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Was ist bexio? Der nüchterne Überblick

bexio in einem Satz erklärt: Was die Schweizer Cloud-Business-Software für KMU kann, für wen sie gedacht ist und was sie kostet — neutral und faktisch.

GRUNDLAGEN 13. JULI 2026 · 6 MIN LESEZEIT

Von Roman Brüngger — Treuhänder mit eidg. Fachausweis · Gründer rombro ag

Stand: August 2026 · Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

bexio ist eine Schweizer Cloud-Software für die Administration von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Sie bündelt den Verkaufsprozess von der Offerte bis zur Rechnung, Buchhaltung mit Bankanbindung, Lohnbuchhaltung und eine Kontaktverwaltung (CRM) in einem einzigen Online-Konto, auf das du im Browser zugreifst — ohne lokale Installation. Entwickelt und betrieben wird sie von der bexio AG mit Sitz in Rapperswil-Jona; seit 2018 gehört das Unternehmen zur Mobiliar-Gruppe. Kurz gesagt richtet sich bexio an Selbständige und kleine Betriebe, die Verkauf, Buchhaltung und Löhne an einem Ort erledigen wollen — oft in Zusammenarbeit mit ihrem Treuhänder.

Transparenz: quintio, das wir am Schluss kurz erwähnen, ist unser eigenes Produkt — kein bexio-Ersatz, sondern ein Spiegel, der deine Belege in dein eigenes Google Drive kopiert. Dieser Überblick beschreibt bexio neutral.

Was kann bexio? Die Module im Überblick

Aufgebaut ist bexio modular: Mehrere Funktionsbereiche greifen ineinander, vom Angebot bis zur verbuchten Zahlung. Die wichtigsten Module:

  • Verkaufsprozess — vom Angebot über Auftrag und Lieferschein bis zur Rechnung, inklusive QR-Rechnung und Mahnwesen; je nach Paket mit Lagerverwaltung.
  • Ausgabenmanagement — Lieferantenrechnungen und Belege erfassen, prüfen und verbuchen.
  • Buchhaltung — doppelte Buchhaltung, MWST-Abrechnung und die üblichen Finanzauswertungen; Belege lassen sich den Buchungen zuordnen.
  • Banking — die Anbindung an die Geschäftsbank, damit Zahlungen und Kontobewegungen automatisch abgeglichen werden.
  • Lohnbuchhaltung — die Lohnabrechnung für Angestellte samt Lohnausweisen und den nötigen Meldungen.
  • Kontaktverwaltung (CRM) — eine gemeinsame Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Kontakten, auf die alle Module zugreifen.

Nicht jede Funktion steckt in jedem Paket: Der automatische Bankabgleich kommt zum Beispiel erst ab Advanced, Lager und Projektzeiten erst ab Optima — ebenso wie das Dokumenten-Archiv. Die genaue Abgrenzung steht in unserem Überblick zu den bexio-Preisen und Paketen.

Die sechs bexio-Module im Überblick als neutrale Kartenübersicht: Verkaufsprozess, Ausgabenmanagement, Buchhaltung, Banking, Lohnbuchhaltung und Kontaktverwaltung — die Funktionsbereiche, die ein KMU von der Offerte bis zur verbuchten Zahlung abdeckt Sechs Funktionsbereiche in einem Konto — nicht jede Funktion ist in jedem Paket enthalten.

Für wen ist bexio geeignet?

Zugeschnitten ist bexio auf kleine Schweizer KMU und Selbständige — auf Betriebe also, die eine Standard-Buchhaltung nach Schweizer Obligationenrecht führen und Verkauf, Finanzen und Löhne ohne eigene IT-Abteilung erledigen wollen. Besonders verbreitet ist das Zusammenspiel mit dem Treuhänder: Du erfasst die Belege, dein Treuhänder greift auf dieselben Daten zu und übernimmt Abschluss und MWST-Abrechnung.

