Obligation de conservation en Suisse : quels documents, combien de temps ? (2026)

État : juillet 2026 · Cet article ne constitue pas un conseil juridique.

Combien de temps faut-il conserver les documents en Suisse ? Livres de comptes, pièces comptables ainsi que rapport de gestion et rapport de révision : 10 ans à compter de la fin de l’exercice (art. 958f CO). Documents en lien avec des biens immobiliers : 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA). Tu peux conserver sous forme numérique — le papier n’est dans presque tous les cas pas nécessaire. Seuls le rapport de gestion et le rapport de révision exigent une signature.

Ce guide répond aux trois questions dont dépend tout contrôle fiscal : qui doit conserver, quoi exactement, et combien de temps — plus la partie pratique que la plupart des guides omettent : comment régler cela en numérique et en conformité avec l’Olico, sans qu’un contrôle te prenne au dépourvu.

Délais de conservation en Suisse : le tableau

Le délai court à compter de la fin de l’exercice — une facture de mars 2026 reste soumise à l’obligation de conservation jusqu’à fin 2036.

Document	Délai	Forme	Base légale
Livres de comptes (grand livre, journaux)	10 ans	Papier ou électronique	art. 958f al. 1+3 CO
Pièces comptables (factures, quittances ; contrats et correspondance, dans la mesure où ils justifient une écriture)	10 ans	Papier ou électronique	art. 958f CO ; AFC Info TVA 16
Rapport de gestion (comptes annuels) et rapport de révision	10 ans	Signé — sur papier ou par voie électronique avec une signature électronique qualifiée (SEQ)	art. 958f al. 2 CO
Documents en lien avec des biens immobiliers (contrats de vente, décomptes de coûts de construction, factures y relatives)	20 ans — ensuite jusqu’à la survenance de la prescription fiscale	Papier ou électronique	art. 70 al. 3 LTVA ; AFC Info TVA 16 ch. 1.6.2
Documents pertinents pour la TVA en général	Jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale	Papier ou électronique	art. 70 al. 2 en relation avec l’art. 42 al. 6 LTVA
Après la liquidation d’une société	10 ans à compter de la radiation	En lieu sûr	art. 747 CO
Particuliers	Aucune obligation légale générale (recommandé : jusqu’à la taxation fiscale entrée en force)	—	—

Pour un document précis, le calculateur de délai de conservation donne l’échéance par année du justificatif — selon le droit suisse, et non selon les règles allemandes de 6/8 ans.

Les délais courent par millésime — un classement qui fait de l’année le niveau de dossier porteur est donc judicieux (le modèle correspondant). La question du comment de la conservation numérique — intégrité, traçabilité, disponibilité — est réglée par l’Olico ; elle est expliquée en détail ici.

Qui est soumis à l’obligation de conservation ?

Même celui qui ne tient qu’une « comptabilité simplifiée » doit conserver — le droit fiscal l’exige indépendamment du CO.

Est soumis à l’obligation de conservation quiconque est astreint à tenir une comptabilité en vertu du Code des obligations (art. 957 al. 1 CO) : les personnes morales (Sàrl, SA, société coopérative) ainsi que les entreprises individuelles et les sociétés de personnes dès CHF 500’000 de chiffre d’affaires lors du dernier exercice.

Celui qui se situe en dessous ne tient qu’une « comptabilité simplifiée » des recettes, des dépenses et du patrimoine (art. 957 al. 2 CO) — mais il doit tout de même conserver : le droit fiscal exige expressément des indépendants et des personnes morales une conservation de 10 ans pour les états et les pièces justificatives (art. 126 al. 3 LIFD). L’obligation de 10 ans touche donc pratiquement chaque entreprise, quelle que soit sa taille.

Quels documents dois-tu conserver ?

