Come nomina quintio i tuoi file?

Per impostazione predefinita quintio riprende il nome del file da bexio. Ogni file caricato mantiene nel mirror il nome che porta in bexio — solo ripulito tecnicamente. Uno schema di denominazione personalizzato è facoltativo e vale solo se lo attivi nelle impostazioni del portale. Caso particolare: i PDF dei documenti che bexio genera solo al momento della richiesta (fatture, offerte, ordini, bolle di consegna, ordini d’acquisto) non hanno un nome di file in bexio — per loro quintio compone un nome parlante anche in modalità standard.

Variante 1: lo standard — senza configurare nulla

I file caricati mantengono il loro nome. Riguarda la posta in arrivo, gli allegati di fatture fornitori, note di credito fornitori e spese, oltre ai file sui contatti — la parte più grande del tuo mirror. quintio ripulisce il nome solo quanto basta perché funzioni correttamente in Google Drive e su ogni sistema: i caratteri non ammessi nei nomi di file (come /, :, ? o *) vengono rimossi, i nomi molto lunghi vengono accorciati — l’estensione resta sempre intatta.

I PDF dei documenti ricevono un nome composto. bexio genera fatture, offerte, ordini, bolle di consegna e ordini d’acquisto come PDF solo al momento della richiesta — non esiste quindi alcun nome di file che quintio potrebbe riprendere. Per loro vale il modello standard Data_Tipo-Numero_Contatto.pdf:

2026-03-12_Rechnung-RE-2041_Muster AG.pdf

Elemento	Nell’esempio	Da dove viene il valore
Data del documento	2026-03-12	La data del documento in bexio — non la data della copia
Tipo di documento	Rechnung	Il tipo: fattura, offerta, ordine, bolla di consegna o ordine d’acquisto
Numero del documento	RE-2041	Il numero da bexio, invariato — anche un formato di numerazione personalizzato resta identico
Contatto	Muster AG	Il nome dell’azienda o del contatto del documento
Estensione	.pdf	Il formato del file

Nota: nei nomi standard la parola del tipo di documento è in tedesco (Rechnung per fattura) — sono le denominazioni reali che quintio scrive nel tuo Drive. Con il tuo schema di denominazione scegli anche la lingua dei nomi dei file.

Se manca un valore — per esempio il contatto —, quintio omette semplicemente quella parte invece di inventare un segnaposto. Così i documenti si ordinano da soli in modo cronologico in ogni cartella — come questo si combina con la struttura di archiviazione della tua contabilità lo spiega il blog.

Variante 2: il tuo schema di denominazione — solo dopo l’attivazione

Finché non configuri nulla, vale lo standard qui sopra. Se vuoi nomi tuoi, attivi nelle impostazioni del portale sotto «Nomi dei file» il tuo schema di denominazione: composto da blocchi — data del documento, tipo di documento, numero del documento, contatto, importo e altro, nel tuo ordine e con il tuo separatore. Le regole:

• L’anteprima mostra subito il risultato sui tuoi documenti reali — prima che tu cambi qualcosa.
• I blocchi che un documento non conosce spariscono — niente separatori vuoti, niente segnaposto.
• Lo schema vale per tutto il tuo account, quindi per tutte le aziende bexio collegate.
• Su richiesta quintio rinomina retroattivamente anche tutti i file già copiati. Le cartelle e i link di condivisione nel tuo Google Drive restano invariati, e in bexio non cambia nulla.
• Schema disattivato o mai attivato: vale lo standard della variante 1.

Quali blocchi esistono — e per quali tipi di documenti valgono?

Non ogni tipo di documento conosce ogni informazione: una fattura ha un numero di documento, una scansione della posta in arrivo no — e solo i file caricati hanno un nome originale da bexio. Nel menu dei blocchi delle impostazioni ogni blocco indica quindi per quali tipi di documenti vale. Lo stato attuale:

Blocco	Vale per	Nota
Data del documento	tutti i tipi	Per la posta in arrivo e gli allegati è la data di arrivo del documento in bexio
Tipo di documento	tutti i tipi	Fattura, offerta, ordine, bolla di consegna, ordine d’acquisto — oppure il tipo del file caricato
Anno / Mese	tutti i tipi	derivati dalla data del documento
ID bexio	tutti i tipi	il numero univoco del documento in bexio
Nome originale da bexio	file caricati e file sui contatti	I PDF dei documenti non hanno un nome originale — il loro nome lo crea quintio (variante 1)
Numero del documento	fatture, offerte, ordini, bolle di consegna, ordini d’acquisto	Una scansione della posta in arrivo non ha ancora un numero
Contatto	fatture, offerte, ordini, bolle di consegna, ordini d’acquisto e file sui contatti	Se il tuo pacchetto bexio non rende disponibili i dati dei contatti via interfaccia, il blocco è disattivato
Importo	fatture, offerte, ordini, bolle di consegna, ordini d’acquisto	Le bolle di consegna spesso non hanno un importo — il blocco allora sparisce semplicemente
Valuta	non ancora selezionabile	Il blocco è visibile nel menu ma disattivato: bexio fornisce la valuta solo per una parte dei documenti — per nomi coerenti nella stessa cartella resta bloccato per ora

La regola di fondo resta sempre la stessa: dove un documento non conosce un blocco, questo sparisce — il file mantiene il resto del nome, senza separatori vuoti.

Due file, lo stesso nome?

In caso di nome doppio nella stessa cartella — con lo standard come con il tuo schema —, quintio aggiunge al secondo file un breve codice di otto caratteri, per esempio Quittung-3f9a21c4.pdf. Il codice non è casuale: viene derivato dal documento stesso, quindi lo stesso file riceve lo stesso nome a ogni sincronizzazione. Così non nascono mai doppioni tipo «Copia di …».

E se un documento cambia?

Se un documento o una fattura cambia a posteriori in bexio, quintio aggiorna il file esistente — stesso file, nuova versione, nessun doppione. Trovi la cronologia nella panoramica delle versioni di Google Drive.

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Il tuo schema lo definisci dopo l’accesso al portale, nelle impostazioni sotto «Nomi dei file» — l’anteprima ti mostra il risultato prima che tu cambi qualcosa.