Quittungen aufbewahren: 10 Jahre als Buchungsbeleg

Abgrenzung: was genau gilt

Die praktische Schwierigkeit bei Quittungen ist nicht die Frist, sondern das Material: Kassenbons auf Thermopapier verblassen oft schon nach ein bis zwei Jahren und sind nach zehn Jahren regelmässig leer. Lesbarkeit ist aber genau das, was die Aufbewahrung verlangt. Der Scan ist deshalb bei Thermobelegen nicht bloss bequem, sondern die einzige Form, in der der Beleg die Frist übersteht — das Papieroriginal darf nach dem Scannen in aller Regel weg. Ein Kassenbeleg ohne erkennbaren Geschäftsbezug bleibt dagegen auch gescannt ein privater Beleg und gehört nicht in die Buchhaltung.

Ab wann läuft die Frist? Ein Beispiel

Ein Beleg vom März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026 und bleibt bis Ende 2036 aufbewahrungspflichtig — die Frist läuft ab Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab Belegdatum.

In der Praxis mit bexio

Spesen- und Kassenbelege landen in bexio meist über die App oder den Posteingang. Wichtig ist, dass der Scan gleich beim Erfassen entsteht, solange der Bon noch lesbar ist. quintio spiegelt die erfassten Belege laufend in dein eigenes Google Drive, wo Googles Texterkennung sie durchsuchbar macht — auch dann noch, wenn das Original längst verblasst ist.

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Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich Kassenbons zehn Jahre im Original aufbewahren?

Nein. Der Scan genügt, sofern er vollständig und lesbar ist. Gerade bei Thermopapier ist er die sichere Variante, weil das Original die zehn Jahre häufig nicht übersteht.

Zählt eine Quittung ohne Mehrwertsteuer-Ausweis?

Als Buchungsbeleg ja — sie belegt die Zahlung. Für den Vorsteuerabzug braucht es dagegen die von der MWST verlangten Angaben; fehlen sie, kann der Abzug verweigert werden.

Was ist mit privaten Quittungen im Firmenordner?

Sie gehören nicht in die Buchhaltung. Aufbewahrungspflichtig ist ein Beleg nur, soweit er eine Buchung stützt.