Conserver les contrats : 10 ans comme pièce comptable

Délimitation : ce qui s’applique exactement

Les contrats sont le cas où le délai de dix ans est régulièrement pensé trop court. Un contrat de durée — bail, leasing, maintenance, contrat de travail — ne justifie pas une écriture, mais chaque écriture pendant toute sa durée. Le délai ne commence donc pas à la signature, mais à la fin de l’exercice au cours duquel la dernière écriture qui s’y fonde a eu lieu : un bail conclu en 2020 et courant jusqu’en 2030 sera de fait nécessaire jusqu’à fin 2040. S’y ajoute le volet civil : des prétentions issues du contrat peuvent rester pertinentes indépendamment de la comptabilité. Le contrat n’a donc pas sa place dans le dossier de l’année de signature, mais dans un classement qui survit à sa durée.

À partir de quand court le délai ? Un exemple

Un justificatif de mars 2026 appartient à l’exercice 2026 et reste soumis à l’obligation de conservation jusqu’à fin 2036 — le délai court à compter de la fin de l’exercice, et non de la date du justificatif.

En pratique avec bexio

Dans bexio, les contrats arrivent en général comme fichier auprès du contact ou — à partir d’Optima — dans les archives de documents, et non automatiquement auprès de l’écriture. Les classer uniquement en local fait perdre le lien avec la comptabilité. quintio reproduit en continu ce qui est déposé dans bexio vers ton propre Google Drive, où la recherche plein texte retrouve aussi le contrat de 2020.

Délais apparentés

• Factures 10 ans — dans la mesure où elles justifient une écriture
• Documents immobiliers 20 ans — ensuite jusqu’à la survenance de la prescription fiscale
• Bulletins de livraison 10 ans — uniquement dans la mesure où ils justifient une écriture
• Rapport de gestion et rapport de révision 10 ans — signés
• Vers le calculateur de délai de conservation
• Obligation de conservation en Suisse : qui, quoi, combien de temps

Questions fréquentes (FAQ)

Combien de temps dois-je conserver les contrats ?

Dix ans, dans la mesure où ils justifient une écriture (art. 958f CO). Pour les contrats de durée, le délai court dès l’exercice de la dernière écriture qui s’y fonde.

Dois-je garder un bail échu ?

Oui, tant qu’il explique des écritures des dix dernières années. Un contrat échu en 2030 sera typiquement nécessaire jusqu’à fin 2040.

Un scan du contrat signé suffit-il ?

Pour la comptabilité, oui — la conservation électronique est admise selon l’Olico. Là où l’original a une valeur probante en droit civil, il est judicieux de le garder en plus.