Conservare i contratti: 10 anni come giustificativo

Delimitazione: cosa vale esattamente

I contratti sono il caso in cui il termine decennale viene regolarmente pensato troppo corto. Un rapporto di durata — locazione, leasing, manutenzione, contratto di lavoro — non documenta una registrazione, bensì ogni singola registrazione per tutta la sua durata. Il termine non inizia quindi con la firma, ma con la fine dell’esercizio in cui è avvenuta l’ultima registrazione che vi si fonda: un contratto di locazione concluso nel 2020 e valido fino al 2030 serve di fatto fino alla fine del 2040. Vi si aggiunge il profilo civilistico: pretese derivanti dal contratto possono restare rilevanti indipendentemente dalla contabilità. Il contratto non appartiene quindi alla cartella dell’anno di firma, ma a un archivio che sopravvive alla sua durata.

Da quando decorre il termine? Un esempio

Un documento del marzo 2026 appartiene all’esercizio 2026 e resta soggetto all’obbligo di conservazione fino alla fine del 2036 — il termine decorre dalla fine dell’esercizio, non dalla data del documento.

Nella pratica con bexio

In bexio i contratti finiscono di regola come file presso il contatto o — a partire da Optima — nell’archivio documenti, non automaticamente presso la registrazione. Archiviarli solo in locale fa perdere il legame con la contabilità. quintio rispecchia in continuo ciò che è depositato in bexio nel tuo Google Drive personale, dove la ricerca full text ritrova anche il contratto del 2020.

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Domande frequenti (FAQ)

Per quanto tempo devo conservare i contratti?

Dieci anni, nella misura in cui documentano una registrazione (art. 958f CO). Nei rapporti di durata il termine decorre dall’esercizio dell’ultima registrazione che vi si fonda.

Devo tenere un contratto di locazione scaduto?

Sì, finché spiega registrazioni degli ultimi dieci anni. Un contratto scaduto nel 2030 servirà tipicamente fino alla fine del 2040.

Basta una scansione del contratto firmato?

Per la contabilità sì — la conservazione elettronica è ammessa secondo l’Olc. Dove l’originale ha valore probatorio civilistico, è opportuno conservarlo in aggiunta.