Retrouver un justificatif dans tous ses mandats bexio : Cockpit, accès fiduciaire — et la recherche qui manque
Le bexio Cockpit relie tes mandats — une recherche de justificatifs à travers tous les mandats, non. Le workflow qui comble ce manque.
Par Roman Brüngger — Fiduciaire avec brevet fédéral · Fondateur rombro ag
Situation : juillet 2026
La réponse courte : bexio te donne, en tant que fiduciaire, avec le Cockpit une vue d’ensemble centrale de tes mandats et avec l’accès fiduciaire l’entrée directe dans chaque mandat — pour les mandats avec archive documentaire (Optima/Ultimate), l’accès à l’archive s’ajoute automatiquement. Ce que bexio n’offre pas : une recherche de justificatifs à travers tous les mandats. Qui cherche un justificatif se connecte au bon mandat et cherche là-bas — dans la boîte de réception, pratiquement uniquement par nom de fichier. Le workflow qui résout ce problème se situe un niveau au-dessus de bexio : tu connectes chaque mandat une seule fois à ton propre compte quintio — le miroir atterrit automatiquement comme dossier propre dans ton Google Drive, aucune action requise du côté du client. Ensuite, une seule recherche Drive parcourt tous les dossiers de mandats à la fois — grâce à la reconnaissance de texte, même le contenu des justificatifs scannés.
La boîte à outils du fiduciaire bexio (et ce qu’elle fait vraiment)
Le rail fiduciaire n’est pas un aspect secondaire chez bexio : plus de 1’000 partenaires fiduciaires certifiés travaillent, selon bexio, avec le logiciel, pour désormais plus de 100’000 clients bexio. bexio met à disposition trois éléments pour la collaboration :
- Accès fiduciaire : le client t’invite dans son compte (aide bexio 000001812) ; tu travailles ensuite directement dans sa comptabilité. Pour le client, c’est mis en place en deux minutes.
- bexio Cockpit : la centrale de gestion pour les fiduciaires — tous les mandats connectés dans une liste, avec accès direct au compte concerné. Le Cockpit répond à « où sont mes mandats ? » — pas à « où est ce justificatif ? ».
- Accès à l’archive documentaire : pour les mandats avec forfait Optima ou Ultimate, les fiduciaires attribués dans bexio obtiennent automatiquement l’accès à l’archive documentaire, y compris sa recherche OCR — selon bexio, fiable jusqu’à environ 20 pages par document (détails et limites).
C’est un ensemble d’accès solide. Sauf que l’accès n’est pas la recherche.
Où la recherche de justificatifs reste bloquée
Au moment du bouclement trimestriel, le quotidien ressemble à ceci : un paiement de CHF 847.30 sans justificatif, un nom de fournisseur en tête, trente mandats dans le Cockpit. Il faut alors : deviner le bon mandat, se connecter, faire défiler la boîte de réception — car bexio n’y documente aucune recherche de contenu, on cherche pratiquement par nom de fichier et par date. Or les scans portent rarement le nom de leur contenu. Un utilisateur bexio sur le portail des idées, littéralement : « Nous avons 4 collaborateurs terrain qui ajoutent quotidiennement des quittances/factures, aucune chance de tout retrouver rapidement » (SALES-I-478, archivé).
Multiplie cela par chaque mandat. Et pour la question de la remise ou de l’archivage, un autre utilisateur souhaitait : « En un clic, on devrait pouvoir télécharger un ZIP avec TOUTES les données d’un mandat dans Bexio… sans dépendre de quelqu’un » (portail des idées bexio, PLATF-I-352). Aucun des deux n’existe à ce jour comme fonction native — les solutions alternatives, nous les avons comparées ici.
Il reste l’issue habituelle : écrire au client. Le ping-pong par e-mail (« peux-tu m’envoyer le justificatif de… ») coûte du temps aux deux parties et te coûte, à toi, ton image professionnelle — devoir redemander ne paraît jamais souverain. Le problème est structurel, pas personnel : dans une enquête Gartner de 2023, 47 pour cent des employés travaillant de manière numérique ont déclaré ne pas trouver les informations nécessaires à leur travail (Gartner, mai 2023).
Le workflow : un dossier par mandat, une recherche pour tous
Le levier ne se trouve pas dans bexio, mais dans le classement à côté :
- Connecter chaque mandat une seule fois. Dans ton compte quintio, tu te
connectes avec l’accès fiduciaire existant pour chaque mandat — quintio
crée pour cela un dossier propre dans ton Google Drive —
bexio – Muster AG/Posteingang/2026/07/, factures classées par année, noms d’origine conservés — et le tient à jour en continu, y compris tout l’historique (pourquoi cette structure). Le client, lui, ne fait rien — son compte bexio reste inchangé. - Tu cherches sur tout en même temps. Google Drive indexe automatiquement le contenu des documents téléversés — c’est officiellement documenté : « Drive automatically indexes documents for search when it recognizes the file type, including text documents, PDFs, images with text, and other common types » (developers.google.com). Comme tous les mandats se trouvent dans ton propre Drive, un terme de recherche — fournisseur, montant, désignation d’article — parcourt automatiquement tous les dossiers de mandats à la fois, reconnaissance de texte comprise.
