Dossiers de candidature : effacer, pas conserver

Délimitation : ce qui s’applique exactement

Ici la question s’inverse : il ne s’agit pas de savoir combien de temps tu dois conserver, mais combien de temps tu en as le droit. Pour tous les autres documents elle est «combien de temps dois-je conserver», ici «combien de temps ai-je le droit». Les données de candidature sont des données personnelles et ne peuvent être traitées qu’aussi longtemps que le but l’exige. Une fois le poste pourvu, le but est atteint : les dossiers des personnes non retenues doivent être restitués ou effacés. Deux exceptions comptent en pratique. D’abord le consentement — si quelqu’un accepte que son dossier reste dans un vivier pour de futurs postes, tu peux le garder ; ce consentement devrait être documenté et reste révocable. Ensuite une procédure en cours ou prévisible, par exemple un reproche de discrimination : tant que tu dois pouvoir te défendre, les pièces te sont nécessaires. Laisser en revanche traîner les candidatures «au cas où» pendant des années revient à collecter des données sans but — précisément ce que l’obligation d’effacer veut éviter.

En pratique avec bexio

Les dossiers de candidature n’ont pas leur place dans l’archivage des pièces. S’ils y atterrissent par mégarde — pièce jointe, PDF dans la boîte de réception —, ils sont copiés et conservés avec le reste. Qui utilise la copie devrait garder les candidatures sciemment à l’écart : l’obligation d’effacer s’accorde mal avec un classement pensé pour dix ans.

Délais apparentés

• Décomptes de salaire 10 ans en tant que pièce comptable
• Enregistrement du temps de travail 5 ans
• Particuliers aucune obligation légale générale
• Vers le calculateur de délai de conservation
• Obligation de conservation en Suisse : qui, quoi, combien de temps

Questions fréquentes (FAQ)

Combien de temps puis-je garder un dossier de candidature ?

Jusqu’à la clôture de la procédure. Ensuite restituer ou effacer — sauf consentement de la personne à une conservation plus longue.

Puis-je verser un dossier dans un vivier de talents ?

Oui, avec le consentement de la personne. Ce consentement devrait être documenté et peut être révoqué à tout moment.

Et si une action pour discrimination menace ?

Tant que tu dois pouvoir te défendre, tu peux garder les pièces. Le but n’est alors plus la candidature mais la défense de tes droits.