Weniger gut passt bexio, wenn deine Buchhaltung deutlich vom Standard abweicht — etwa bei sehr komplexer oder internationaler Buchhaltung, bei Konzernstrukturen mit tiefer Fremdwährungslogik oder bei stark spezialisierten Nischen-Branchenlösungen, die ein dediziertes ERP verlangen. Das ist keine Wertung, sondern eine Frage des Zuschnitts: bexio will die Administration typischer KMU einfach halten, nicht jeden Spezialfall abbilden.

Für wen bexio passt und für wen weniger, als zwei neutrale Spalten: Passt gut für kleine Schweizer KMU und Selbständige, Standard-Buchhaltung nach OR und die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder; weniger geeignet für sehr komplexe oder internationale Buchhaltung, Konzerne mit tiefer Fremdwährungslogik und Nischen-Branchenlösungen mit Spezial-ERP Eine Frage des Zuschnitts, keine Wertung — bexio ist auf die typische KMU-Administration ausgelegt.

Was kostet bexio?

Verkauft wird bexio als Abonnement in vier Paketen, abgerechnet pro Monat. Bei jährlicher Zahlweise kostet es 2026 CHF 35 (Basic), CHF 42 (Advanced), CHF 69 (Optima) und CHF 119 (Ultimate) pro Monat, jeweils exkl. MWST; bei monatlicher Abrechnung ist jedes Paket CHF 10/Mt. teurer (bexio Pakete & Preise, Stand August 2026 — am besten am Tag der Entscheidung prüfen).

Grob gilt: Basic genügt für Selbständige mit wenigen Belegen, Advanced kommt dazu, sobald der automatische Bankabgleich oder Lieferantenrechnungen gebraucht werden, Optima lohnt sich für Firmen, die Lager, Projektzeiten, das Dokumenten-Archiv oder mehr Nutzerrechte wirklich nutzen, und Ultimate zielt auf grössere Teams. Welches Paket sich für welchen Fall rechnet — und wo ein Upgrade wenig bringt — steht ausführlich im Überblick zu den bexio-Preisen.

Wie werden Dokumente in bexio abgelegt?

Weil in bexio Verkauf und Buchhaltung zusammenlaufen, sammeln sich dort mit der Zeit alle Belege: Eingehende Rechnungen und Quittungen landen im Posteingang, ausgehende Rechnungen entstehen als PDF im System. Eine durchsuchbare Ablage mit OCR-Volltextsuche — das Dokumenten-Archiv — bietet bexio allerdings erst ab dem Paket Optima (was das Archiv kann und was es kostet).

Ein Punkt, der im Überblick oft untergeht: Die Dokumente gehören dir nur, solange der Vertrag läuft. Kündigst du bexio, bleibt dir laut AGB (Ziff. 5.7) noch ein Monat, dann werden die Daten gelöscht. Deshalb empfiehlt bexio selbst, «die Belege jeweils ausserhalb von bexio zusätzlich aufzubewahren» (Hilfeartikel 000001647).

Genau an dieser Stelle setzt unser eigenes Produkt an: quintio ist kein bexio-Ersatz, sondern ein Spiegel. Es kopiert alle Belege aus bexio — Posteingang und Rechnungen, rückwirkend und laufend — in dein eigenes Google Drive, wo Googles OCR sie durchsuchbar macht. bexio bleibt dein führendes System; die Kopie bleibt dir, auch nach einem Wechsel. Wie du die Dokumente sonst noch aus bexio herausbekommst, zeigt der Vergleich der Backup- und Export-Wege; wie die Drive-Verbindung technisch läuft, steht in der Anleitung zur bexio-Google-Drive-Integration.

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist bexio? bexio ist eine Schweizer Cloud-Software für die Administration von KMU: Offerten und Rechnungen, Auftragsabwicklung, Buchhaltung mit Bankanbindung, Lohn und eine Kontaktverwaltung (CRM) in einem Online-Konto. Sie läuft im Browser, ohne lokale Installation.

