Que sauvegarde quintio dans ton Google Drive ?

quintio reproduit dix types de documents de bexio dans ton propre Google Drive — la boîte de réception, les factures, offres, ordres, bons de livraison et commandes, les annexes des factures fournisseurs, des notes de crédit fournisseurs et des dépenses ainsi que les fichiers sur les contacts. Tout se retrouve ensuite dans un dossier « quintio » de ton Drive : un sous-dossier par entreprise bexio connectée, puis un dossier par type de document, trié par année — pour la boîte de réception aussi par mois. Le premier rapprochement démarre directement après la connexion, les documents les plus récents d’abord ; ensuite quintio vérifie toutes les 15 minutes s’il y a du nouveau et rapproche chaque nuit l’ensemble du stock. Rien ne change jamais dans ton bexio — la connexion est en lecture seule.

Quels documents quintio sauvegarde-t-il ?

Il y a deux groupes. Les fichiers téléversés, quintio les reproduit à l’original — chaque format présent dans bexio (.pdf, .jpg, .png, .xlsx, …). Les PDF de documents (factures, offres, ordres, bons de livraison, commandes) n’existent pas dans bexio comme fichiers finis — bexio ne les génère qu’à la demande ; quintio les récupère et les dépose en PDF.

Type de document	Ce qui est reproduit	Dossier dans ton Drive
bexio Boîte de réception	chaque fichier, au format d’origine — aussi les justificatifs des écritures manuelles	Posteingang/année/mois
Factures	le PDF du document	Rechnungen/année
Offres	le PDF du document	Offerten/année
Ordres	le PDF du document	Aufträge/année
Bons de livraison	le PDF du document	Lieferscheine/année
Commandes	le PDF du document	Bestellungen/année
Factures fournisseurs	toutes les annexes, au format d’origine	Lieferantenrechnungen/année/mois
Notes de crédit fournisseurs	toutes les annexes, au format d’origine	Posteingang/année/mois
Dépenses	toutes les annexes, au format d’origine	Aufwendungen/année/mois
Fichiers sur les contacts	chaque fichier, au format d’origine	Kontakte/nom du contact-n°

À noter : les noms de dossiers eux-mêmes (Posteingang, Rechnungen, …) sont en allemand — ce sont les noms réels que quintio crée dans ton Drive, identiques pour tous les clients. Tu peux les renommer à tout moment (voir plus bas).

Quatre remarques :

• Les fichiers archivés en font aussi partie. bexio archive automatiquement un fichier de la boîte de réception dès qu’il est comptabilisé — pour la sauvegarde, cela ne change rien : les fichiers archivés sont reproduits exactement comme les actifs.
• Les justificatifs des écritures manuelles en font aussi partie. Un justificatif que tu attaches à une écriture manuelle dans bexio compte comme partie de la boîte de réception — quintio le reproduit comme tout autre fichier, dans Posteingang/année/mois.
• Deux types de documents dépendent de ton forfait bexio. Les commandes et les fichiers sur les contacts n’existent que dans les forfaits qui les libèrent aussi via l’interface. Si ton forfait ne les libère pas, quintio saute simplement ces deux types — tout le reste continue normalement, sans message d’erreur. Les détails dans « Pourquoi certains types de documents manquent-ils ? ».
• Comment s’appellent les fichiers reproduits, c’est expliqué dans « Comment quintio nomme-t-il tes fichiers ? » — en bref : les fichiers téléversés gardent leur nom de bexio, les PDF de documents reçoivent un nom parlant comme 2026-03-12_Rechnung-RE-2041_Muster AG.pdf.

Qu’est-ce qui n’est pas sauvegardé ?

• Les bons de préparation et les notes de crédit de vente — l’interface bexio ne fournit pas ces fichiers. Dès que cela change, nous les ajouterons.
• Banking, salaires, projets, stock et articles — quintio sauvegarde des documents. Pour tout le reste, quintio ne demande volontairement aucune autorisation.
• Les données comptables elles-mêmes. Les écritures, comptes et analyses vivent dans bexio — quintio reproduit les justificatifs (aussi ceux des écritures manuelles), pas la base de données.
• Les fichiers individuels de plus de 25 Mo. quintio saute ces cas extrêmes ; tous les autres fichiers sont reproduits normalement.

Quelle structure de dossiers quintio crée-t-il dans ton Drive ?

Lors de la connexion, quintio crée dans ton « Mon Drive » un dossier « quintio ». Chaque entreprise bexio connectée y reçoit son propre sous-dossier, dans lequel les types de documents se rangent :

Mon Drive
└── quintio
    └── bexio – Musterfirma AG
        ├── Posteingang/2026/07
        ├── Lieferantenrechnungen/2026/07
        ├── Aufwendungen/2026/07
        ├── Rechnungen/2026
        ├── Offerten/2026
        ├── Aufträge/2026
        ├── Lieferscheine/2026
        ├── Bestellungen/2026
        └── Kontakte/Muster AG-1234

Les règles derrière :

