MWST-Abrechnung als XML exportieren und bei der ESTV einreichen

So holst du die fertige MWST-Abrechnung als XML aus bexio: in bexio Buchhaltung → MWST-Abrechnung öffnen, die Abrechnungsperiode wählen und auf den Knopf «XML» klicken. Die Extension liest die angezeigte Abrechnung, prüft sie auf Konsistenz und legt eine Datei wie CHE123456789_2026_Q1.xml in deinen Download-Ordner — eine vollständige MWST-Deklaration nach eCH-0217, die du im ePortal der ESTV hochlädst, statt jede Ziffer abzutippen.

Schritt für Schritt

1. Abrechnung öffnen. In bexio unter Buchhaltung → MWST-Abrechnung die gewünschte Periode anzeigen — die Extension übernimmt die Periode direkt aus der geöffneten Abrechnung.
2. Auf «XML» klicken. Der Knopf steht in der Aktionsleiste der Abrechnung (Tooltip: «XML herunterladen (Shift- oder Alt-Klick: zusätzlich Diagnose-Datei)»). Während der Erstellung zeigt er «XML wird erstellt…». Siehst du stattdessen den abgeblendeten Hinweis «MWST als XML ist an dein quintio-Konto gebunden», melde dich zuerst an — so geht das.
3. Dialoge beantworten, falls nötig. Fehlt deine MWST-Nummer, fragt die Extension nach («MWST-Nummer (UID) bestätigen» bzw. «MWST-Nummer (UID) eingeben») — sie wird nie stillschweigend übernommen. Rechnest du mit Saldo- oder Pauschalsteuersätzen ab, fragt sie beim ersten Export nach der Tätigkeits-ID pro Mandant.
4. Datei im ePortal der ESTV hochladen. Die XML-Datei entspricht dem Standard eCH-0217, den das ePortal beim Einreichen per Upload erwartet. Kontrolliere die eingelesenen Werte dort wie gewohnt, bevor du die Abrechnung einreichst — die Verantwortung für die Deklaration bleibt bei dir.

Erfolgskontrolle: Im Download-Ordner liegt eine Datei nach dem Muster <UID>_<Jahr>_Q<Quartal>.xml, und das ePortal liest sie beim Upload ohne Beanstandung ein.

Was prüft die Extension vor dem Download?

• Konsistenz-Check gegen Ziffer 500: Die Extension rechnet die Steuer selbst nach und vergleicht sie mit der von bexio angezeigten Ziffer 500. Eine Differenz unter CHF 5 gilt als Rundung und läuft still durch; zwischen CHF 5 und 200 fragt der Dialog «Konsistenzprüfung — Differenz festgestellt» nach, ob du fortfahren willst; ab CHF 200 bricht der Export ab und bittet dich, die Diagnose herunterzuladen und an den Support zu senden.
• Abrechnungsart und Methode liest die Extension aus deinen bexio-MWST-Einstellungen (vereinbart oder vereinnahmt, effektiv oder Saldo-/Pauschalsteuersatz) — nur lesend, geändert wird in bexio nichts.
• Bewilligte Saldosteuersätze: Zeigt bexio einen Steuersatz, der nicht der ESTV-Liste der bewilligten Saldosteuersätze entspricht, hält die Extension mit «Nicht bewilligter Saldosteuersatz» an, statt ein XML zu erzeugen, das die ESTV zurückweist. Häufigste Ursache in bexio: beide Saldosteuersätze zeigen auf dieselbe Ziffer der Abrechnung.

Welche Meldungen können erscheinen?

Jede Meldung nennt den Grund und, wo es hilft, den nächsten Schritt — darunter: «MWST-Nummer fehlt», «Tätigkeits-ID fehlt», «Nicht bewilligter Saldosteuersatz», «Bexio-MWST-Einstellungen unvollständig», «Bexio nicht erreichbar», «Abrechnungsperiode unklar» und «Konsistenzprüfung fehlgeschlagen». Über «Diagnose herunterladen» erzeugst du eine Datei für den Support — sie enthält keine bexio-Zugangsdaten.

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Für Saldo- und Pauschalsteuersatz-Abrechnungen ab 2025 braucht es die Tätigkeits-ID pro Mandant — und was die Extension sonst noch kann, zeigt die Übersicht.