Rechnungen aufbewahren: 10 Jahre — ab wann die Frist läuft

Abgrenzung: was genau gilt

Massgeblich ist nicht das Wort «Rechnung», sondern die Frage, ob das Dokument eine Buchung stützt. Erklärt es, warum eine Zahl in der Buchhaltung steht, ist es ein Buchungsbeleg und damit zehn Jahre aufbewahrungspflichtig. Das gilt für Kreditoren- wie Debitorenrechnungen, für die PDF-Rechnung aus dem E-Mail-Anhang genauso wie für die eingescannte Papierrechnung. Nicht darunter fällt die reine Rechnungskopie, die du zusätzlich abgelegt hast: Ein Beleg genügt, entscheidend ist, dass er vollständig, lesbar und dem Geschäftsfall zuordenbar bleibt. Pro-forma-Rechnungen und Offerten sind keine Buchungsbelege, solange ihnen keine Buchung folgt.

Ab wann läuft die Frist? Ein Beispiel

Ein Beleg vom März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026 und bleibt bis Ende 2036 aufbewahrungspflichtig — die Frist läuft ab Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab Belegdatum.

In der Praxis mit bexio

In bexio liegen Ausgangsrechnungen als PDF beim jeweiligen Beleg, Eingangsrechnungen im Posteingang und — ab Optima — im Dokumenten-Archiv. Für die Aufbewahrung zählt, dass du sie zehn Jahre später noch findest und öffnen kannst. quintio spiegelt jeden dieser Belege laufend in dein eigenes Google Drive, nach Jahr und Monat sortiert; bexio bleibt dabei das führende System.

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Häufige Fragen (FAQ)

Wie lange muss ich Rechnungen in der Schweiz aufbewahren?

Zehn Jahre, soweit die Rechnung eine Buchung belegt (Art. 958f OR). Die Frist läuft ab Ablauf des Geschäftsjahres: Eine Rechnung aus dem Geschäftsjahr 2026 ist bis Ende 2036 aufzubewahren.

Reicht das PDF, oder brauche ich die Papierrechnung?

Das PDF reicht. Die GeBüV erlaubt die elektronische Aufbewahrung ausdrücklich, sofern Integrität, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit gewährleistet sind. Nur Geschäfts- und Revisionsbericht brauchen eine Unterschrift.

Gelten die deutschen 6 oder 8 Jahre auch für Schweizer Rechnungen?

Nein. Sechs und acht Jahre stammen aus dem deutschen Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. In der Schweiz gelten zehn Jahre nach Art. 958f OR.