Pas « tout », mais plus que beaucoup ne le pensent. Sont soumis à l’obligation de conservation :

• Les livres de comptes — grand livre et journaux, c’est-à-dire la comptabilité proprement dite.
• Les pièces comptables — chaque justificatif qui appuie une écriture : factures fournisseurs et factures clients, quittances, tickets de caisse, relevés bancaires et de cartes de crédit, décomptes de salaire, notes de frais.
• Le rapport de gestion et le rapport de révision — comptes annuels avec annexe ; pour les sociétés soumises à la révision, le rapport de révision également.
• Les contrats et la correspondance, dans la mesure où ils justifient une écriture — le bail derrière l’écriture de charge locative, la confirmation de commande derrière la facture client.

Règle de base issue de la pratique : si un document explique pourquoi un chiffre figure dans la comptabilité, c’est une pièce comptable — et il est donc soumis à l’obligation de conservation de 10 ans. « Pas d’écriture sans justificatif » vaut aussi dans l’autre sens.

À partir de quand le délai court-il ?

Le délai court à compter de la fin de l’exercice, et non de la date du justificatif (art. 958f al. 1 CO) : une facture de mars 2026 appartient à l’exercice 2026 et doit rester disponible jusqu’à fin 2036. En droit de la TVA, la conservation court en règle générale jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale (art. 70 al. 2 en relation avec l’art. 42 al. 6 LTVA) — ce qui peut aisément dépasser l’échéance du délai selon le CO. En cas de doute, le délai le plus long s’applique.

Papier ou numérique ? Le numérique suffit

Tu peux conserver tes justificatifs sous forme numérique — l’Olico autorise expressément l’archivage électronique, pour autant que l’intégrité, la traçabilité et la disponibilité soient garanties. Les originaux papier peuvent, dans la plupart des cas, être détruits après la numérisation ; les rares exceptions (rapports signés, certains actes) restent gérables. Comment la conservation numérique doit concrètement se présenter — les deux voies admises selon l’art. 9 Olico et la documentation des procédures d’une page — se trouve dans le guide Olico.

Google Drive est-il conforme à l’Olico pour la conservation ?

Google Drive remplit les conditions techniques pour archiver les pièces numériques de façon sûre pour la révision et conforme au CO, à l’Olico et au droit fiscal. Le portail PME du SECO classe le stockage dans le cloud parmi les supports de données modifiables soumis aux « exigences plus strictes » (kmu.admin.ch) — précisément ces exigences (protection de l’intégrité, moment de l’enregistrement prouvable, procès-verbaux), Google Drive les couvre techniquement.

Deux précisions qu’aucun fournisseur n’aime mentionner :

• La sécurité de révision n’est pas une caractéristique produit — elle naît du système et de son utilisation ordonnée : la documentation des procédures (art. 4 Olico) et le contrôle annuel de lisibilité (art. 10) restent ta tâche (l’analyse de notre fiduciaire).
• Une « certification Olico » étatique n’existe pas. La conformité demeure toujours de la responsabilité de l’entreprise ; les certificats de produits (par exemple de l’organe de contrôle KRM) sont des audits relevant du secteur privé, pas une homologation officielle.

Pour l’obligation de conservation, cela signifie en pratique : tes justificatifs se trouvent dans le système comptable (chez bexio p. ex. dans la boîte de réception ou — dès Optima — dans l’archive de documents), et une deuxième copie continue et complète dans ton propre Google Drive couvre la protection contre la perte (art. 5), la facilité de recherche via la recherche plein texte OCR (art. 6) et la sécurité de sortie. L’obligation de 10 ans ne s’achève pas avec ton abonnement logiciel — il n’existe pas d’export complet en self-service chez bexio, et bexio recommande elle-même de « conserver les justificatifs en plus, en dehors de bexio » (article d’aide 000001647).

Que se passe-t-il en cas de manquement ?

L’obligation de conservation n’est pas une simple formalité :

• Amende : celui qui ne se conforme pas à l’obligation de tenir et de conserver régulièrement les livres de comptes commet une contravention punissable (art. 325 CP).
• Taxation par estimation : en l’absence de documents fiables, l’AFC et l’autorité de taxation estiment l’impôt « dans les limites de leur pouvoir d’appréciation » (art. 79 LTVA ; art. 130 al. 2 LIFD) — contestable uniquement « pour inexactitude manifeste » (art. 132 al. 3 LIFD).
• Déduction de l’impôt préalable : sans justificatif, pas de preuve — la déduction peut être refusée.
• Désavantages en matière de preuve : en cas de litige civil, le moyen de preuve fait défaut.