Für wen ist bexio geeignet? Für kleine Schweizer KMU und Selbständige mit Standard-Buchhaltung — häufig in Zusammenarbeit mit dem Treuhänder. Weniger geeignet ist sie für sehr komplexe oder internationale Buchhaltung und für Nischen-Branchenlösungen, die ein spezialisiertes ERP brauchen.

Was kann bexio alles? Die Hauptmodule sind Offerten & Rechnungen, Auftragsabwicklung, Buchhaltung, Banking, Lohn und Kontakte/CRM. Nicht jede Funktion steckt in jedem Paket — den automatischen Bankabgleich gibt es ab Advanced, Lager, Projektzeiten und das Dokumenten-Archiv ab Optima.

Was kostet bexio 2026? Bei jährlicher Zahlweise CHF 35 (Basic), CHF 42 (Advanced), CHF 69 (Optima) und CHF 119 (Ultimate) pro Monat, exkl. MWST; bei monatlicher Abrechnung je CHF 10/Mt. mehr (bexio Pakete & Preise, Stand August 2026).

Ist bexio eine Schweizer Software? Ja. Entwickelt wird bexio von der bexio AG mit Sitz in Rapperswil-Jona; die Software ist auf das Schweizer Rechnungswesen (OR, MWST, QR-Rechnung) ausgelegt. Seit 2018 gehört das Unternehmen zur Mobiliar-Gruppe.

Brauche ich für bexio einen Treuhänder? Notwendig ist das nicht — viele führen bexio selbst. Die Software ist aber auf die Zusammenarbeit ausgelegt: Dein Treuhänder kann auf dieselben Daten zugreifen, was Abschluss und MWST-Abrechnung erleichtert.

Was passiert mit meinen Belegen, wenn ich bexio kündige? Nach der Kündigung bleibt dir laut AGB (Ziff. 5.7) ein Monat, um die Daten herauszuverlangen; danach werden sie gelöscht (das Dokumenten-Archiv nach 30 Tagen). Eine Kopie, die dir bleibt, entsteht nur, wenn du die Belege vorher aus bexio heraussicherst.

quintio.ch spiegelt alle Dokumente aus bexio kontinuierlich in dein eigenes Google Drive — durchsuchbar dank Google-OCR, geordnet nach Jahrgang, als deine eigene Kopie. Funktioniert mit jedem bexio-Paket. Kostenlos testen → Anmelden, bexio verbinden — die ersten Dokumente synchronisieren gratis. Keine Kreditkarte nötig.

Quellen

quintio spiegelt deine bexio-Dokumente automatisch in dein eigenes Google Drive.

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✕Die sechs bexio-Module im Überblick als neutrale Kartenübersicht: Verkaufsprozess, Ausgabenmanagement, Buchhaltung, Banking, Lohnbuchhaltung und Kontaktverwaltung — die Funktionsbereiche, die ein KMU von der Offerte bis zur verbuchten Zahlung abdeckt
Die sechs bexio-Module im Überblick als neutrale Kartenübersicht: Verkaufsprozess, Ausgabenmanagement, Buchhaltung, Banking, Lohnbuchhaltung und Kontaktverwaltung — die Funktionsbereiche, die ein KMU von der Offerte bis zur verbuchten Zahlung abdeckt
✕Für wen bexio passt und für wen weniger, als zwei neutrale Spalten: Passt gut für kleine Schweizer KMU und Selbständige, Standard-Buchhaltung nach OR und die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder; weniger geeignet für sehr komplexe oder internationale Buchhaltung, Konzerne mit tiefer Fremdwährungslogik und Nischen-Branchenlösungen mit Spezial-ERP
Für wen bexio passt und für wen weniger, als zwei neutrale Spalten: Passt gut für kleine Schweizer KMU und Selbständige, Standard-Buchhaltung nach OR und die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder; weniger geeignet für sehr komplexe oder internationale Buchhaltung, Konzerne mit tiefer Fremdwährungslogik und Nischen-Branchenlösungen mit Spezial-ERP