Kassenbuch aufbewahren: 10 Jahre als Hilfsbuch

Abgrenzung: was genau gilt

Zwei Dinge werden hier oft verwechselt: das Kassenbuch und die Kassenbelege. Das Kassenbuch ist die fortlaufende Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen — ein Hilfsbuch und damit Teil der Geschäftsbücher. Die einzelnen Quittungen und Kassenzettel daneben sind Buchungsbelege. Beide sind zehn Jahre aufzubewahren, aber aus unterschiedlichen Gründen, und beide werden gebraucht: Das Kassenbuch zeigt den Verlauf und den Saldo, die Belege zeigen, dass die einzelne Bewegung wirklich stattgefunden hat. Fehlt eines von beiden, ist die Kasse nicht mehr nachvollziehbar. Wer bar arbeitet, führt das Kassenbuch täglich und schliesst es periodisch ab — ein Kassenbestand, der rechnerisch nicht aufgeht, ist der häufigste Anlass für Rückfragen in einer Prüfung.

Ab wann läuft die Frist? Ein Beispiel

Ein Beleg vom März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026 und bleibt bis Ende 2036 aufbewahrungspflichtig — die Frist läuft ab Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab Belegdatum.

In der Praxis mit bexio

In bexio entstehen Kassenbewegungen über das Kassenkonto und die zugehörigen Belege. Der Bericht lässt sich exportieren, die Belege hängen an den Buchungen. quintio spiegelt diese Belege laufend in dein eigenes Google Drive — ordnet sie nach Jahr und Monat und macht sie durchsuchbar, auch wenn du das System irgendwann wechselst.

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Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich überhaupt ein Kassenbuch führen?

Wer Bargeld bewegt, braucht eine nachvollziehbare Aufzeichnung darüber. Das Kassenbuch ist die übliche Form; entscheidend ist, dass jeder Bestand rechnerisch belegt ist.

Reichen die Kassenbelege allein?

Nein. Belege zeigen die einzelne Bewegung, das Kassenbuch den Verlauf und den Saldo. Beides gehört zusammen und beides ist zehn Jahre aufzubewahren.

Darf das Kassenbuch elektronisch geführt werden?

Ja. Für Geschäftsbücher gilt dieselbe Regel wie für Buchungsbelege: Papier oder elektronisch, solange Integrität, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit gewährleistet sind.