Le paiement de CHF 847.30 n’est ainsi plus une devinette de mandat, mais une requête de recherche : taper le nom du fournisseur, le résultat affiche le justificatif et le mandat, huit secondes au lieu d’un échange d’e-mails.
| Fonctions natives bexio (Cockpit + accès) | Workflow miroir Drive | |
|---|---|---|
| Recherche à travers les mandats | Non — connexion par mandat | Une seule recherche sur tous les dossiers de mandats |
| Contenu des justificatifs scannés | Uniquement dans l’archive documentaire (Optima/Ultimate) | Par OCR Google dans chaque dossier |
| Forfait requis chez le client | Recherche plein texte dès Optima seulement | N’importe quel forfait bexio |
| Effort côté client | Invitation à l’accès fiduciaire (de toute façon nécessaire) | Aucun — aucune action supplémentaire |
| À qui appartient le classement ? | Compte bexio du client | Ton propre Google Drive |
Ce que le workflow signifie pour ta pratique
Le miroir se trouve dans ton Google Drive — un compte, une structure, pour tous les mandats. Le compte bexio du client reste, lui, intact : il voit et utilise sa comptabilité comme avant, sans rien mettre en place ni rien partager. Pour toi, cela signifie un seul système de classement au lieu d’un classement par mandat — et la chasse aux justificatifs disparaît. Honnêtement dit : le miroir est ta copie de travail, pas celle du client — en cas de changement de mandat, elle reste chez toi, pas chez le client. Comment ce classement se positionne par rapport à l’Olico, au CO et au droit fiscal, Roman Brüngger — fiduciaire avec brevet fédéral — l’a analysé du point de vue fiduciaire : bexio reste le système de référence, le miroir est copie de travail et de sauvegarde.
Quand ce workflow ne convient pas
Limites honnêtes : si un mandat ne tient pas sa comptabilité dans bexio, il n’y a rien à miroiter. Si ton cabinet travaille déjà avec une véritable GED fiduciaire dotée de sa propre recherche plein texte sur tous les mandats, quintio résout un problème que tu n’as plus (aperçu des alternatives). Et si ton cabinet ne veut, par principe, pas travailler avec Google, tu es mieux servi par l’un des autres chemins d’export — quintio ne miroite aujourd’hui que vers Google Drive.
Questions fréquentes (FAQ)
Comment donner à mon fiduciaire un accès à bexio ? Le client invite le fiduciaire dans les paramètres de son compte bexio (utilisateurs et droits → fiduciaire). Marche à suivre : aide bexio 000001812.
Qu’est-ce que le bexio Cockpit ? La centrale de gestion gratuite pour les fiduciaires bexio : tous les mandats connectés dans une vue d’ensemble, avec accès direct aux comptes individuels. Il ne contient pas de recherche de justificatifs ou de documents à travers les mandats.
Puis-je, en tant que fiduciaire, rechercher des justificatifs sur tous les mandats ? Pas dans bexio — la recherche et l’archive documentaire sont liées à chaque mandat individuellement. Tu obtiens une recherche plein texte à travers les mandats en connectant chaque mandat une seule fois à ton propre compte quintio — le miroir atterrit automatiquement dans ton Google Drive.
Le client doit-il partager son Google Drive ? Non. quintio connecte ton compte quintio directement au mandat bexio via ton accès fiduciaire existant — le miroir atterrit dans ton propre Drive. Le client ne met rien en place et ne partage rien.
As-tu besoin de Google Workspace pour plusieurs mandats ? Non — un compte Google ordinaire suffit. Chaque mandat atterrit comme sous-dossier propre à l’intérieur ; Workspace n’est pas une condition.
Le miroir Drive remplace-t-il l’archive documentaire ou bexio ? Non. bexio reste le système de référence de la comptabilité ; le miroir est la copie de travail et de sauvegarde consultable dans ton propre Google Drive — analyse de la sécurité probante ici.
quintio.ch miroite en continu tous les documents de bexio dans ton propre Google Drive — un dossier par mandat, consultable par OCR, classé proprement par année et par mois. Aucun partage requis de la part du client. Essayer gratuitement → Connexion avec bexio, les premiers documents se synchronisent gratuitement. Aucune carte de crédit nécessaire.
Sources
- Aide bexio 000001812 « Accès fiduciaire » — mise en place par le client
- Aide bexio 000002502 « Archive documentaire » — accès fiduciaire automatique, OCR jusqu’à environ 20 pages
- Google Drive API : indexation plein texte automatique
- Portail des idées bexio SALES-I-478 (archive Wayback) — citation d’utilisateur, recherche de justificatifs
- bexio : logiciel fiduciaire — « plus de 1’000 partenaires fiduciaires certifiés » (consulté juillet 2026) · communiqué de presse du 18.02.2026 — « plus de 100’000 clients »
- Gartner Digital Worker Experience Survey (communiqué de presse, 10.05.2023) — chiffre de 47 % ; enquête auprès de 4’861 employés à plein temps (États-Unis, Royaume-Uni, Inde, Chine), sept.–nov. 2022
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