Mahnungen aufbewahren: 10 Jahre als Buchungsbeleg
Mahnungen bewahrst du zehn Jahre auf, soweit sie eine Buchung belegen — etwa verbuchte Mahngebühren oder Verzugszinsen. Grundlage ist Art. 958f OR; die Frist läuft ab Ablauf des Geschäftsjahres. Reine Erinnerungsschreiben ohne Buchungsfolge trifft keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
RECHNER · SCHWEIZER RECHT
Annahme: Geschäftsjahr = Kalenderjahr.
Aufbewahren bis 31.12.2035
- Frist
- 10 Jahre — soweit sie eine Buchung belegen
- Fristbeginn
- ab Ablauf des Geschäftsjahres
- Form
- Papier oder elektronisch
- Grundlage
- Art. 958f Abs. 1 OR
Rechtsstand: August 2026 · Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Abgrenzung: was genau gilt
Bei Mahnungen laufen zwei Fragen nebeneinander, die man auseinanderhalten sollte. Buchhalterisch zählt nur, ob aus der Mahnung eine Buchung wurde: Mahngebühr, Verzugszins, eine Wertberichtigung auf der Forderung. Dann ist das Schreiben der Beleg dazu und zehn Jahre aufzubewahren. Rechtlich hat die Mahnung daneben eine eigene Funktion — sie setzt den Schuldner in Verzug und ist im Streit- oder Betreibungsfall dein Beweismittel. Dieser Beweiswert richtet sich nicht nach der Aufbewahrungspflicht, sondern nach der Verjährung der Forderung. Ein Ordner, der beides gleich behandelt, macht dir das Leben einfacher.
Ab wann läuft die Frist? Ein Beispiel
Ein Beleg vom März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026 und bleibt bis Ende 2036 aufbewahrungspflichtig — die Frist läuft ab Ablauf des Geschäftsjahres, nicht ab Belegdatum.
In der Praxis mit bexio
bexio erzeugt Mahnungen aus der offenen Rechnung heraus und hält die Mahnstufen beim Beleg fest. Verbuchte Mahngebühren brauchen den zugehörigen Nachweis. quintio spiegelt die erzeugten Belege laufend in dein eigenes Google Drive — dort bleiben Rechnung und Mahnung im selben Jahresordner beieinander, auch nach einem Systemwechsel.
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Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich Mahnungen aufbewahren?
Soweit sie eine Buchung belegen, ja — zehn Jahre nach Art. 958f OR. Typisch sind verbuchte Mahngebühren oder Verzugszinsen.
Und wenn die Mahnung zu keiner Buchung geführt hat?
Dann besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Als Beweismittel für den Verzug bleibt das Schreiben trotzdem nützlich, solange die Forderung nicht verjährt ist.
Reicht der Eintrag im System, oder brauche ich das Schreiben?
Der Beleg ist das Schreiben. Ein Statusfeld allein zeigt nicht, was dem Schuldner wann mitgeteilt wurde.
Rechtsstand: August 2026 · Diese Seite ist keine Rechtsberatung.