Numériser les justificatifs en Suisse : le guide complet

État : août 2026 · Cet article ne constitue pas un conseil juridique.

La réponse courte : numériser les justificatifs signifie saisir chaque justificatif en PDF, le rendre consultable par reconnaissance de texte, le classer proprement et en sauvegarder une seconde copie. Quatre étapes : saisir, rendre consultable, classer, sauvegarder. La conservation purement numérique est expressément autorisée en Suisse — l’Olico l’admet à l’art. 9, et le papier peut ensuite être jeté dans la plupart des cas. L’erreur la plus fréquente n’est pas le scan lui-même, mais ce qui manque après : l’ordre consultable et la seconde copie en dehors du système unique. Si tu tiens ta comptabilité dans bexio, tu obtiens les deux sans travail manuel — quintio.ch reflète tous tes justificatifs en continu et de manière consultable dans ton propre Google Drive. Ce guide montre tout le chemin, étape par étape, selon le droit suisse.

Quatre étapes — une fois réglées, le déroulé tourne ensuite en arrière-plan.

Que signifie « numériser les justificatifs » ?

Numériser, c’est plus que scanner. Une photo d’un ticket de caisse n’est pas encore un justificatif numérisé — c’est une image que personne ne cherche et qui ne repose dans aucun ordre. Un justificatif ne compte comme proprement numérisé que lorsque quatre choses sont réunies :

1. Saisi — en PDF ou en image, lisible et complet (avec montant, date, expéditeur).
2. Consultable — une reconnaissance de texte (OCR) a lu le contenu, de sorte que tu retrouves le justificatif plus tard par un mot ou un montant.
3. Classé — déposé à un endroit univoque, pour qu’il puisse être rattaché à une écriture et à un exercice.
4. Sauvegardé — à plus d’un endroit, pour qu’une panne ou un changement de fournisseur n’emporte pas le justificatif avec lui.

Les deux premières étapes règlent le travail quotidien — le justificatif est saisi et retrouvable. Les deux dernières règlent l’obligation : un justificatif doit rester disponible et traçable pendant dix ans. C’est exactement là que « scanné » se sépare de « proprement numérisé ».

La numérisation en vaut-elle la peine pour une PME ?

En bref : oui — et pour trois raisons sobres, pas à cause d’une « transformation numérique ». Premièrement, un justificatif numérique est consultable : tu tapes « Brack » ou « 847.30 » et tu l’as, au lieu de feuilleter un classeur fédéral. Deuxièmement, il est à l’abri de la perte : les tickets thermiques pâlissent jusqu’à l’illisibilité en un ou deux ans, un dégât d’eau frappe l’unique exemplaire papier — un fichier repose autant de fois que tu veux, à autant d’endroits que tu veux. Troisièmement, il fait gagner de la place et du temps : pas de mur de classeurs, pas de recherche, pas de relance auprès du fournisseur.

Le numérique est autorisé en Suisse — et il survit au ticket de caisse pâli, au feu et à l’eau.

Une remarque pour tes recherches : beaucoup de guides et de programmes de numérisation connus viennent d’Allemagne — sevDesk ou Scopevisio par exemple — et suivent les GoBD allemandes. Pour une PME suisse, ce sont pourtant le code des obligations et l’Olico qui s’appliquent. Les différences sont petites mais réelles : en Suisse, seuls le rapport de gestion et le rapport de révision doivent par exemple exister signés, tout le reste peut être archivé de manière purement numérique. Vérifie donc pour chaque mode d’emploi s’il vise bien le droit suisse — sinon tu numérises selon les mauvaises règles.

Avec quoi scanner les justificatifs — appli ou scanner ?

Il existe trois voies, et aucune n’est « la meilleure » — tout dépend du volume.

• Appli de scan sur le mobile (Google Drive, Adobe Scan, les applis d’appareil photo d’iOS et d’Android) : idéale pour les justificatifs isolés et pour les déplacements. Le collaborateur externe photographie le ticket d’essence sur place, l’appli recadre, redresse et dépose un PDF. Pour la plupart des microentreprises, cela suffit entièrement.
• Imprimante multifonction au bureau : pratique pour la pile de courrier occasionnelle. Fais attention au « scan-to-PDF » plutôt qu’aux images isolées, et à ce qu’elle fasse la reconnaissance de texte dans la foulée.
• Scanner de documents dédié (scanner à défilement, dès environ CHF 100) : cela vaut la peine dès que de grosses piles arrivent régulièrement — il avale des dizaines de pages d’un coup et produit directement un PDF consultable. C’est la voie des bureaux fiduciaires et des entreprises à fort volume de justificatifs.

