Dossier di candidatura: cancellare, non conservare

Delimitazione: cosa vale esattamente

Qui la domanda si rovescia: non quanto devi conservare, ma quanto ti è permesso conservare. Per tutti gli altri documenti è «quanto devo conservare», qui «quanto posso». I dati di candidatura sono dati personali e possono essere trattati solo finché lo scopo lo richiede. Coperto il posto, lo scopo è esaurito: i dossier dei candidati non scelti vanno restituiti o cancellati. Due eccezioni contano nella pratica. La prima è il consenso — se qualcuno accetta che il dossier resti in un bacino di talenti per posizioni future, puoi tenerlo; il consenso dovrebbe essere documentabile ed è revocabile. La seconda è un procedimento in corso o prevedibile, per esempio un’accusa di discriminazione: finché devi poterti difendere, ti servono i documenti. Lasciare invece le candidature «per ogni evenienza» per anni significa raccogliere dati senza scopo — proprio ciò che l’obbligo di cancellare vuole impedire.

Nella pratica con bexio

I dossier di candidatura non appartengono all’archivio dei giustificativi. Se ci finiscono per errore — come allegato, come PDF nella posta in arrivo — vengono copiati e conservati con il resto. Chi usa la copia dovrebbe tenere le candidature deliberatamente fuori: l’obbligo di cancellare si concilia male con un archivio pensato per dieci anni.

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Domande frequenti (FAQ)

Per quanto posso tenere un dossier di candidatura?

Fino alla chiusura della procedura. Poi restituire o cancellare — salvo consenso della persona a una conservazione più lunga.

Posso inserire un dossier in un bacino di talenti?

Sì, con il consenso della persona. Il consenso dovrebbe essere documentabile e può essere revocato in qualsiasi momento.

E se rischia un’azione per discriminazione?

Finché devi poterti difendere, puoi tenere i documenti. Lo scopo non è più la candidatura ma la difesa dei tuoi diritti.