Was sichert quintio in dein Google Drive?

quintio spiegelt zehn Belegarten aus bexio in dein eigenes Google Drive — den Posteingang, Rechnungen, Offerten, Aufträge, Lieferscheine und Bestellungen, die Anhänge von Lieferantenrechnungen, Lieferantengutschriften und Aufwendungen sowie Dateien auf Kontakten. Alles liegt danach in einem Ordner «quintio» in deinem Drive: pro verbundener bexio-Firma ein Unterordner, darin pro Belegart ein Ordner, sortiert nach Jahr — beim Posteingang zusätzlich nach Monat. Der erste Abgleich startet direkt nach dem Verbinden, die neuesten Belege zuerst; danach prüft quintio alle 15 Minuten auf Neues und gleicht jede Nacht den kompletten Bestand ab. In deinem bexio ändert sich dabei nie etwas — die Verbindung ist rein lesend.

Welche Dokumente sichert quintio?

Es gibt zwei Gruppen. Hochgeladene Dateien spiegelt quintio im Original — jedes Format, das in bexio liegt (.pdf, .jpg, .png, .xlsx, …). Beleg-PDFs (Rechnungen, Offerten, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen) existieren in bexio nicht als fertige Datei — bexio erzeugt sie erst beim Abruf; quintio ruft sie ab und legt sie als PDF ab.

Belegart	Gespiegelt wird	Ordner in deinem Drive
bexio Posteingang	jede Datei, im Originalformat — auch Belege an manuellen Buchungen	Posteingang/Jahr/Monat
Rechnungen	das Beleg-PDF	Rechnungen/Jahr
Offerten (in bexio: Angebote)	das Beleg-PDF	Offerten/Jahr
Aufträge	das Beleg-PDF	Aufträge/Jahr
Lieferscheine	das Beleg-PDF	Lieferscheine/Jahr
Bestellungen	das Beleg-PDF	Bestellungen/Jahr
Lieferantenrechnungen	alle Anhänge, im Originalformat	Lieferantenrechnungen/Jahr/Monat
Lieferantengutschriften	alle Anhänge, im Originalformat	Posteingang/Jahr/Monat
Aufwendungen	alle Anhänge, im Originalformat	Aufwendungen/Jahr/Monat
Dateien auf Kontakten	jede Datei, im Originalformat	Kontakte/Kontaktname-Nr.

Vier Anmerkungen dazu:

• Auch archivierte Dateien gehören dazu. bexio archiviert eine Posteingang-Datei automatisch, sobald sie verbucht ist — für die Sicherung macht das keinen Unterschied: Archivierte Dateien werden genauso gespiegelt wie aktive.
• Auch Belege an manuellen Buchungen gehören dazu. Ein Beleg, den du in bexio an eine manuelle Buchung hängst, zählt zum Posteingang — quintio spiegelt ihn ganz normal mit, im Ordner Posteingang/Jahr/Monat.
• Zwei Belegarten hängen von deinem bexio-Paket ab. Bestellungen und Dateien auf Kontakten gibt es nur in Paketen, die diese Funktionen auch über die Schnittstelle freigeben. Gibt dein Paket sie nicht frei, überspringt quintio die beiden Belegarten einfach — alles andere läuft normal weiter, eine Fehlermeldung gibt es nicht. Die Details erklärt «Warum fehlen gewisse Belegarten?».
• Wie die gespiegelten Dateien heissen, erklärt «Wie benennt quintio deine Dateien?» — kurz: Hochgeladene Dateien behalten ihren Namen aus bexio, Beleg-PDFs bekommen einen sprechenden Namen wie 2026-03-12_Rechnung-RE-2041_Muster AG.pdf.

Was wird nicht gesichert?

• Rüstscheine und Verkaufsgutschriften — die bexio-Schnittstelle gibt diese Dateien nicht her. Sobald sich das ändert, nehmen wir sie auf.
• Banking, Lohn, Projekte, Lager und Artikel — quintio sichert Dokumente. Für alles andere fragt quintio bewusst gar keine Berechtigungen an.
• Die Buchhaltungsdaten selbst. Buchungen, Konten und Auswertungen leben in bexio — quintio spiegelt die Belege dazu (auch die an manuellen Buchungen), nicht die Datenbank.
• Einzelne Dateien über 25 MB. Solche Ausreisser überspringt quintio; alle anderen Dateien werden davon unberührt normal gespiegelt.

