Bewerbungsunterlagen: löschen statt aufbewahren

Abgrenzung: was genau gilt

Hier dreht sich die Frage um: nicht wie lange du aufbewahren musst, sondern wie lange du überhaupt darfst. Bei allen anderen Unterlagen lautet sie «wie lange muss ich aufbewahren», hier «wie lange darf ich überhaupt». Bewerbungsdaten sind Personendaten, und sie dürfen nur so lange bearbeitet werden, wie der Zweck es verlangt. Ist die Stelle besetzt, ist der Zweck erfüllt: Die Unterlagen der abgelehnten Kandidatinnen und Kandidaten gehören zurückgegeben oder gelöscht. Zwei Ausnahmen sind praxisrelevant. Erstens die Einwilligung — wer zustimmt, dass das Dossier für künftige Stellen im Talentpool bleibt, für den darfst du es behalten; die Zustimmung sollte belegbar sein und ist widerrufbar. Zweitens ein laufendes oder absehbares Verfahren, etwa ein Vorwurf der Diskriminierung: Solange du dich verteidigen können musst, brauchst du die Unterlagen. Wer den Bewerbungseingang dagegen «für alle Fälle» jahrelang liegen lässt, sammelt Daten ohne Zweck — genau das, was die Löschpflicht verhindern soll.

In der Praxis mit bexio

Bewerbungsunterlagen gehören nicht in die Belegablage. Wenn sie versehentlich dort landen — als Mailanhang, als PDF im Posteingang —, werden sie mitgespiegelt und mitaufbewahrt. Wer den Spiegel nutzt, sollte Bewerbungen bewusst ausserhalb halten: Die Löschpflicht verträgt sich schlecht mit einer Ablage, die auf zehn Jahre ausgelegt ist.

Verwandte Fristen

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Häufige Fragen (FAQ)

Wie lange darf ich Bewerbungsunterlagen behalten?

Bis das Verfahren abgeschlossen ist. Danach zurückgeben oder löschen — ausser die Person hat einer längeren Aufbewahrung zugestimmt.

Darf ich ein Dossier in den Talentpool übernehmen?

Ja, mit Einwilligung der Person. Die Zustimmung sollte belegbar sein, und sie kann jederzeit widerrufen werden.

Was, wenn eine Diskriminierungsklage droht?

Solange du dich verteidigen können musst, darfst du die Unterlagen behalten. Der Zweck ist dann nicht die Bewerbung, sondern die Rechtsverteidigung.