Sécurité de révision et conformité Olico, CO et fiscale — le point de vue d’un fiduciaire

État : juillet 2026 · Cet article ne constitue pas un conseil juridique.

La réponse courte : oui — Google Drive remplit les conditions techniques pour archiver les pièces numériques de façon sûre pour la révision et conforme au CO, à l’Olico et au droit fiscal. Tu n’as pas besoin d’acquérir pour cela une solution d’archivage coûteuse et « certifiée ». Une certification étatique selon l’Olico n’existe d’ailleurs pas — c’est toi qui assures la conformité, et les conditions pour y parvenir restent modestes. La seconde question que les entrepreneurs me posent le plus souvent trouve également une réponse claire : oui, tu as le droit de jeter les pièces papier après numérisation — à deux exceptions près, que j’aborde plus bas.

J’écris ceci en tant que fiduciaire avec brevet fédéral et des années de pratique auprès de PME suisses — pas en tant que vendeur de logiciel, ni en tant que juriste qui se protège derrière dix réserves. Beaucoup de guides sur ce sujet restent si prudents que le lecteur, à la fin, en sait moins qu’avant. Un artisan qui veut savoir si son classement de pièces dans Google Drive tient juridiquement mérite une réponse claire. La voici — avec sa justification.

Ce que le propriétaire de PME veut vraiment savoir

Pour te sentir en sécurité, tu n’as pas besoin d’une solution spéciale qui s’affiche « sûre pour la révision » sur l’étiquette. La loi est neutre sur le plan technologique : elle n’exige pas un produit précis, mais certaines propriétés de ton classement — intégrité, ordre, disponibilité, traçabilité. Qui connaît les conditions peut les remplir avec des outils standard. Google Drive couvre le volet technique de ces propriétés ; le petit reste organisationnel, tu le règles toi-même — comment, je te le montre plus bas, modèle inclus.

Les conditions techniques — et comment Google Drive les remplit

L’Olico (RS 221.431) pose six exigences centrales à un classement numérique. En un coup d’œil :

Exigence (Olico)	Ce qui est exigé	Google Drive
Intégrité (art. 3)	Les pièces ne doivent « pas pouvoir être modifiées sans que cela soit constatable »	Rempli : chaque modification est journalisée et traçable via l’historique d’activité et le versionnement ; les états antérieurs peuvent être restaurés
Devoir de diligence (art. 5)	Conserver « soigneusement, de manière ordonnée et à l’abri des influences nuisibles »	Rempli — sous réserve d’erreur d’utilisation : le stockage géo-redondant protège de manière plus fiable contre le feu, l’eau et l’effacement qu’un classeur fédéral ne le pourrait jamais
Disponibilité (art. 6)	Les personnes autorisées doivent pouvoir consulter et vérifier les pièces « dans un délai raisonnable »	C’est ici que Drive marque des points : avec la recherche plein texte OCR, une pièce se retrouve en quelques secondes — plus vite que dans n’importe quel classeur physique
Organisation (art. 7)	Séparer les informations archivées des informations courantes ; régler les responsabilités	Rempli — sous réserve d’erreur d’utilisation : structure de dossiers, droits d’accès, versionnement et journalisation sont présents ; l’ordre lui-même reste ta tâche
Archive (art. 8)	Classement systématique, protection contre l’accès non autorisé, journalisation des accès	Rempli : le contrôle d’accès et les journaux d’accès font partie du système — plus sûr en tout cas que le classement physique, que tu devrais de toute façon protéger contre les dommages naturels selon l’Olico
Support d’information admis (art. 9)	Pour les supports modifiables : sécurisation de l’intégrité, horodatage vérifiable, procédures respectées, journaux conservés	Rempli : horodatages et journaux sont générés automatiquement par le système à chaque enregistrement et modification

C’est le cœur de ma position : le volet technique des exigences est couvert par Google Drive. Ce qui reste n’est pas de nature technique — et c’est moins que ce que la plupart imaginent.

Ce que voulait le législateur — et ce qu’il ne voulait pas

Avec tout le respect que j’ai pour la prudence de mes confrères juristes : ce n’a jamais été l’intention du législateur, favorable aux PME, de compliquer la vie d’une entreprise artisanale avec une bureaucratie d’archivage. Les exigences sont formulées avec mesure (« selon la nature et l’ampleur de l’entreprise », art. 4 Olico), et les autorités ne mènent pas de procédures préventives à cause du choix du système de classement. Ce qui est contrôlé, c’est si tes pièces sont présentes, si elles sont inchangées et si la piste de révision correspond à la comptabilité — pas quelle marque figure sur le support. Dans toute ma pratique, je n’ai jamais rencontré un seul cas où un classement numérique ordonné a été contesté parce qu’il se trouvait dans un cloud.

Ce que tu dois régler toi-même (et à quel point c’est simple)

Deux conditions, aucun système au monde ne peut te les enlever — même pas un logiciel d’archivage « certifié » :

1. La documentation de procédure (art. 4 Olico). L’organisation, les compétences et les processus de conservation appartiennent à une instruction de travail. Pour une petite PME, une page qui répond à cinq questions suffit :

1. Qui est responsable du classement des pièces (y compris suppléance) ?
2. Comment les pièces sont-elles saisies (appli de scan, import e-mail, upload) ?
3. Où se trouvent-elles (système, structure de dossiers, schéma de nommage) ?
4. Comment sont-elles sauvegardées (copie secondaire, lieu, rythme) ?
5. Comment sont-elles contrôlées (vérification annuelle par sondage de la lisibilité) ?