Welche Ordnerstruktur legt quintio in deinem Drive an?

Beim Verbinden legt quintio in deiner «Meine Ablage» einen Ordner «quintio» an. Darin bekommt jede verbundene bexio-Firma ihren eigenen Unterordner, und darin sortieren sich die Belegarten:

Meine Ablage
└── quintio
    └── bexio – Musterfirma AG
        ├── Posteingang/2026/07
        ├── Lieferantenrechnungen/2026/07
        ├── Aufwendungen/2026/07
        ├── Rechnungen/2026
        ├── Offerten/2026
        ├── Aufträge/2026
        ├── Lieferscheine/2026
        ├── Bestellungen/2026
        └── Kontakte/Muster AG-1234

Die Regeln dahinter:

• Jahresordner: Bei Rechnungen, Offerten, Aufträgen, Lieferscheinen und Bestellungen zählt das Belegdatum. Beim Posteingang, bei Lieferantenrechnungen und Aufwendungen zählt das Datum, an dem die Datei in bexio eingegangen ist — diese drei bekommen zusätzlich einen Monatsordner, weil dort am meisten Dateien anfallen.
• Ordner entstehen erst mit der ersten Datei. Leere Jahres- oder Monatsordner gibt es nicht.
• Ein Ordner pro Kontakt: Dateien auf Kontakten liegen pro Kontakt in einem eigenen Ordner, benannt nach Kontaktname plus bexio-Kontaktnummer (etwa Muster AG-1234) — so bleiben zwei gleichnamige Kontakte auseinander.
• Lieferantenrechnungen und Aufwendungen brauchen einen Moment. Ihre Anhänge erscheinen zuerst im Posteingang-Ordner und werden automatisch in ihren eigenen Ordner einsortiert, sobald bexio die Zuordnung über die Schnittstelle meldet — in der Regel innert einer Stunde. Wird die Zuordnung in bexio entfernt, wandert die Datei zurück in den Posteingang.
• Lieferantengutschriften haben keinen eigenen Ordner. Für sie meldet die Schnittstelle keine Zuordnung — ihre Anhänge bleiben im Posteingang-Ordner.
• Belege an manuellen Buchungen bleiben im Posteingang. Auch sie bekommen keinen eigenen Ordner — sie liegen im Posteingang-Ordner, sortiert nach Jahr und Monat.
• Mehrere Firmen, ein Google Drive: Google verbindest du nur einmal. Jede weitere bexio-Firma bekommt ihren eigenen «bexio – …»-Ordner unter demselben «quintio»-Ordner — praktisch für Treuhänder mit mehreren Mandaten. Beim Verbinden weiterer Firmen kannst du auch einen anderen Zielordner wählen, etwa in einer geteilten Ablage.

Welche Ablagestruktur sich für KMU generell bewährt — und warum Belegart und Jahr eine solide Basis sind —, zeigt der Blog unter Ablagestruktur für die Buchhaltung.

Darfst du die Ordner umbenennen, verschieben oder teilen?

Ja. quintio merkt sich seine Ordner nicht über den Namen, sondern über ihre interne Drive-ID — Umbenennen, Verschieben und Teilen (etwa ein einzelner Firmenordner für deinen Treuhänder) sind jederzeit möglich, ohne dass der Abgleich abbricht. Auch ein Umzug in eine geteilte Ablage funktioniert; fehlen quintio dort die nötigen Berechtigungen, zeigt das Portal das an, bevor etwas schiefgeht. Und landet der «quintio»-Ordner versehentlich im Papierkorb, erkennt quintio das, meldet sich per E-Mail — und legt nach einem Klick auf «Neu verbinden» alles frisch an.

Wie läuft die Sicherung ab?

