Cosa salva quintio nel tuo Google Drive?

quintio replica dieci tipi di documenti da bexio nel tuo Google Drive — la posta in arrivo, fatture, offerte, ordini, bolle di consegna e ordini d’acquisto, gli allegati di fatture fornitori, note di credito fornitori e spese, oltre ai file sui contatti. Tutto finisce in una cartella «quintio» nel tuo Drive: una sottocartella per ogni azienda bexio collegata, al suo interno una cartella per tipo di documento, ordinata per anno — per la posta in arrivo anche per mese. Il primo allineamento parte subito dopo il collegamento, i documenti più recenti per primi; poi quintio controlla ogni 15 minuti se c’è qualcosa di nuovo e allinea ogni notte l’intero archivio. Nel tuo bexio non cambia mai nulla — la connessione è di sola lettura.

Quali documenti salva quintio?

Ci sono due gruppi. I file caricati vengono replicati in originale — ogni formato presente in bexio (.pdf, .jpg, .png, .xlsx, …). I PDF dei documenti (fatture, offerte, ordini, bolle di consegna, ordini d’acquisto) non esistono in bexio come file pronti — bexio li genera solo alla richiesta; quintio li recupera e li deposita come PDF.

Tipo di documento	Cosa viene replicato	Cartella nel tuo Drive
bexio Posta in arrivo	ogni file, in formato originale — anche i giustificativi delle registrazioni manuali	Posteingang/anno/mese
Fatture	il PDF del documento	Rechnungen/anno
Offerte	il PDF del documento	Offerten/anno
Ordini	il PDF del documento	Aufträge/anno
Bolle di consegna	il PDF del documento	Lieferscheine/anno
Ordini d’acquisto	il PDF del documento	Bestellungen/anno
Fatture fornitori	tutti gli allegati, in formato originale	Lieferantenrechnungen/anno/mese
Note di credito fornitori	tutti gli allegati, in formato originale	Posteingang/anno/mese
Spese	tutti gli allegati, in formato originale	Aufwendungen/anno/mese
File sui contatti	ogni file, in formato originale	Kontakte/nome contatto-n.

Nota: i nomi delle cartelle (Posteingang, Rechnungen, …) sono in tedesco — sono i nomi reali che quintio crea nel tuo Drive, identici per tutti i clienti. Puoi rinominarli in qualsiasi momento (vedi sotto).

Quattro osservazioni:

• Anche i file archiviati ne fanno parte. bexio archivia automaticamente un file della posta in arrivo appena viene contabilizzato — per il salvataggio non fa differenza: i file archiviati vengono replicati esattamente come quelli attivi.
• Anche i giustificativi delle registrazioni manuali ne fanno parte. Un giustificativo che alleghi a una registrazione manuale in bexio conta come parte della posta in arrivo — quintio lo replica come ogni altro file, in Posteingang/anno/mese.
• Due tipi di documenti dipendono dal tuo pacchetto bexio. Ordini d’acquisto e file sui contatti esistono solo nei pacchetti che li rendono disponibili anche via interfaccia. Se il tuo pacchetto non li libera, quintio salta semplicemente questi due tipi — tutto il resto continua normalmente, senza messaggi d’errore. I dettagli in «Perché mancano certi tipi di documenti?».
• Come si chiamano i file replicati è spiegato in «Come nomina quintio i tuoi file?» — in breve: i file caricati mantengono il loro nome da bexio, i PDF dei documenti ricevono un nome parlante come 2026-03-12_Rechnung-RE-2041_Muster AG.pdf.

Cosa non viene salvato?

• Bollettini di prelievo e note di credito di vendita — l’interfaccia bexio non fornisce questi file. Appena cambierà, li aggiungeremo.
• Banking, salari, progetti, magazzino e articoli — quintio salva documenti. Per tutto il resto quintio non richiede volutamente alcuna autorizzazione.
• I dati contabili stessi. Registrazioni, conti e analisi vivono in bexio — quintio replica i giustificativi (anche quelli delle registrazioni manuali), non il database.
• Singoli file oltre i 25 MB. quintio salta questi casi estremi; tutti gli altri file vengono replicati normalmente.

Quale struttura di cartelle crea quintio nel tuo Drive?

Al momento del collegamento quintio crea nel tuo «Il mio Drive» una cartella «quintio». Ogni azienda bexio collegata vi riceve la propria sottocartella, nella quale si ordinano i tipi di documenti:

Il mio Drive
└── quintio
    └── bexio – Musterfirma AG
        ├── Posteingang/2026/07
        ├── Lieferantenrechnungen/2026/07
        ├── Aufwendungen/2026/07
        ├── Rechnungen/2026
        ├── Offerten/2026
        ├── Aufträge/2026
        ├── Lieferscheine/2026
        ├── Bestellungen/2026
        └── Kontakte/Muster AG-1234

Le regole dietro:

• Cartelle annuali: per fatture, offerte, ordini, bolle di consegna e ordini d’acquisto conta la data del documento. Per la posta in arrivo, le fatture fornitori e le spese conta la data di arrivo del file in bexio — questi tre ricevono in più una cartella mensile, perché è lì che si accumulano più file.
• Le cartelle nascono con il primo file. Non esistono cartelle annuali o mensili vuote.
• Una cartella per contatto: i file sui contatti stanno per ogni contatto in una cartella propria, chiamata con il nome del contatto più il numero di contatto bexio (per esempio Muster AG-1234) — così due contatti omonimi restano distinti.
• Fatture fornitori e spese richiedono un momento. I loro allegati compaiono prima nella cartella Posteingang e vengono spostati automaticamente nella propria cartella appena bexio segnala l’attribuzione via interfaccia — di regola entro un’ora. Se l’attribuzione viene rimossa in bexio, il file torna nella posta in arrivo.
• Le note di credito fornitori non hanno una cartella propria. Per loro l’interfaccia non segnala alcuna attribuzione — i loro allegati restano nella cartella Posteingang.
• I giustificativi delle registrazioni manuali restano nella posta in arrivo. Neanche loro ricevono una cartella propria — restano nella cartella Posteingang, ordinati per anno e mese.
• Più aziende, un solo Google Drive: Google lo colleghi una sola volta. Ogni ulteriore azienda bexio riceve la propria cartella «bexio – …» sotto la stessa cartella «quintio» — pratico per fiduciari con più mandati. Nel collegare altre aziende puoi anche scegliere un’altra cartella di destinazione, per esempio in un Drive condiviso.

Quale struttura di archiviazione si è dimostrata valida per le PMI in generale — e perché tipo di documento e anno sono una base solida — lo mostra il blog in Struttura di archiviazione per la contabilità.

Puoi rinominare, spostare o condividere le cartelle?

Sì. quintio non ricorda le sue cartelle per nome ma tramite il loro ID Drive interno — rinominare, spostare e condividere (per esempio una singola cartella aziendale per il tuo fiduciario) è possibile in ogni momento senza che l’allineamento si interrompa. Funziona anche il trasloco in un Drive condiviso; se a quintio mancano le autorizzazioni necessarie, il portale lo mostra prima che qualcosa vada storto. E se la cartella «quintio» finisce per sbaglio nel cestino, quintio se ne accorge, ti scrive un’e-mail — e dopo un clic su «Ricollega» ricrea tutto da capo.

Come si svolge il salvataggio?

Il primo allineamento: i documenti più recenti per primi

Appena bexio e Google Drive sono collegati, parte il primo allineamento — senza attese. quintio percorre la tua cronologia a ritroso: prima i documenti più recenti, poi sempre più indietro, finché l’intero archivio è replicato. Così i documenti che ti servono di più sono disponibili per primi.

Poi: ogni 15 minuti

Ogni 15 minuti quintio controlla via interfaccia bexio se sono arrivati nuovi documenti o se quelli esistenti sono cambiati, e aggiorna il mirror. Unica eccezione: i file sui contatti — per loro l’interfaccia non offre una richiesta «cosa c’è di nuovo?»; vengono aggiornati una volta al giorno con l’allineamento completo.

Ogni notte: l’allineamento completo

Una volta per notte quintio confronta tre lati: l’archivio in bexio, la contabilità interna del mirror e i file nel tuo Google Drive. Se manca un file — per esempio perché è stato cancellato per sbaglio nel Drive — viene replicato di nuovo automaticamente. In più, ogni notte quintio verifica un campione di file già replicati tramite checksum contro l’originale.

Ogni file esattamente una volta — con checksum

quintio tiene un registro interno di ogni file replicato: quale documento bexio, quale checksum, quale file nel tuo Drive. Per questo non nascono doppioni — ogni documento viene replicato esattamente una volta, anche se un allineamento viene ripetuto o la connessione si interrompe a metà. Ogni trasferimento è controllato con un checksum SHA-256; se qualcosa non torna, l’allineamento preferisce fermarsi piuttosto che depositare un file difettoso.

Quando un documento cambia

Se un documento cambia a posteriori in bexio, quintio aggiorna il file esistente: stesso file, nuova versione, nessun doppione. I link di condivisione restano validi, e le versioni precedenti le trovi nella cronologia delle versioni di Google Drive. Viene aggiornato solo ciò che è davvero cambiato — un documento riscaricato senza modifiche non crea una nuova versione.

Quando un documento viene cancellato o archiviato in bexio

Il file nel tuo Drive resta. quintio non cancella per principio mai nulla nel tuo Google Drive — è esattamente il senso del salvataggio: ciò che è stato replicato una volta resta conservato, anche se sparisce in bexio. Vale anche se scolleghi un’azienda o disdici il tuo account quintio: i tuoi file e le tue cartelle restano intatti nel tuo Drive.

Quanto sono protetti i tuoi accessi e i tuoi dati?

• Nessuna password presso quintio. Entrambe le connessioni passano da OAuth — accedi direttamente presso bexio risp. Google, quintio riceve solo un token di accesso e non conosce mai le tue password.
• bexio: sola lettura. quintio richiede esclusivamente autorizzazioni di lettura e non può creare, modificare o cancellare nulla nel tuo bexio.
• Google Drive: solo la propria cartella. quintio usa l’autorizzazione Google limitata drive.file e vede così solo cartelle e file che ha creato lui stesso. Il resto del tuo Drive quintio non può né elencarlo né aprirlo.
• Nessuna copia dei documenti presso quintio. I tuoi file passano direttamente da bexio a Google — quintio non li memorizza da nessuna parte. Vengono conservati solo checksum e metadati per il registro del mirror.
• Accessi cifrati. I token di accesso sono salvati cifrati (AES-256-GCM, una chiave propria per token), e ogni utilizzo viene annotato in un protocollo immutabile.
• Ubicazione UE. L’elaborazione gira su server ad Amsterdam, il database si trova a Francoforte.

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Collegare richiede circa un minuto: accedi al portale, collega bexio, collega Google Drive — il primo allineamento parte subito.