• Dossiers annuels : pour les factures, offres, ordres, bons de livraison et commandes, c’est la date du document qui compte. Pour la boîte de réception, les factures fournisseurs et les dépenses, c’est la date d’arrivée du fichier dans bexio — ces trois-là reçoivent en plus un dossier mensuel, car c’est là que le plus de fichiers s’accumulent.
• Les dossiers naissent avec le premier fichier. Il n’y a pas de dossiers annuels ou mensuels vides.
• Un dossier par contact : les fichiers sur les contacts sont rangés par contact dans un dossier propre, nommé d’après le nom du contact plus le numéro de contact bexio (par exemple Muster AG-1234) — deux contacts homonymes restent ainsi distincts.
• Les factures fournisseurs et les dépenses demandent un moment. Leurs annexes apparaissent d’abord dans le dossier Posteingang et sont classées automatiquement dans leur propre dossier dès que bexio signale l’attribution via l’interface — en général dans l’heure. Si l’attribution est retirée dans bexio, le fichier retourne dans la boîte de réception.
• Les notes de crédit fournisseurs n’ont pas de dossier propre. Pour elles, l’interface ne signale pas d’attribution — leurs annexes restent dans le dossier Posteingang.
• Les justificatifs des écritures manuelles restent dans la boîte de réception. Eux non plus ne reçoivent pas de dossier propre — ils restent dans le dossier Posteingang, triés par année et par mois.
• Plusieurs entreprises, un seul Google Drive : tu ne connectes Google qu’une fois. Chaque entreprise bexio supplémentaire reçoit son propre dossier « bexio – … » sous le même dossier « quintio » — pratique pour les fiduciaires avec plusieurs mandats. En connectant d’autres entreprises, tu peux aussi choisir un autre dossier cible, par exemple dans un Drive partagé.

Quelle structure de classement fait ses preuves pour les PME en général — et pourquoi type de document et année forment une base solide —, le blog le montre dans Structure de classement pour la comptabilité.

Peux-tu renommer, déplacer ou partager les dossiers ?

Oui. quintio ne mémorise pas ses dossiers par leur nom mais par leur ID Drive interne — renommer, déplacer et partager (par exemple un dossier d’entreprise pour ta fiduciaire) sont possibles à tout moment sans interrompre le rapprochement. Un déménagement vers un Drive partagé fonctionne aussi ; s’il manque des autorisations à quintio, le portail l’affiche avant que quelque chose ne tourne mal. Et si le dossier « quintio » atterrit par mégarde dans la corbeille, quintio le détecte, t’écrit un e-mail — et recrée tout proprement après un clic sur « Reconnecter ».

Comment la sauvegarde se déroule-t-elle ?

Le premier rapprochement : les documents les plus récents d’abord

Dès que bexio et Google Drive sont connectés, le premier rapprochement démarre — sans attente. quintio remonte ton historique à rebours : les documents les plus récents d’abord, puis toujours plus loin en arrière, jusqu’à ce que tout le stock soit reproduit. Les documents dont tu as le plus besoin sont ainsi disponibles en premier.

Ensuite : toutes les 15 minutes

Toutes les 15 minutes, quintio vérifie via l’interface bexio si de nouveaux documents sont arrivés ou si des existants ont changé, et met le miroir à jour. Seule exception : les fichiers sur les contacts — pour eux, l’interface n’offre pas de requête « quoi de neuf ? » ; ils sont mis à jour une fois par jour lors du rapprochement complet.

Chaque nuit : le rapprochement complet

Une fois par nuit, quintio compare trois côtés : le stock dans bexio, la comptabilité interne du miroir et les fichiers dans ton Google Drive. S’il manque un fichier — par exemple parce qu’il a été supprimé par mégarde dans le Drive —, il est automatiquement reproduit à nouveau. En plus, quintio vérifie chaque nuit un échantillon de fichiers déjà reproduits par somme de contrôle contre l’original.

Chaque fichier exactement une fois — avec somme de contrôle

quintio tient un registre interne de chaque fichier reproduit : quel document bexio, quelle somme de contrôle, quel fichier dans ton Drive. C’est pourquoi aucun doublon ne naît — chaque document est reproduit exactement une fois, même si un rapprochement est répété ou si la connexion s’interrompt en cours de route. Chaque transfert est contrôlé par une somme de contrôle SHA-256 ; si quelque chose ne colle pas, le rapprochement préfère s’arrêter plutôt que de déposer un fichier défectueux.

Quand un document change

Si un document change après coup dans bexio, quintio met à jour le fichier existant : même fichier, nouvelle version, pas de doublon. Les liens de partage restent valides, et tu retrouves les versions précédentes dans l’historique des versions de Google Drive. Seul ce qui a réellement changé est mis à jour — un document récupéré à nouveau sans modification ne crée pas de nouvelle version.

Quand un document est supprimé ou archivé dans bexio

Le fichier dans ton Drive reste. quintio ne supprime par principe jamais rien dans ton Google Drive — c’est exactement le sens de la sauvegarde : ce qui a été reproduit une fois reste conservé, même si cela disparaît dans bexio. Cela vaut aussi si tu déconnectes une entreprise ou résilies ton compte quintio : tes fichiers et dossiers restent intacts dans ton Drive.

À quel point tes accès et tes données sont-ils protégés ?

• Aucun mot de passe chez quintio. Les deux connexions passent par OAuth — tu te connectes directement chez bexio resp. Google, quintio ne reçoit qu’un jeton d’accès et ne connaît jamais tes mots de passe.
• bexio : lecture seule. quintio ne demande que des autorisations de lecture et ne peut rien créer, modifier ou supprimer dans ton bexio.
• Google Drive : uniquement son propre dossier. quintio utilise l’autorisation Google restreinte drive.file et ne voit ainsi que les dossiers et fichiers qu’il a créés lui-même. quintio ne peut ni lister ni ouvrir le reste de ton Drive.
• Aucune copie de documents chez quintio. Tes fichiers transitent directement de bexio vers Google — quintio ne les stocke nulle part. Seuls les sommes de contrôle et les métadonnées du registre du miroir sont conservées.
• Accès chiffrés. Les jetons d’accès sont stockés chiffrés (AES-256-GCM, une clé propre par jeton), et chaque utilisation est consignée dans un journal immuable.
• Localisation UE. Le traitement tourne sur des serveurs à Amsterdam, la base de données se trouve à Francfort.

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La connexion prend environ une minute : se connecter au portail, connecter bexio, connecter Google Drive — le premier rapprochement démarre immédiatement.