2. Le contrôle périodique (art. 10 Olico). Les données doivent être vérifiées régulièrement quant à leur intégrité et leur lisibilité. Qui utilise de toute façon Google Drive quotidiennement le fait au passage — tu remarques immédiatement si quelque chose manque ou n’est plus lisible. Un contrôle annuel par sondage, documenté en une ligne, suffit.

Check-list : conservation des pièces pour les PME suisses

1. Saisir toutes les pièces numériquement (scan ou PDF original) — exceptions :
   • Rapport de gestion (comptes annuels) — sous forme écrite et signée
   • Rapport de révision — sous forme écrite et signée
   • Recommandé (pas obligatoire) : contrats et actes dont la signature originale a valeur probante en cas de litige
2. Conserver en plus le rapport de gestion et le rapport de révision signés.
3. Rattacher les pièces à un système (logiciel comptable), pas les rassembler dans des dossiers isolés.
4. Établir une documentation de procédure d’une page (art. 4 — modèle ci-dessus).
5. Tenir une copie secondaire automatique hors du système — ton propre Drive, ton propre stockage, ton propre contrôle.
6. Garder la maîtrise des délais de suppression : ne rien éliminer avant l’échéance des 10 ans ; pour les documents immobiliers, 20 ans et jusqu’à la prescription fiscale.
7. Tester une fois par an : retrouves-tu une pièce quelconque d’il y a trois ans en moins d’une minute — et est-elle encore lisible (art. 10) ?

Délais de conservation en Suisse : le tableau

Document	Délai	Forme	Base légale
Rapport de gestion (comptes annuels)	10 ans	Écrite et signée	Art. 958f al. 2 CO
Rapport de révision	10 ans	Écrite et signée	Art. 958f al. 2 CO
Livres de comptes (grand livre, journaux)	10 ans	Papier ou électronique	Art. 958f al. 1+3 CO
Pièces comptables (factures, quittances ; contrats et correspondance, dans la mesure où ils justifient une écriture)	10 ans	Papier ou électronique	Art. 958f CO ; AFC Info TVA 16
Documents en lien avec des biens immobiliers (contrats d’achat, décomptes de frais de construction, factures y relatives)	20 ans — puis jusqu’à la prescription fiscale	Papier ou électronique	Art. 70 al. 3 LTVA ; AFC Info TVA 16 ch. 1.6.2
Après liquidation d’une société	10 ans dès la radiation	En lieu sûr	Art. 747 CO
Particuliers	Aucune obligation légale générale (recommandé : jusqu’à la taxation fiscale entrée en force)	—	—

Le délai court dès la fin de l’exercice, pas dès la date de la pièce (art. 958f al. 1 CO) : une quittance de janvier 2026 doit rester disponible jusqu’à fin 2036. Sur le plan de la TVA, la conservation court en général jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale (art. 70 al. 2 en lien avec art. 42 al. 6 LTVA) — ce qui peut légèrement dépasser l’échéance du CO.

Vécu de la pratique : ce que les contrôles reprochent vraiment

En tant que fiduciaires, nous accompagnons plus de 100 PME suisses qui gèrent leurs pièces numériquement dans bexio et les miroitent vers Google Drive. Dans aucune révision — que ce soit par l’organe de révision, le contrôle TVA, l’administration fiscale ou les assurances sociales — ce classement numérique n’a jamais été contesté. Ce qui est reproché dans la pratique, ce sont d’autres choses : pièces manquantes, absence de rattachement à l’écriture, absence de copie secondaire après un changement de fournisseur. Exactement les points que tu as déjà réglés d’avance avec un classement ordonné et automatiquement miroité.

C’est aussi la raison pour laquelle nous avons construit quintio : le miroir dépose automatiquement tes pièces bexio, classées, inchangées et consultables, dans ton propre Google Drive — le classement ordonné décrit dans cet article, sans que tu aies à y penser.

Questions fréquentes (FAQ)

Google Drive est-il sûr pour la révision ? Google Drive remplit les conditions techniques d’un classement sûr pour la révision et conforme à l’Olico (intégrité, journalisation, disponibilité, protection d’accès). La sécurité de révision n’est cependant pas une propriété de produit qui s’achète — elle naît du système combiné à une utilisation ordonnée. Le volet organisationnel (documentation de procédure d’une page, contrôle annuel), c’est toi qui le règles. La réponse directe à la question de conformité : « Google Drive est-il conforme à l’Olico ? ».

Ai-je besoin d’une solution d’archivage certifiée ? Non. Une certification étatique selon l’Olico n’existe pas ; les certificats sont des audits de droit privé. Ce qui compte, c’est si ton classement remplit les propriétés légales — pas quelle étiquette porte le produit.

Ai-je le droit de détruire les pièces papier après numérisation ? Oui — sauf le rapport de gestion et le rapport de révision (écrits et signés, art. 958f al. 2 CO). Les contrats dont la signature originale a une valeur probante sont conservés en plus, à titre volontaire. La réponse détaillée avec les bases légales.

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Sources

• Olico — Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (RS 221.431, Fedlex), art. 3–10
• Art. 957a / 958f CO (RS 220, Fedlex)
• Art. 70 LTVA (RS 641.20, Fedlex) · AFC Info TVA 16, ch. 1.6
• Portail PME du SECO : conservation électronique des livres de comptes