être conservés « avec soin, en bon ordre et à l’abri de toute atteinte dommageable » (art. 5 Olico) — concrètement, cela signifie : plus d’une copie, à plus d’un endroit.

Google Drive remplit ces conditions techniques — l’analyse de notre fiduciaire.

L’AFC attire en outre l’attention sur la répartition du risque : celui qui détruit l’original supporte le risque si la copie numérique ne satisfait pas aux exigences (Info TVA 16). Le point 3 est le plus souvent négligé : celui qui classe tous ses justificatifs exclusivement dans son logiciel de comptabilité n’a qu’une seule copie — chez le fournisseur, liée à un abonnement en cours. Chez bexio par exemple, il n’existe aucun export complet en self-service, et bexio recommande elle-même de conserver les justificatifs « en plus, en dehors de bexio ». Une deuxième copie automatique sur ton propre espace de stockage (p. ex. un miroir Google Drive via quintio.ch) comble cette lacune sans effort supplémentaire.

Questions fréquentes (FAQ)

Peut-on aussi conserver les justificatifs sous forme numérique ? Oui — le papier, la forme électronique et les formes comparables sont mis sur un pied d’égalité, pour autant que la concordance avec l’opération commerciale soit garantie et que les justificatifs puissent être rendus lisibles en tout temps (art. 958f al. 3 CO). Comment structurer utilement ton classement numérique, le modèle de classement comptable te le montre.

Quels documents ne peuvent pas être conservés sous forme numérique ? Seuls le rapport de gestion et le rapport de révision doivent exister sous forme écrite et signée. Tous les justificatifs comptables peuvent être archivés sous forme numérique.

Sous quelle forme les factures doivent-elles être conservées ? En Suisse, de manière neutre quant au format : la facture papier, la facture papier numérisée et la facture électronique sont mises sur un pied d’égalité (AFC, Info TVA 16) — ce qui est déterminant, ce sont les exigences de l’Olico, pas le support. (La règle allemande « sans rupture de support » des GoBD ne s’applique pas en Suisse.)

Combien de temps les justificatifs doivent-ils être conservés ? 10 ans à compter de la fin de l’exercice (art. 958f al. 1 CO) ; les documents en lien avec des biens immobiliers, 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA) et jusqu’à la survenance de la prescription fiscale. Tous les délais, qui est concerné et ce que risquent les contrevenants : délais de conservation en Suisse. L’échéance par document et par année figure dans le calculateur de délai de conservation.

Une photo prise avec le téléphone suffit-elle comme justificatif ? Oui — la loi ne pose aucune exigence quant à l’appareil de saisie (les justificatifs comptables sont définis de manière neutre quant au support, art. 957a al. 3 CO). La photo doit être entièrement lisible, pouvoir être rattachée à l’écriture et être classée ensuite sans modification.

Ai-je le droit de jeter les justificatifs papier après les avoir scannés ? En principe oui — sauf le rapport de gestion et le rapport de révision. Pour les contrats dont la signature originale a une valeur probante : conserver l’original en plus (recommandation, sans obligation).

Cela vaut-il aussi pour la déclaration d’impôt des particuliers ? L’Olico concerne la comptabilité commerciale. La plupart des administrations fiscales cantonales acceptent aujourd’hui les justificatifs remis sous forme numérique (téléversement dans la déclaration d’impôt en ligne) ; conserve néanmoins tes justificatifs au moins jusqu’à la taxation entrée en force — c’est la pratique de ton canton qui fait foi.

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Sources

• art. 957a / 958f CO (RS 220, Fedlex) · Olico (RS 221.431) · art. 177 CPC
• Portail PME du SECO : conservation électronique des livres de comptes
• AFC, Info TVA 16 « Comptabilité et facturation », ch. 1.6 (assimilation des formes de facture, indication du risque)
• Papier thermique : section 14b.1 al. 5 UStAE (DE)