Wie benennt quintio deine Dateien?

Standardmässig übernimmt quintio den Dateinamen aus bexio. Jede hochgeladene Datei behält im Spiegel den Namen, den sie in bexio trägt — nur technisch bereinigt. Ein eigenes Namensschema ist optional und gilt erst, wenn du es in den Portal-Einstellungen aktivierst. Eine Sonderrolle haben PDF-Belege, die bexio erst beim Abruf erzeugt (Rechnungen, Offerten, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen): Sie tragen in bexio keinen Dateinamen — für sie setzt quintio auch im Standard einen sprechenden Namen zusammen.

Variante 1: Der Standard — ohne dass du etwas einstellst

Hochgeladene Dateien behalten ihren Namen. Das betrifft den Posteingang, Anhänge von Lieferantenrechnungen, Lieferantengutschriften und Aufwendungen sowie Dateien auf Kontakten — mengenmässig den grössten Teil deines Spiegels. quintio bereinigt den Namen nur so weit, dass er in Google Drive und auf jedem Betriebssystem sauber funktioniert: Zeichen, die in Dateinamen nicht erlaubt sind (etwa /, :, ? oder *), werden entfernt, extrem lange Namen werden gekürzt — die Dateiendung bleibt dabei immer erhalten.

PDF-Belege bekommen einen zusammengesetzten Namen. Rechnungen, Offerten, Aufträge, Lieferscheine und Bestellungen erzeugt bexio als PDF erst beim Abruf — einen Dateinamen, den quintio übernehmen könnte, gibt es dort nicht. Deshalb gilt für sie das Standard-Muster Belegdatum_Belegart-Belegnummer_Kontakt.pdf:

2026-03-12_Rechnung-RE-2041_Muster AG.pdf

Bestandteil	Im Beispiel	Woher der Wert kommt
Belegdatum	2026-03-12	Das Datum des Belegs in bexio — nicht das Datum der Spiegelung
Belegart	Rechnung	Der Dokumenttyp: Rechnung, Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Bestellung
Belegnummer	RE-2041	Die Nummer aus bexio, unverändert — auch ein eigenes Nummernformat bleibt genau so erhalten
Kontakt	Muster AG	Der Firmen- bzw. Kontaktname aus dem Beleg
Endung	.pdf	Das Dateiformat

Fehlt ein Wert — zum Beispiel der Kontakt —, lässt quintio diesen Teil einfach weg, statt einen Platzhalter zu erfinden. So sortieren sich die Belege in jedem Ordner von selbst chronologisch, und du erkennst jeden, ohne ihn zu öffnen — wie das mit der Ordnerstruktur deiner Ablage zusammenspielt, zeigt der Blog.

Variante 2: Dein eigenes Namensschema — erst nach Aktivierung

Solange du nichts einstellst, bleibt es beim Standard oben. Willst du eigene Namen, aktivierst du in den Portal-Einstellungen unter «Dateinamen» dein Namensschema: aus Bausteinen zusammengestellt — Belegdatum, Belegart, Belegnummer, Kontakt, Betrag und mehr, in deiner Reihenfolge und mit deinem Trennzeichen. Dabei gilt:

• Die Vorschau zeigt das Ergebnis sofort an deinen echten Belegen — bevor du etwas änderst.
• Bausteine, die ein Beleg nicht kennt, fallen weg — keine leeren Trennzeichen, keine Platzhalter.
• Das Schema gilt für dein ganzes Konto, also für alle verbundenen bexio-Firmen gleich.
• Auf Wunsch benennt quintio auch alle bereits gespiegelten Dateien rückwirkend um. Ordner und Freigabelinks in deinem Google Drive bleiben dabei unverändert, und in bexio ändert sich nichts.
• Schema wieder deaktiviert oder nie aktiviert: Es gilt der Standard aus Variante 1.

Welche Bausteine gibt es — und für welche Belegarten gelten sie?

Nicht jede Belegart kennt jede Angabe: Eine Rechnung hat eine Belegnummer, ein Posteingang-Scan nicht — und einen Originalnamen aus bexio haben nur hochgeladene Dateien. Im Baustein-Menü der Einstellungen steht deshalb bei jedem Baustein, für welche deiner Belegarten er gilt. Der Stand heute:

Baustein	Gilt für	Anmerkung
Belegdatum	alle Belegarten	Bei Posteingang und Datei-Anhängen ist es das Datum, an dem der Beleg in bexio eingegangen ist
Belegart	alle Belegarten	Rechnung, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Bestellung — bzw. die Art der hochgeladenen Datei
Jahr / Monat	alle Belegarten	aus dem Belegdatum abgeleitet
bexio-ID	alle Belegarten	die eindeutige Nummer des Belegs in bexio
Originalname aus bexio	hochgeladene Dateien und Dateien auf Kontakten	PDF-Belege haben keinen Originalnamen — ihren Namen erzeugt quintio selbst (Variante 1)
Belegnummer	Rechnungen, Offerten, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen	Ein Posteingang-Scan hat noch keine Belegnummer
Kontakt	Rechnungen, Offerten, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen sowie Dateien auf Kontakten	Bei bexio-Paketen, die Kontaktdaten nicht über die Schnittstelle freigeben, ist der Baustein deaktiviert («Dein bexio-Abo gibt Kontaktdaten nicht frei.»)
Betrag	Rechnungen, Offerten, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen	Lieferscheine tragen meist keinen Betrag — dann fällt der Baustein einfach weg
Währung	noch nicht wählbar	Der Baustein ist im Menü sichtbar, aber deaktiviert: bexio liefert die Währung erst für einen Teil der Belege — für einheitliche Namen im selben Ordner bleibt er vorerst gesperrt

Die Regel dahinter bleibt immer dieselbe: Wo ein Beleg einen Baustein nicht kennt, fällt er weg — die Datei behält den Rest des Namens, ohne leere Trennzeichen.

Zwei Dateien, derselbe Name?

Kommt es im selben Ordner zu einer Namensdoppelung — egal ob im Standard oder mit eigenem Schema —, hängt quintio an die zweite Datei einen kurzen achtstelligen Code an, etwa Quittung-3f9a21c4.pdf. Der Code ist kein Zufallswert: Er wird aus dem Beleg selbst abgeleitet, dieselbe Datei bekommt also bei jedem Abgleich denselben Namen. So entstehen nie Duplikate wie «Kopie von …».

Und wenn sich ein Beleg ändert?

Ändert sich ein Beleg oder eine Rechnung nachträglich in bexio, führt quintio die bestehende Datei nach — dieselbe Datei, neue Version, kein Duplikat. Die Historie findest du in der Versionsübersicht von Google Drive.

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Dein eigenes Schema legst du nach dem Anmelden im Portal in den Einstellungen unter «Dateinamen» fest — die Vorschau zeigt dir das Ergebnis, bevor du etwas änderst.