Quel outil pour quel cas — adapté, partiellement adapté, inadapté.

La règle de base pour les trois : un justificatif, un fichier. Pas dix quittances dans un PDF collectif — sinon le justificatif isolé ne pourra plus être rattaché proprement à une écriture.

Dans quel format enregistrer les justificatifs ?

Le PDF est le standard, et pour le quotidien il suffit entièrement — pour autant qu’il contienne une couche de texte (nous y venons). Quelques règles gardent le classement lisible sur la durée :

• Du PDF plutôt que des fichiers image épars. Un JPG du mobile est un début, mais un PDF regroupe les justificatifs de plusieurs pages et constitue le format d’archive attendu.
• L’original reste l’original. Une facture fournisseur reçue en PDF est déjà numérique — tu ne l’imprimes pas pour la rescanner ensuite.
• Le PDF/A est un plus, pas une obligation. Le PDF/A (ISO 19005) est le format normalisé pour l’archivage à long terme : les polices sont intégrées, il n’y a pas de dépendances externes. Agréable pour une archive propre — l’Olico ne l’exige toutefois pas. Plus important que le format de fichier : que le justificatif reste inchangé et consultable.

Comment rendre consultables les justificatifs scannés ?

Un scan est d’abord une image de texte — la recherche reste vide tant qu’une reconnaissance de texte (OCR) n’a pas posé une couche de texte invisible sur l’image. Pour des fichiers isolés, un outil gratuit s’en charge (en local par exemple le PDF24 Creator, dans Acrobat le menu « Numériser et OCR ») ; qui cherche régulièrement a intérêt à déplacer son classement là où chaque envoi est indexé automatiquement en plein texte.

Les deux voies, les outils en détail et la remarque importante sur la protection des données figurent dans le guide dédié : Rendre un PDF consultable : la reconnaissance de texte pour un fichier — ou pour toutes tes archives. La phrase à retenir : les justificatifs professionnels avec des données de clients ou de salaires n’ont rien à faire dans des convertisseurs en ligne gratuits quelconques. Sur une facture figurent des données personnelles au sens de la loi sur la protection des données (nLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023) — convertis de tels justificatifs en local ou dans ton propre environnement cloud, pas sur des serveurs tiers dont l’emplacement est inconnu.

La conservation numérique est-elle autorisée en Suisse ?

Oui. L’Olico (ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, RS 221.431) autorise expressément la conservation électronique, tant que l’intégrité, la traçabilité et la disponibilité des justificatifs sont garanties. Le papier peut ensuite partir dans presque tous les cas — la seule exception pratiquement pertinente étant le rapport de gestion et le rapport de révision, qui doivent exister signés. Le délai de conservation est de dix ans à compter de la fin de l’exercice (art. 958f CO).

Pour un document précis, le calculateur de délais de conservation affiche la fin du délai selon l’exercice.

Ce que signifient concrètement « intégrité et disponibilité », quelles deux voies l’art. 9 Olico admet et à quoi ressemble la documentation de procédure souvent oubliée (art. 4), c’est l’article pilier qui l’explique : L’Olico expliquée simplement. Levons tout de suite un malentendu : il n’existe pas de certification Olico étatique. Aucun produit n’est « officiellement certifié Olico » — la conformité reste toujours la responsabilité de l’entreprise, indépendamment du logiciel.

Comment classer les justificatifs numérisés ?

Pas par thèmes, mais chronologiquement : type de justificatif → année → mois, avec des noms de fichiers suivant le modèle AAAA-MM-JJ_fournisseur_montant. Ainsi chaque millésime peut être bouclé comme une unité — en phase avec le délai de dix ans — et chaque justificatif a exactement un bon endroit, même quand plusieurs personnes classent. Le modèle complet et copiable, règles de nommage comprises, se trouve ici : Structure de classement pour la comptabilité.

Et la règle la plus importante qui va avec : les dossiers servent à classer. On retrouve aujourd’hui par la recherche plein texte — la structure ne doit pas remplacer la recherche, elle doit seulement garantir que rien ne se perd au moment du classement et qu’un millésime est réuni au moment du bouclement.