Liste de contrôle : la conservation pour les PME suisses

Saisir, ordonner, sécuriser — trois étapes, puis la conservation tourne en arrière-plan.

1. Saisir tous les justificatifs sous forme numérique (scan ou PDF original) — le papier peut ensuite, dans la plupart des cas, être détruit (exceptions).
2. Conserver le rapport de gestion et le rapport de révision signés — sur papier ou par voie électronique avec une signature électronique qualifiée (SEQ).
3. Rattacher les justificatifs à un système (logiciel de comptabilité), plutôt que de les collecter dans des classeurs épars.
4. Établir une documentation des procédures d’une page (art. 4 Olico — modèle dans le guide Olico).
5. Tenir une deuxième copie automatique en dehors du système — ton propre Drive, ton propre espace de stockage, ton propre contrôle.
6. Garder la maîtrise des délais de suppression : ne rien détruire avant l’échéance des 10 ans ; pour les documents immobiliers, 20 ans et jusqu’à la prescription fiscale.
7. Tester une fois par an : retrouves-tu n’importe quel justificatif d’il y a trois ans en moins d’une minute — et est-il encore lisible (art. 10) ?

Questions fréquentes (FAQ)

Combien de temps les documents commerciaux doivent-ils être conservés en Suisse ? Livres de comptes, pièces comptables ainsi que rapport de gestion et rapport de révision : 10 ans à compter de la fin de l’exercice (art. 958f CO). Documents en lien avec des biens immobiliers : 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA), et d’autant plus longtemps si la prescription fiscale court encore.

Quels documents doivent être conservés 10 ans ? Le grand livre et les journaux, toutes les pièces comptables (factures, quittances, contrats et correspondance, dans la mesure où ils justifient des écritures) ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision.

À partir de quand le délai de conservation court-il ? À compter de la fin de l’exercice, et non de la date du justificatif. Une facture de mars 2026 appartient à l’exercice 2026 et doit être conservée jusqu’à fin 2036.

Dois-je conserver les justificatifs sur papier ? Le plus souvent non — la conservation numérique est admise selon l’Olico. Les exceptions sont les rapports signés et certains actes (détails).

L’obligation de conservation s’applique-t-elle aussi aux particuliers ? Non — l’obligation de 10 ans concerne les entreprises. Les particuliers conservent judicieusement leurs justificatifs fiscaux jusqu’à la taxation entrée en force, et nettement plus longtemps les documents relatifs à des immeubles.

Le classement dans le cloud (Google Drive) est-il conforme à l’Olico ? Oui — aux conditions de l’art. 9 al. 1 let. b Olico (protection de l’intégrité, moment de l’enregistrement prouvable, documentation, procès-verbaux). Google Drive remplit ces conditions techniques ; la documentation des procédures et le contrôle annuel restent dans l’entreprise (notre analyse).

Le classement dans le logiciel de comptabilité suffit-il ? Sur le plan organisationnel, le plus souvent oui — mais la protection contre la perte et la sécurité de sortie font défaut lorsque l’unique copie se trouve chez le fournisseur du logiciel et est supprimée à la fin du contrat (chez bexio : un mois après la résiliation, CG ch. 5.7).

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Sources

• art. 957 / 957a / 958f CO (RS 220, Fedlex)
• Olico — ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (RS 221.431, Fedlex)
• art. 70 LTVA (RS 641.20, Fedlex) · art. 126 LIFD (RS 642.11) · art. 325 CP
• Portail PME du SECO : conservation électronique des livres de comptes (état au 11.12.2025)
• AFC : Info TVA 16 — comptabilité et facturation, ch. 1.6
• Article d’aide bexio 000001647 (conservation en dehors de bexio)