Lohnabrechnungen aufbewahren: 10 Jahre, nicht 5

Abgrenzung: was genau gilt

Das AHV-Recht begründet keine eigene Aufbewahrungsfrist — genau hier verkürzen viele Ratgeber. Lohnabrechnungen und das Lohnkonto sind Buchungsbelege im Sinne von Art. 958f OR — damit gilt die allgemeine Frist von zehn Jahren, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres, in dem die Löhne verbucht wurden. Daneben greift das AHV-Recht, aber anders als oft dargestellt: Es begründet gar keine eigene Aufbewahrungsfrist. Arbeitgeber müssen den Revisions- und Kontrollstellen Einsicht in Bücher und Belege gewähren (Art. 209 Abs. 1 AHVV) — eine Kontrolle, die voraussetzt, dass die Unterlagen noch da sind. Wie weit sie zurückreichen kann, ergibt sich aus Art. 16 Abs. 1 AHVG: Werden Beiträge nicht innert fünf Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres durch Verfügung geltend gemacht, können sie nicht mehr eingefordert werden; bei Nachforderungen aus strafbarer Handlung gilt die längere strafrechtliche Frist. Die zehn Jahre aus dem Handelsrecht decken diesen Zeitraum ab und bleiben die massgebende Frist — die fünf Jahre sind kein Ersatz und keine Verkürzung. Drei Gründe sprechen dafür, Lohndaten sogar darüber hinaus greifbar zu halten: das individuelle AHV-Konto, wo alte Lohnnachweise bei Rentenberechnungen oft der einzige Beleg sind; berufliche Vorsorge und Unfallversicherung, die an den koordinierten Lohn anknüpfen und weit nach zehn Jahren aktuell werden können; und die Beweislast, denn Lohnforderungen verjähren zwar in fünf Jahren, im Streitfall muss aber der Arbeitgeber die korrekte Abrechnung belegen.

Ab wann läuft die Frist? Ein Beispiel

Ein Beleg vom März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026 und bleibt bis Ende 2036 aufbewahrungspflichtig — die Frist läuft ab Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab Belegdatum.

In der Praxis mit bexio

Lohnabrechnungen entstehen in bexio pro Periode und hängen an den Lohnbuchungen. Sie sind genau die Sorte Beleg, die man Jahre später sucht und im alten System nicht mehr erreicht. quintio spiegelt sie laufend in dein eigenes Google Drive — nach Jahr und Monat geordnet, durchsuchbar, und unabhängig davon, wie lange dein bexio-Abo noch läuft.

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Häufige Fragen (FAQ)

Gilt für Lohnunterlagen eine AHV-Frist von fünf Jahren?

Nein. Das AHV-Recht nennt keine eigene Aufbewahrungsfrist. Die fünf Jahre beschreiben, wie weit eine Beitragsnachforderung zurückgreifen kann — massgebend bleiben die zehn Jahre aus dem Handelsrecht.

Wie lange soll ich Lohnausweise und Lohnjournale behalten?

Zehn Jahre sind Pflicht. Lohnjournale und Lohnausweise archivierst du sinnvollerweise dauerhaft — bei Rentenfragen sind sie oft der einzige Nachweis.

Darf ich Lohnabrechnungen nur elektronisch aufbewahren?

Ja, solange Integrität, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit gewährleistet sind. Eine Unterschrift verlangen Lohnabrechnungen nicht.