Numérisé ne veut pas encore dire sauvegardé : la seconde copie

La dernière étape est celle qu’on saute le plus souvent. Un justificatif qui ne repose que dans un seul système — que ce soit le logiciel de comptabilité ou un ordinateur isolé — est numérisé, mais pas sauvegardé. Si le système tombe en panne ou si le contrat prend fin, le justificatif est perdu. bexio supprime par exemple les données un mois après la résiliation (CG ch. 5.7), et bexio recommande soi-même de « conserver les justificatifs également en dehors de bexio » (article d’aide 000001647).

La solution propre est une seconde copie automatique dans un stockage qui t’appartient — ton propre Google Drive par exemple. Google Drive remplit les conditions techniques pour conserver des justificatifs numériques de manière conforme à la révision ainsi qu’au CO, à l’Olico et au droit fiscal. Important à ce sujet : la conformité à la révision n’est pas une propriété du produit — elle naît du système plus une utilisation ordonnée. La documentation de procédure (art. 4) et le contrôle annuel de lisibilité (art. 10) restent ta tâche ; l’obligation elle-même reste chez l’entreprise (art. 957a CO).

Pour les justificatifs qui reposent dans bexio, quintio.ch prend justement en charge cette seconde copie : le service reflète tous les documents bexio — boîte de réception et factures, rétroactivement et en continu — dans ton propre Google Drive, proprement classés par année et par mois et consultables en plein texte grâce à l’OCR de Google. Ton système directeur reste bexio ; quintio est le miroir consultable à côté, celui qui te reste même après un changement de fournisseur. Tu saisis les justificatifs comme avant, et le classement sauvegardé et consultable naît tout seul.

Questions fréquentes (FAQ)

Comment numériser correctement mes justificatifs ? En quatre étapes : saisir (scanner ou photographier, en PDF), rendre consultable (couche de texte OCR), classer (type de justificatif → année → mois) et sauvegarder (seconde copie dans un stockage à toi). Ce n’est que lorsque les quatre sont réunies qu’un justificatif est proprement numérisé et utilisable pendant dix ans.

Puis-je jeter les justificatifs papier après les avoir scannés ? Dans la très grande majorité des cas oui — l’Olico admet la conservation purement numérique. Font exception les documents signés comme le rapport de gestion et le rapport de révision. Les détails avec les bases légales : L’Olico expliquée simplement.

Avec quoi scanner les justificatifs au mieux ? Pour les justificatifs isolés et en déplacement, une appli de scan sur le mobile ; pour les piles occasionnelles, l’imprimante multifonction ; pour les gros volumes, un scanner à défilement qui produit directement des PDF consultables. Règle de base : un justificatif, un fichier.

Dans quel format enregistrer les justificatifs ? Un PDF avec couche de texte suffit pour le quotidien. Le PDF/A (ISO 19005) est le format pour l’archivage à long terme — agréable, mais pas exigé par l’Olico. Plus important que le format : que le justificatif reste inchangé et consultable.

Est-il sûr de téléverser des justificatifs dans des outils en ligne gratuits ? Les justificatifs contiennent des données personnelles (nLPD). Avec des convertisseurs gratuits sans contrat, sans emplacement de serveur connu et sans engagement de suppression, c’est déconseillé — convertis en local ou dans ton propre cloud. Plus à ce sujet : Rendre un PDF consultable.

Dois-je numériser mes justificatifs un à un s’ils sont déjà dans bexio ? Non. Un service miroir comme quintio dépose automatiquement tous les justificatifs bexio dans ton propre Google Drive — rétroactivement pour tout l’historique et en continu pour tout ce qui est nouveau, consultable et sans travail manuel.

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Sources

• Olico — ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (RS 221.431, Fedlex) — art. 9 (supports d’information admis), art. 4 (documentation), art. 5/6/10 (diligence, disponibilité, vérification)
• art. 957a / 958f CO (RS 220, Fedlex) — obligation de tenir une comptabilité et conservation de dix ans dès la fin de l’exercice
• Loi fédérale sur la protection des données (nLPD, RS 235.1, Fedlex) — en vigueur depuis le 1er septembre 2023
• Portail PME du SECO : conservation électronique des livres de comptes — le cloud comme support de données modifiable, avec des exigences plus strictes
• Article d’aide bexio 000001647 — recommandation de conserver les justificatifs également en dehors de bexio (état : août 2026)