Verträge aufbewahren: 10 Jahre als Buchungsbeleg

Abgrenzung: was genau gilt

Verträge sind der Fall, in dem die Zehnjahresfrist regelmässig zu kurz gedacht ist. Ein Dauerschuldverhältnis — Miete, Leasing, Wartung, Arbeitsvertrag — belegt nicht eine Buchung, sondern jede einzelne Buchung über seine ganze Laufzeit. Die Frist beginnt deshalb nicht mit der Unterschrift, sondern mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzte darauf gestützte Buchung erfolgte: Ein 2020 geschlossener Mietvertrag, der bis 2030 läuft, wird faktisch bis Ende 2040 gebraucht. Dazu kommt die zivilrechtliche Seite: Ansprüche aus dem Vertrag können unabhängig von der Buchhaltung noch relevant sein. Der Vertrag gehört deshalb nicht in den Jahresordner der Unterzeichnung, sondern in eine Ablage, die seine Laufzeit überlebt.

Ab wann läuft die Frist? Ein Beispiel

Ein Beleg vom März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026 und bleibt bis Ende 2036 aufbewahrungspflichtig — die Frist läuft ab Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab Belegdatum.

In der Praxis mit bexio

Verträge landen in bexio typischerweise als Datei beim Kontakt oder — ab Optima — im Dokumenten-Archiv, nicht automatisch beim Buchungssatz. Wer sie nur lokal ablegt, verliert die Verbindung zur Buchung. quintio spiegelt, was in bexio hinterlegt ist, laufend in dein eigenes Google Drive, wo die Volltextsuche auch den Vertrag von 2020 wiederfindet.

Verwandte Fristen

• Rechnungen 10 Jahre — soweit sie eine Buchung belegen
• Unterlagen zu Immobilien 20 Jahre — danach bis zur Steuerverjährung
• Lieferscheine 10 Jahre — nur soweit sie eine Buchung belegen
• Geschäfts- und Revisionsbericht 10 Jahre — unterzeichnet
• Zum Aufbewahrungsfristen-Rechner
• Aufbewahrungspflicht Schweiz: wer, was, wie lange

Häufige Fragen (FAQ)

Wie lange muss ich Verträge aufbewahren?

Zehn Jahre, soweit sie eine Buchung belegen (Art. 958f OR). Bei Dauerverträgen läuft die Frist ab dem Geschäftsjahr der letzten darauf gestützten Buchung.

Muss ich einen abgelaufenen Mietvertrag noch behalten?

Ja, solange er Buchungen der letzten zehn Jahre erklärt. Ein 2030 ausgelaufener Vertrag wird typischerweise bis Ende 2040 gebraucht.

Reicht ein Scan des unterschriebenen Vertrags?

Für die Buchhaltung ja — die elektronische Aufbewahrung ist nach GeBüV zulässig. Wo das Original zivilrechtlich Beweiswert hat, behältst du es sinnvollerweise zusätzlich.