Der erste Abgleich: die neuesten Belege zuerst

Sobald bexio und Google Drive verbunden sind, startet der erste Abgleich — ohne Wartezeit. quintio arbeitet rückwärts durch deine Historie: die neuesten Belege zuerst, dann immer weiter zurück, bis der komplette Bestand gespiegelt ist. So sind die Dokumente, die du am ehesten brauchst, zuerst da.

Danach: alle 15 Minuten

Alle 15 Minuten prüft quintio über die bexio-Schnittstelle, ob neue Belege dazugekommen sind oder sich bestehende geändert haben, und führt den Spiegel nach. Einzige Ausnahme sind Dateien auf Kontakten: Für sie bietet die Schnittstelle keine «Was ist neu?»-Abfrage — sie werden einmal täglich beim Komplett-Abgleich nachgeführt.

Jede Nacht: der Komplett-Abgleich

Einmal pro Nacht vergleicht quintio drei Seiten miteinander: den Bestand in bexio, die interne Buchführung des Spiegels und die Dateien in deinem Google Drive. Fehlt eine Datei — zum Beispiel, weil sie im Drive versehentlich gelöscht wurde —, wird sie automatisch erneut gespiegelt. Zusätzlich prüft quintio jede Nacht eine Stichprobe bereits gespiegelter Dateien per Prüfsumme gegen das Original.

Jede Datei genau einmal — mit Prüfsumme

quintio führt intern Buch über jede gespiegelte Datei: welcher bexio-Beleg, welche Prüfsumme, welche Datei in deinem Drive. Deshalb entstehen keine Duplikate — jeder Beleg wird genau einmal gespiegelt, auch wenn ein Abgleich wiederholt wird oder die Verbindung mittendrin abbricht. Jede Übertragung wird mit einer SHA-256-Prüfsumme kontrolliert; stimmt etwas nicht, stoppt der Abgleich lieber, als eine fehlerhafte Datei abzulegen.

Wenn sich ein Beleg ändert

Ändert sich ein Beleg nachträglich in bexio, führt quintio die bestehende Datei nach: dieselbe Datei, neue Version, kein Duplikat. Freigabelinks bleiben gültig, und die früheren Fassungen findest du im Versionsverlauf von Google Drive. Nachgeführt wird nur, was sich inhaltlich wirklich geändert hat — ein unverändert neu abgerufener Beleg erzeugt keine neue Version.

Wenn ein Beleg in bexio gelöscht oder archiviert wird

Die Datei in deinem Drive bleibt. quintio löscht in deinem Google Drive grundsätzlich nie etwas — genau das ist der Sinn der Sicherung: Was einmal gespiegelt ist, bleibt erhalten, auch wenn es in bexio verschwindet. Das gilt auch, wenn du eine Firma trennst oder dein quintio-Konto kündigst: Deine Dateien und Ordner bleiben unangetastet in deinem Drive.

Wie geschützt sind deine Zugänge und Daten?

• Kein Passwort bei quintio. Beide Verbindungen laufen über OAuth — du meldest dich direkt bei bexio bzw. Google an, quintio erhält nur ein Zugriffs-Token und kennt deine Passwörter nie.
• bexio: nur lesen. quintio fragt ausschliesslich Lese-Berechtigungen an und kann in deinem bexio nichts erstellen, ändern oder löschen.
• Google Drive: nur der eigene Ordner. quintio nutzt die eingeschränkte Google-Berechtigung drive.file und sieht damit nur Ordner und Dateien, die es selbst angelegt hat. Deine übrigen Drive-Inhalte kann quintio weder auflisten noch öffnen.
• Keine Dokumentkopie bei quintio. Deine Dateien fliessen direkt von bexio zu Google durch — quintio speichert sie nirgends. Gespeichert werden nur Prüfsummen und Metadaten für die Buchführung des Spiegels.
• Zugangsdaten verschlüsselt. Die Zugriffs-Token werden verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM, pro Token ein eigener Schlüssel), und jede Verwendung wird in einem unveränderbaren Protokoll festgehalten.
• Standort EU. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Amsterdam, die Datenbank steht in Frankfurt.

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Verbinden dauert rund eine Minute: im Portal anmelden, bexio verbinden, Google Drive verbinden — der erste Abgleich startet sofort.