Arbeitszeiterfassung aufbewahren: 5 Jahre
Fünf Jahre. Verzeichnisse und Unterlagen zur Arbeitszeit sind fünf Jahre aufzubewahren — kürzer als die zehn Jahre der Buchhaltung, und darum leicht zu übersehen.
RECHNER · SCHWEIZER RECHT
Annahme: Geschäftsjahr = Kalenderjahr.
Aufbewahren bis 31.12.2030
- Frist
- 5 Jahre
- Fristbeginn
- ab Ende des erfassten Zeitraums
- Form
- Papier oder elektronisch
- Grundlage
- Art. 46 ArG
Rechtsstand: August 2026 · Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Abgrenzung: was genau gilt
Die Arbeitszeiterfassung ist der Ausreisser in dieser Tabelle: fünf Jahre statt zehn. Sie folgt nicht dem Handelsrecht, sondern dem Arbeitsgesetz — der Arbeitgeber hat die Verzeichnisse und Unterlagen bereitzuhalten, aus denen sich die für den Vollzug nötigen Angaben ergeben (Art. 46 ArG, konkretisiert in Art. 73 ArGV 1). Zwei Dinge folgen daraus. Erstens: Wer alles pauschal zehn Jahre behält, macht nichts falsch — die kürzere Frist ist ein Minimum, keine Löschpflicht. Zweitens, und das ist der teurere Fehler: Wer Arbeitszeitdaten nach fünf Jahren automatisch entsorgt, verliert sie unter Umständen zu früh, wenn dieselben Daten zugleich einen Lohn belegen. Dann greift die längere Frist des Buchungsbelegs. Im Zweifel richtet sich die Aufbewahrung nach der längeren der beiden Fristen.
Ab wann läuft die Frist? Ein Beispiel
Ein Beleg vom März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026 und bleibt bis Ende 2031 aufbewahrungspflichtig — die Frist läuft ab Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab Belegdatum.
In der Praxis mit bexio
Arbeitszeitdaten entstehen selten in bexio selbst, sondern in einem Zeiterfassungssystem daneben — und genau dort werden sie beim Systemwechsel vergessen. Was als Beleg in bexio landet, spiegelt quintio laufend in dein eigenes Google Drive: nach Jahr und Monat geordnet und durchsuchbar, auch wenn das Zeiterfassungstool längst ein anderes ist.
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Häufige Fragen (FAQ)
Warum nur fünf Jahre und nicht zehn?
Weil die Pflicht aus dem Arbeitsgesetz kommt und nicht aus dem Handelsrecht. Belegen dieselben Daten zugleich einen Lohn, gilt die längere Frist des Buchungsbelegs.
Muss ich die Arbeitszeit überhaupt erfassen?
Für die meisten Arbeitsverhältnisse ja, mit gesetzlich geregelten Erleichterungen und Ausnahmen. Die Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gilt für die vorhandenen Aufzeichnungen.
Darf ich die Daten nach fünf Jahren löschen?
Die Frist ist ein Minimum, keine Löschpflicht. Vor dem Löschen prüfen, ob dieselben Daten als Buchungsbeleg noch länger gebraucht werden.
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